Порядок внедрения систем электронного документооборота в организации

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………. 4

1 Этапы внедрения электронного документооборота в организации…….…. 6

1.1 Анализ существующей системы работы с документами………………. 6

1.2 Формулирование требований к системе электронного документооборота и разработка плана ее внедрения……………………….

6

1.3 Разработка регламента работы системы………………………………… 7

1.4 Подготовка к запуску системы и обучение пользователей…………….. 7

1.5 Оформление официального запуска системы в эксплуатацию……....... 7

2 Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика……………………………………….

8

3 Кадровый электронный документооборот ………………………………….. 11

3.1 Можно ли обойтись без кадрового электронного документооборота.... 11

3.2 Кадровый вопрос………………………………………………………….. 11

3.3 Решение кадровых проблем ……………………………………………... 12

4 Правила обеспечения электронных документов юридической силой…….. 13

5 Взаимодействие с внешним миром………………………………………….. 15

6 Миграция существующих документов……………………………………… 17

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………….. 18

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ………………………… 19

ВЕДОМОСТЬ РАБОТЫ……………………………………………………… 21

ВВЕДЕНИЕ

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота в учреждении, хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Проблема использования электронного документооборота в сфере управления является исключительно многогранной и не сводится только к возможностям техники. Пристальное внимание привлекают аспекты информационной безопасности и защиты информации, подтверждения достоверности электронных документов. Вместе с тем существует достаточно большой комплекс вопросов организационного и методического характера, связанных с информационно-документационным аспектом. Достигнутый уровень использования новых информационных технологий

в делопроизводстве позволяет строить не только гипотетические предположения об «электронном офисе будущего», но и выявлять реальные пути перехода от традиционного документооборота