Сравнительный анализ систем бумажного и электронного документооборота

Задание № 1. Проведите сравнительный анализ систем бумажного и электронного документооборота. Обозначьте преимущества и недостатки каждой из систем, сделайте вывод о более эффективной системе.

Под документооборотом понимают движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления адресату.^[1]Различают три потока движения документации: исходящие, входящие и внутренние.

Значение слова «документ» происходит от латинского слова  «docco», которое переводится как   «извещаю», «учу».  ГОСТ Р 51141 -98 дает такое обозначение  термина «документ» : «документ, документированная информация – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

В наше время можно говорить о двух системах документооборота: бумажный и электронный. Бумажный документооборот зародился в те далекие времена, когда, мне кажется, самого термина «документооборот» еще не существовало. Прогресс шел вперед, и с развитием книгопечатания, развивалась и эта отрасль. Разрабатывались новые стандарты, которые позволяли систематизировать и унифицировать различные документы, и вообще весь документооборот в целом. Это упростило работу большинства служащих, а также позволило перейти на следующий этап развития документооборота – электронный документооборот. Рассмотрим каждый из них.

Бумажный документооборот это такой документооборот, который подразумевает размещение информации на бумажном носителе. При создании все же используется компьютерное оборудование, в то время как 20-30 лет назад применялись исключительно бумага и ручка,  и позднее  ручку заменила печатная машинка. Следовательно, в наше время нельзя говорить об истинно бумажном документообороте, так как в процессе применяются компьютер и интернет.

Из плюсов бумажного документооборота можно выделить:

• Доступность – даже в век технологий очень многие люди не умеют пользоваться компьютером. Обычно это люди в возрасте 45-50 лет и при этом они могут быть высококлассными специалистами в своей отрасли. Тогда им на помощь приходит обычная бумага (уж писать то все умеют). Также к этому пункту можно отнести то, что бумага всегда под рукой, так как не всегда есть возможность внести необходимые данные в электронную базу.
• Дешевизна – для бумажного документооборота отсутствует  необходимость покупать дорогостоящую технику и лицензионное ПО, как для электронного, а также не нужно платить за обучение сотрудников. Самый минимум при работе - это бумага и ручка, в усовершенствованном варианте это компьютер в базовой комплектации, бумага и самый дешевый принтер.
• Экологичность – с одной стороны это сам материал, который является хорошо разлагаемым, с другой – использование такого материала в работе снижает вероятность различных заболеваний (от снижения зрения до вдыхания канцерогенов).
• Надежность – недаром говорят: «что написано пером – не вырубишь топором». В бумажных вариантах документов очень сложно, а подчас и невозможно внести запись «задним числом» или исправить какую-то информацию незаметно, а также информация на бумажном носителе более защищена от кражи и копирования, нежели электронный вариант. В последнем при желании «хорошие» специалисты могут скопировать информацию так, что об этом никто не узнает. Также такой способ хранения  надежен в плане хранения самих документов (например, в архиве), так как в этом случае угрожать может лишь какое-нибудь очень серьезное стихийное бедствие (пожар, наводнение).

Из минусов можно выделить:

•   Износостойкость – бумага не может служить много времени, что обусловлено материалом, из которого она изготовлена, поэтому при любом неосторожном действии либо ошибки записанных данных ее приходится утилизировать либо использовать не по назначению (как «оборотку», но, в конечном счете, все равно утилизировать).
• Экологичность – посмотрим на эту черту с другой стороны  и видим, что такая полезная черта для нас обернулась для природы катастрофой, так как для изготовления бумаги вырубаются огромные площади деревьев, ведь, как мы знаем, бумагу изготавливают из древесины.
• Занимаемая площадь – чтобы хранить нужную документацию, необходимо много места, при этом тратятся средства для поддержания необходимой температуры и влажности в таких помещениях.
• Организация поиска – если в процессе работы копится много документов, то при необходимости что-то найти нужно пересмотреть вручную много документов, что занимает очень много времени и сил. Даже при наличии номенклатуры дел, может появиться необходимость поиска по каким-либо критериям, и придется все равно искать вручную.
• Трудности обмена данными – передача информации от одного объекта другому может занять много времени, а иногда и средств, и причинами могут быть как работа посредников, так и географическая удаленность.

Электронный документооборот – это не только движение документов, но и организация работы без использования бумажных носителей: регистрация и ввод документов, поиск документов, создание отчетов, контроль исполнения и т.д. Рассмотрим электронный документооборот, то можно выделить такие плюсы:

•  Простота передачи данных – нет нужды пользоваться услугами почты или курьера, все происходит в считанные минуты, при этом с одним и тем же документом могут работать несколько исполнителей.
• Физическое освобождение места – в первую очередь избавление от огромных архивов различной направленности, а также от обычных документов, которые при сильной загруженности имеют свойство скапливаться на столе и не только.
• Снижение затрат – снижаются как финансовые, так и трудозатраты на тиражирование, ввод данных, рассылка почтой, а также сопутствующие расходы.
• Сведение к минимуму возможность порчи и потери документов – также к этому пункту можно отнести возможность редактирования документа, без необходимости его распечатывать.
• Быстрый поиск нужного документа – тут как в интернете, ввел в поиск искомое значение и все сразу нашлось.
• Контроль исполнения – можно с легкостью контролировать работу исполнителей.
• Все вышеперечисленные пункты легко сводятся к одному, на мой взгляд, самому главному – повышение производительности труда.

Из минусов можно выделить:

•    Ненадежность – я считаю, это самый главный и весомый аргумент противников электронного документооборота. При каких-либо неполадках данные могут быть испорчены или даже удалены, что на самом деле очень страшно, так как их будет очень сложно или даже невозможно восстановить.
•   Вредность – при длительном нахождении за компьютером развиваются различные заболевания, так как идет большая нагрузка на весь организм, начиная от глаз и заканчивая ногами, и если при бумажном документообороте в работе нужно и копировать, и перемещать документы, то при электронном документообороте все в программе.
• Первичные траты на оборудование – как мы уже говорили, уменьшение трудозатрат это аргумент в пользу электронного документооборота, но чтобы его начать, нужно потратиться на необходимое оборудование и специальное ПО.
• Сложность в эксплуатации – чтобы работать в такого рода программах, необходима специальная подготовка сотрудников,  а именно обучение работы с ним, что с одной стороны сузит выбор подходящих кандидатур, а с другой  повлечет траты на обучение такого специалиста и его зарплату.  
• Сложность перехода – это тоже немаловажный момент, так как обычно компании имеют большой круг лиц, с которыми ей необходимо сотрудничать по различным вопросам, и время перехода с одной системы на другую может стать временем упущенной выгоды.

Вывод

Я считаю, что нельзя с уверенностью сказать, какой тип документооборота лучше. Это прогресс. Сначала была лошадь, потом появилась машина и мы не можем говорить, что лошадь хуже, а машина лучше, просто время идет, все совершенствуется. Получается, что бумажный документооборот это первая ступень, электронный документооборот следующая, потом, возможно, будет и третья. С уверенностью можно сказать, какой на сегодняшний день документооборот в России – смешанный, так как практически повсеместно применяется интернет для передачи и  обмена информацией, различные программы типа 1С, на многих предприятиях применяется оцифровка документов. Все это можно частично отнести уже к электронному документообороту. Но самое важное и главное все равно остается на бумаге.