Анализ особенностей электронного документооборота в городской администрации на примере Каменск-Уральского

Содержание

Введение        3

1. Теоретические основы изучения сущности электронного документооборота        6

1.1 Электронный документ и электронный документооборот        6

1.2 Роль и значение электронного документооборота в органах власти        12

2. Анализ особенностей электронного документооборота в городской администрации на примере Каменск-Уральского        18

2.1 Системы электронного документооборота в системе муниципального управления        18

2.2 Специфика реализации электронного документооборота в городской администрации Каменск-Уральского        23

Заключение        31

Список литературы        34

Введение

Документы являются информационной основой деятельности предприятия, в них сосредоточено более половины информационных ресурсов организации. Под системой документооборота в самом широком смысле понимается совокупность правил и технологий работы с документами предприятия: их подготовки, согласования, учета, исполнения, контроля и анализа.

В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

Современные организации производят и получают ежедневно огромное количество внутренних и внешних документов. Документы носят разнообразный характер, касаются вопросов различной актуальности, могут быть адресованы широкому кругу сотрудников или узкой группе лиц, быть срочными или требовать плановой работы. Успешно управлять непрерывным потоком документов позволяют специализированные системы [7, с. 45].

Появление систем электронного документооборота (СЭД) кардинально изменило процедуру работы с документацией на предприятиях, а также предоставило крупным организациям широкие возможности для совершенствования.

Система электронного документооборота – организационно-техническая система, контролирующая поток документов в организации и обеспечивающая создание, управление доступом и распространение электронных документов в корпоративной компьютерной сети. СЭД позволяет сократить временные затраты на обработку документов, повысить оперативность, наладить эффективное взаимодействие между отделами, поднять на качественно новый уровень управление бизнесом [11, с. 21].

Выбранная тема актуальна, поскольку известно, что автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а насущной необходимостью, именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы. Особенно важен процесс использования документооборота в органах государственной власти и местного самоуправления по причине работы с большим объемом документов и со сложной иерархической структурой – наличие вышестоящей организации, смежных ведомств и территориально распределенных подчиненных органов, и именно автоматизированные системы позволяют быстро взаимодействовать вышестоящим органам посредством цифровых устройств без использования бумажных носителей информации.

Объектом исследования является организационно-правовое обеспечение электронного документооборота.

Предметом исследования выступают особенности и специфика реализации электронного документооборота в городской администрации Каменск-Уральского.

Целью курсовой работы является анализ особенностей реализации электронного документооборота в органах местного самоуправления на материалах деятельности городской администрации Каменск-Уральского.

Для достижения поставленной цели потребовалось решение следующих задач: