Организация документооборота в СООО «Млеч»

ВВЕДЕНИЕ

Сейчас любая организация, не зависимо от сферы деятельности и формы собственности имеет дело с огромным количеством официальных документов. При правильной организации документооборота, зависит правильность и эффективность управленческих решений. Исследования показывают, что 75% рабочего времени Документированная информация составляет основу управления, его эффективность строится на производстве и потреблении информации Правильная организация работы с документами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Движение документов должно быть прямоточным, то есть исключать возвратные, зигзагообразные и другие маршруты. Следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя. Оттого, насколько качественно ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Современным организациям важно совершенствовать документооборот. Это, прежде всего, связано с тем, что документационное обеспечение управления оказывает непосредственное влияние на качество принятия управленческих решений. К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности наших предприятий осуществляется в основном стихийно, не принимая во внимание существующую нормативную базу и совершенствование документооборота.

Практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, а именно: потерей документов, не исполнением в установленные сроки, неправильный отбор документов на постоянное и временное хранение и т.д.

Данная тема весьма актуальна, так как основными задачами делопроизводства является: отражение управленческой, производственной и иной деятельности организации в соответствующих документах и обеспечение рационального использования документов в деловой практике учреждения, что сейчас так актуально.

Целью работы является выявление недостатков в системе документооборота в СООО «Млеч» и разработка рекомендаций по их устранению.

Для достижения поставленной цели, необходимо решить следующие задачи:

- изучить организационную форму делопроизводства на предприятии СООО «Млеч»;

- рассмотреть процесс документооборота на предприятии;

- провести анализ организации документооборота в СООО «Млеч»;

- разработать рекомендации по совершенствованию документооборота в СООО «Млеч».

Таким образом, детальное рассмотрение организации работы с документами в СООО «Млеч», позволит выявить оптимальные пути улучшения документооборота на предприятии.

Исследование будет проводиться на примере предприятия СООО «Млеч»; основной вид деятельности – производство полуфабрикатов для производства снековых продуктов, а также реализация готовых пищевых продуктов снековой группы: картофельные чипсы и снеки, кукурузные палочки, попкорн, мягкие ржаные сухари [21].

Объектом исследования является организация работы с документами в СООО «Млеч». Предметом исследования является действующий документооборот в СООО «Млеч».

К группе источников относятся нормативные правовые акты Республики Беларусь, регламентирующие организацию делопроизводства в государственных органах и иных предприятиях.

Одним из основополагающих нормативных правовых актов, является Закон «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» от [19], который  регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Республики Беларусь и других архивных документов независимо от их форм собственности.

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству) [8]. Инструкция по делопроизводству определяет общие принципы ведения делопроизводства и правила подготовки, оформления документов и организации работы с организационно-распорядительными, бухгалтерскими, плановыми, отчетно-статистическими, договорными и др. документами в организациях, определяет ответственность за работу с документами и организацию документооборота, контроля исполнения документов и справочно–поисковой работы по ним, ведение номенклатуры дел, формирование и оформление дел, подготовку дел к передаче в архив или выделение их к уничтожению, особенности работы в делопроизводстве с документами в электронном виде.