Актуальная проблематика внедрения системы электронного документооборота в органах власти

Голова Олеся Геннадьевна, Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации, golova_design@mail.ru, +7 (921) 659-05-06

Актуальная проблематика  внедрения системы электронного документооборота в органах власти

Научный   руководитель:   Виктор   Алексеевич   Золотухин,   доцент,кандидатэкономических наук

Аннотация: Электронный документооборот (ЭДО) - это необходимая технология, которая повышает эффективность перемещения документов и информации, экономит время обработки документов и снижает стоимость труда работников, но несмотря на все положительные стороны внедрения электронного документооборота, процедура популяризации этой технологии замедлилась. Причина замедления состоит в недостаточности развития законодательства и  организационного неприятия инноваций. Изучение перспектив и проблем развития электронного документооборота – это обязательное условие для ускорения и усовершенствования процесса его внедрения  в российские органы власти.

Ключевые слова: электронный документооборот, система электронного документооборота, органы власти, внедрение, проблемы.

Annotation: Electronic document interchange (EDI) is one of the necessary technologies designed to improve the efficiency of the movement of documents and information by saving time processing documents and reducing labor costs of employees. However, despite the advantages of the introduction of electronic document interchange, the process of dissemination of this technology is slowed down for a number of reasons, ranging from insufficient development of legislation to organizational rejection of innovations. Research of prospects and barriers of development of electronic document circulation,– a necessary condition for improvement of process of its introduction in the Russian authorities.

Keywords: electronic document management, electronic document management system, authorities, implementation, problems.

Введение: Главная функция общественной организации - принимать управленческие решения.  Первичная информация для разработки и принятия решений  представлены документами. Размер  технической работы с документами часто скрывает ключевое  содержание деятельности органов власти и управления. Ставший привычным бумажный ДО в органах государственной власти и местного самоуправления -  слишком медленный способ работы с документами и это становится причиной больших  затрат ресурсов на работе курьерских, почтовых служб и канцелярии, которые должны принимать  входящие и отправлять исходящие документы. В данной ситуации отправитель не может проконтролировать, когда документы получены и зарегистрированы.

В Российской федерации идет  формирования Электронного правительства, которое началось с  принятия государственной программы Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020 года), поэтому введение электронных систем обработки документов, вращающихся в правительственных органах, имеет существенное значение для увеличения эффективности  отдельных учреждений и систем государственного и муниципального управления в целом.

К настоящему времени на  СЭД  уже перешли такие федеральные проекты как Совет Федерации  Федерального Собрания Российской Федерации, Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации, Арбитражные суды, Прокуратура Российской Федерации, Следственный комитет Российской Федерации, Центральный банк Российской Федерации, Минюст России, Минкультуры России.

Актуальность данного направления подчеркивается динамичностью развития таких сфер как, социальная (ФСС, Пенсионный Фонд, ФМС), юридическая (адвокатура, нотариат, судопроизводство), экономическая (бюджет, финансы, налоги), культурная (наука, образование), медицинская, муниципальная сфера (ЖКХ) и т. д.

Использование СЭД в Государственном и муниципальном управлении приводит к :

• сокращению времени подготовления и исполнения документов;  к   постоянному актуализированию базы нормативных и распорядительных документов;

• сокращению рутинных операции, для того чтобы сотрудники сосредоточились  на решении  задач управления;

        •   повышению качества подготовки управленческих решений;

•  сокращению  количества  «потерянных» документов;

• обеспечению информационно прозрачных процессы разработки и прохождения документов, которые можно отследить на каждой стадии.

Не только  повышение уровня и качества работы отдельных органов власти необходимо для введения СЭД. Без качественного функционирования  внутриведомственных систем работы с документами нет возможности наладить автоматизированный межведомственный обмен документами и  начать создание  порталов для взаимодействия с гражданами и хозяйственными субъектами. При введении СЭД важно разрешить  ряд законодательных, организационных и технологических проблем.  СЭД  министерств и ведомств должны соответствовать самым высоким требованиям по сравнению с решениями, реализованными в коммерческом секторе, ведь большая часть документооборота органов власти представляется в виде  информации государственного значения: информационные бюллетени, приказы, отчеты и постановления. Чтобы успешно перейти на СЭД, важно заранее внедрить системы  автоматизированного делопроизводства  и средства для организации коллективной работы по  подготовки документов. Это не только облегчит технологическое внедрение электронного оборота, но и ознакомит сотрудников с концепцией электронного документа, функциями пересылки и контроля выполнения документов.