Обзор систем электронного документооборота

Глава 1. Системы электронного документооборота.

Система электронного документооборота или СЭД стала разрабатываться с появлением более-менее доступного интернета и общей компьютеризации учреждений. Первоначально системы были предназначены для частичной автоматизации процессов работы с различной документацией. Доказав свою эффективность для классического делопроизводства, СЭДы стали внедряться как в государственные структуры, так и в частные организации. Постепенно данные системы стали обрастать все новыми и новыми функциями, превращаясь в комплексные решения, позволяющие максимально автоматизировать любую деятельность предприятия, связанную с документацией и управлением.

Основные требования, которым должна соответствовать система электронного документооборота:

1. Надежное хранение и удобный поиск документации.
2. Поддержка и выполнение канцелярских задач.
3. Своевременный контроль за исполнением документов и их маршрутизация.
4. Создание аналитических отчетов.
5. Обеспечение информационной безопасности.

Современные СЭД также имеют функции для взаимодействия с клиентами, обработки их обращений и дополнительные полезные инструменты, позволяющие решать множество прикладных задач.

Существуют различные виды классификации систем электронного документооборота, однако самая показательная классификация представляет собой разделение СЭД по титульному функционалу. Любая СЭД позиционируется своим разработчиком как предназначенная преимущественно для выполнения определенного типа задач. Это не значит, что в ней не предусмотрены какие-либо дополнительные технологии, присущие большинству «собратьев». Просто набор инструментов каждой системы электронного документооборота имеет свои сильные и слабые стороны. В классификации по титульному функционалу как раз и учитываются сильные стороны СЭД.

Итак, выглядит она следующим образом:

• СЭД, предназначенные для создания и работы с электронной документацией, а также цифровыми аналогами бумажных документов.
• Системы для учета, автоматизирующие регистрацию событий и документов на протяжении всего их жизненного цикла (электронные картотеки).
• СЭД, основной задачей которых является автоматизация работы с большими хранилищами корпоративной информации.
• Системы, управляющие электронными архивами с документацией.
• СЭД, функционал которых специализируется на извлечении нужной информации из архивов и других электронных источников.
• Системы, управляющие корпоративными процессами, обработкой документов и деятельностью сотрудников организации, которые привлекаются к работе с деловой документацией.
• Информационные СЭД, управляющие устройствами для хранения данных.

Существует также краткая классификация СЭДов по стране происхождения, используемая только в России. Согласно ей, системы электронного документооборота подразделяются на отечественные, импортные и российские, разработанные на зарубежной платформе Lotus/Domino.

Глава 2. Анализ популярных Систем электронного документооборота.

1. ДЕЛО

Эта система электронного документооборота является признанным лидером в своем сегменте на территории всего постсоветского пространства. В ней успешно осуществляют документооборот и делопроизводство как крупнейшие холдинги и корпорации, так и предприятия малого бизнеса. По отношению к этой системе уместно применить тавтологию: «ДЕЛО» знает свое дело. Действительно, данный софт идеально подходит для глубокой автоматизации делопроизводства и документооборота.

Плюсы:

- Возможность отслеживания всех этапов перемещения любого электронного документа.

- Простота и удобство в создании проектов документации.

- Общая отлаженность и функциональность системы.

Минусы:

- Несколько архаичный интерфейс и определенную сложность в освоении.

1. Логика

Программа «Логика СЭД» до 2012 года называлась «Босс-Референт» и была одной из популярнейших российских систем электронного документооборота, серьезным конкурентом СЭД «Дело». Смена названия никак не отразилась на качестве этого программного продукта, и он по-прежнему является надежной и функциональной системой для управления делопроизводством на предприятиях любого типа и размера.