Университетское образование

Модуль 1.   Университетское образование

Тема 1. Университеты мира

Теоретический материал

Правила написания электронного письма

или этикет электронной почты

Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля.

В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

1. Адрес и имя отправителя.
2. Адрес получателя.
3. Тема письма.
4. Приложение.
5. Письмо, состоящее из приветствия; основного текста письма; заключения; и подписи.

Правило 2. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми. 

Если человек ждет от Вас письмо, то в столбце «От» он будет искать Ваше имя, которым, Вы ему представились при знакомстве, или электронный адрес, который Вы указали в своей визитке. Я, например, когда завожу почтовый ящик, в графе имя отправителя всегда вписываю свои имя и фамилию. Делаю это потому, что сама, видя в столбце «От» разные псевдонимы и клички, с опаской открываю эти письма: а вдруг в этом письме спам или ещё хуже – вирус? Например, я никогда не открою письмо с адресом kotik34@yahoo.com, если, конечно, не знаю от кого оно. Поэтому, для деловой переписки желательно иметь адрес электронной почты, в котором содержатся Ваше настоящее имя и фамилию или аббревиатура Вашей организации, например, Catherina.Majer@yahoo.com. Наибольшее доверие вызывает адрес, содержащий Ваше настоящее имя и имя Вашей организации в названии домена, например Natalia.Ilyashenko@novsu.ru.

Правило 3. Обязательно заполняйте графу «Тема письма».

                Тема письма – это особый реквизит письма. Его наличие значительно облегчает работу с электронной корреспонденцией. Вспомните себя, просматривающим список Тем писем, перед тем, как решить прочитать письмо или, не открывая, отправить его в корзину. Судьба письма очень часто зависит от его Темы, особенно если имя и адрес отправителя Вам ничего не говорят. Поэтому обязательно научитесь правильно составлять: она должна привлечь внимание получателя, быть краткой – не более 50 знаков – и по существу. Чем более просто, прямо или заманчиво будет звучать Тема Вашего письма, тем больше вероятности, что Ваше письмо будет прочитано и будет иметь отклик.

                Особо тщательно необходимо подумать над темой, когда Вы в первый раз пишете кому-либо. Ведь получатель, увидев незнакомые ему адрес и имя, вполне может подумать, что это спам.         

                Другой способ получить отклик или шанс быть прочитанным – использовать имя адресата в Теме письма. Например, «Добрый вечер, Наталья!». Такой подход тоже увеличит процент вероятности прочтения Вашей корреспонденции. А вот письмо с Темой, содержащей фразу вроде «Трудовое законодательство и актуальные вопросы и позиции государственных органов» или «Шопинг со скидками интереснее!», или «Can you handle this with me?» я смело удалю, не читая, потому что это, скорее всего, спам. Таким же образом я поступлю и с письмом, отправленным вовсе без Темы, так как этикет электронной почты позволяет не отвечать тем, кто его грубо нарушает.

О чем еще следует помнить при написании Темы? Тема письма – это красная нить смысла всего сообщения. В случае если Вы отвечаете на чье-либо электронное письмо, но при этом изменяется основная мысль диалога, изменяйте соответственно и Тему; а еще лучше начинать обсуждение нового вопроса созданием нового письма, так как изменение предмета обсуждения без изменения темы этого письма может привести к путанице и затруднениям.

Правило 4. Используйте «Re:» только для ответа.

Обычно, прочитав электронное письмо и желая на него ответить, Вы нажимаете с помощью мышки соответствующую кнопку на экране монитора, и Вам открывается форма для составления ответа, в которую уже вставлены адрес вашего собеседника, текст его письма, а также тема его письма, перед которой значится «Re:». Следует иметь ввиду, что «Re:» является аббревиатурой английского слова «Reply:» или «Response:» и означает «Мой ответ на:». Поэтому если тема письма меняется, то обязательно уберите этот символ. И это вовсе не пустяк, как Вы можете подумать: «Re:» в сочетании с новой темой будет выглядеть откровенно глупо и введет адресата в заблуждение, так как он может подумать, что получил ответ на письмо, которое он не писал.