Внедрение системы электронного документооборота

Внедрение системы электронного документооборота

Слепцов Дмитрий Витальевич

Руководитель проекта

Этап 0 - Интеграционный совет

BI.XXXXXXX.00

2

Содержание (рекомендуемое)

КРАТКОЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ИДЕИ

ПРЕДПОСЫЛКИ

КАК БУДЕТ

ТЕКУЩИЙ СТАТУС ПРОРАБОТКИ ВОРОНКИ КЛИЕНТОВ

ПАРАМЕТРЫ РЫНКА

КОНКУРИРУЮЩИЕ РЕШЕНИЯ

КОМАНДА

ТЕКУЩАЯ И ПЛАНИРУЕМАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ПО РАЗВИТИЮ МЕЖДУНАРОДНОГО ПРИСУТСТВИЯ

РЕСУРСЫ

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ

ПЛАН РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА

ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНАЯ СОБСТВЕННОСТЬ

ИНВЕСТИЦИИ

3

ПОЛЬЗОВАТЕЛИ

Сотрудники дивизиона АО “АТОМСТРОЙЭКСПОРТ”

ПРОБЛЕМЫ

Отсутствие единой платформы СЭД, что влечет за собой: 1. Не оптимизированные стандартные процессы делопроизводства.

2. Договорные работы ведутся не на единой платформе.

3. Отсутствуют перспективы автоматизации бизнес-процессов связанных с документооборотом.

4. Отсутствие цепочки отслеживания заинтересованных лиц (подписантов).

5. Отсутствует система оповещений созданных заявок.

ОБРАЗ MVP

Возможность производить внутренний документооборот по следующим формам:

1. Приказы

2. Уставы

3. Заявления

4. Протоколы совещаний

5. Инструкции

6. Технические документы

7. Положения о структурных подразделениях.

8. Служебные записки

КРАТКОЕ ОПИСАНИЕ

Внедрение и развитие системы электронного документооборота в дирекции проектного офиса:

1. Создание карточки для договорных документов.

2. Маршрутизация.

3. Отслеживание выполнение поручений.

4. Хранение и консолидация отчетности.

5. Интеграция с Outlook (система оповещений).

На этапе MVP планируется реализация решения в дирекции проектного офиса АО “АТОМСТРОЙЭКСПОРТ”.

При успешном достижении запланированных пользовательских эффектов система будет доработана сценариями (требуется уточнение, какие бизнес-процессы требуется автоматизировать).

ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИЙ ЭФФЕКТ

1. Ведение истории файлов

2. Повышение прозрачности работы сотрудников

3. Автоматизация поиска необходимых файлов

4. Подготовка документов по стандартным формам (готовые шаблоны)

5. Автоматическая классификация файлов по разным критериям документооборота

6. Коллективный доступ

7. Уменьшение риска потери или порчи документов

8. Архивное хранение документации с возможностью “поднять” документацию при определенном уровне допуска (Роли пользователя)

Краткое представление идеи

РЕСУРСЫ ($, HR, IT)

Внутренняя (РП, Владелец продукта, экспертная группа) и внешняя команды реализации проекта (команда разработки, РП)

4

1. Большие временные промежутки между процессами.

2. Нет прозрачности в процессах.

3. Имеется риск потери или порчи документа.

Предпосылки

Сотрудник

Шаблон документа

Процесс не автоматизирован

Процесс