Вхідна та вихідна кореспонденція і робота з нею

Тема. Вхідна та вихідна кореспонденція і робота з нею

План:

1. Вхідна кореспонденція, її прийняття та реєстрація.

2. Форми реєстрації вхідних документів.

3. Вихідна кореспонденція, її формування та реєстрація (домашнє завдання).

4. Способи відправлення вихідних документів (домашнє завдання).

__________________________________________________________________

1. Вхідна кореспонденція, її прийняття та реєстрація

Всі документи, які надходять до підприємства, приймаються централізовано в канцелярії (службі діловодства).

У великих установах цю роботу доручають експедиціям або спеціалізованому працівникові (експедитору), у невеликих – секретареві.

Якщо документи надходять у неробочий час (вихідні дні), то їх приймає черговий працівник служби діловодства.

При надходженні кореспонденції усі конверти, за винятком тих, що мають напис “ОСОБИСТО” розкривають. Якщо конверт пошкоджено, то про це обов’язково роблять відмітку в поштовому реєстрі.

Конверти слід зберігати і додавати до документів (у тому разі, якщо тільки за конвертом можна встановити адресу відправника, дару відправлення і одержання, у випадках, коли бракує окремих документів, чи виявлено документи надіслані не за призначенням).

Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені тощо), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправникові.

Попередній розгляд документів необхідний для того, щоб визначити кому призначений документ, у визначенні необхідності реєстрування документів, а також установленні строків виконання документів.

Попередній розгляд документів здійснюється у день їх одержання або в перший робочий день (якщо вони надійшли в неробочий час чи день).

Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядають негайно.

На великих підприємствах для забезпечення ритмічності їхньої роботи канцелярія за погодженням із керівниками підприємства й структурних підрозділів розробляє графік доставляння кореспонденції.

Реєстрування документів – це внесення до облікових форм коротких відомостей про них із зазначенням реєстраційного індексу і дати зареєстрування.

Мета реєстрування полягає в забезпеченні обліку документа, контролю за його виконанням та оперативного використання інформації, що міститься в документі.

В установах, що мають складну структуру та великий обсяг документообігу, використовується змішана форма роботи з документами:

• частина документів (можуть бути лише окремі операції роботи з документами, наприклад приймання, відправлення, контроль виконання тощо) опрацьовується окремим самостійним структурним підрозділом (наприклад, управління з документаційного забезпечення установи),
• інші операції (проходження, формування справ, поточне зберігання, підготування й передавання на постійне зберігання у архівний підрозділ тощо) здійснюють структурні підрозділи, які є головними виконавцями даних документів.

Кожен документ реєструють на підприємстві лише один раз.

Вхідні документи реєструють у день їх надходження або наступного дня (якщо вони надійшли в неробочий час), а вихідні та внутрішні – в день підписання чи затвердження.

Обов’язково реєструють документи, які надходять від організацій (установ) вищих рівнів, і ті, що надсилаються до них, важливі внутрішні документи (накази, розпорядження, протоколи, доповідні записки тощо)

Місце реєстрації окремих груп документів (накази по особовому складу, договори, звіти тощо) визначається в Інструкції з діловодства установи, до якої має додаватися затверджений керівником підприємства перелік документів, що не підлягають реєструванню службою документування.