Документооборот в современной организации

ЛР № 6 по дисциплине

«Документационное обеспечение управленческой деятельности»

Тема: Документооборот в современной организации

        Цель работы: изучить  специфику документооборота и приобрести  навыки  расчета численности службы ДОУ  на основе трудоемкости работ и объема документооборота в организации.

Задание:

1. Ознакомиться с основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства в организации (содержание документа кратко переписать в отчет), 
2. Привести пример алгоритма  прохождения документа (например,  приказа о создании службы ДОУ) с момента его появления до  его хранения (зафиксировать в отчете )
3. Перечислить методики расчета численности службы ДОУ (переписать в отчет)
4. Решить задачи.  

Задача 1. Определить численность службы документационного обеспечения,  если известно, что средний объем документооборота предприятия 15 000 документов в год, а среднесписочная  численность сотрудников составляет 1 500 человек.

        Задача 2. Рассчитать необходимое количество специалистов кадровой службы на основе трудоемкости нормируемых работ, которая за месяц составляет 227,5 чел.- час. Данные получены  в результате  фотографии рабочего времени, период наблюдения составлял 21 день, продолжительность рабочего дня 8 часов. В настоящее время в организации работают два специалиста кадровой службы с окладом 25 тыс. рублей.  Рассчитать перерасход денежных средств, в случае избытка специалистов кадровой службы.

 5.        Ответить на вопросы:

1. Что такое «документооборот»? Какие формы организации делопроизводства существуют на практике.
2. Как проходит регистрация и учет поступающих в организацию документов?
3. Какие этапы проходят документы, отправленные организацией? Дайте краткую  характеристику этого процесса.
4. Что такое «объем документооборота»?
5. Какие существуют методики для расчета численности службы документационного обеспечения? Дайте краткую характеристику одной из методик.
6. Какая служба  контролирует  прохождение и исполнение документов?

7. Назовите основные должности специалистов (служащих) службы ДОУ.

Отчет:

1. Нормативное регулирование наименования должностей:

Основным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих" (утв. Приказом Минтруда России). В нем содержатся характеристики различных должностей, включая требования к квалификации, должностные обязанности, знания и умения. Кратко: Справочник определяет, кто может занимать должности в службе ДОУ, что должен знать и уметь.

2. Алгоритм прохождения приказа о создании службы ДОУ:

1. Создание проекта приказа: Руководитель или ответственное лицо разрабатывает проект приказа.

2. Визирование: Проект визируется заинтересованными лицами (юрист, руководитель службы ДОУ и др.).

3. Подписание: Приказ подписывает руководитель организации.

4. Регистрация: Приказ регистрируется в журнале регистрации приказов.

5. Ознакомление: С приказом знакомятся сотрудники, которых он касается.

6. Исполнение: Приказ исполняется (создается служба ДОУ, назначаются сотрудники).