Роль современных информационных технологий в организации документооборота (на примере организации)

РЕЗЮМЕ

Тема курсовой работы: «Роль современных информационных технологий в организации документооборота (на примере организации)».

Работа содержит: 30 страниц,  12 использованных источника литературы.

Ключевые слова: система электронного документооборота, законодательная база системы электронного документооборота, принципы системы электронного документооборота, система электронного документооборота в организации, преимущества, установленные форматы использования и хранения.

Цель курсовой работы  –  исследовать роль современных информационных технологий в организации документооборота (на примере организации) .

Объектом исследования являются нормативные правовые акты, которые отражают и регулируют информационные технологии (конкретно – систему электронного документооборота).        
Предметом    исследования     настоящей     работы     является значение информационных технологий в организации документооборота.

В работе были использованы следующие методы: метод анализа, cравнительный метод, метод классификации.

                                                     СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ …………………………………………………………………….. 3

1.ЭЛЕКТРОННЫЙ  ДОКУМЕНТООБОРОТ                        

В ОРГАНИЗАЦИИ …………………………………………………………….. 7

1.1. Основные принципы электронного документооборота ……………... 7

1.2. Эффективность электронного документооборота ……………………. 7

1.3. Электронная почта в деятельности организации …………………….. 8

1.4. Организация электронного документооборота ……………………….. 9

1.5. Составление, оформление и удостоверение

документов в электронном виде ………………………………………….… 10

1.6. Регистрация и учет документов в электронном

виде. Электронное визирование (согласование)

документа ……………………………………………………………………… 12

1.7. Формирование и оформление электронных,

гибридных дел …………………………….………………………………… 14

2. ИССЛЕДОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОБЩЕСТВЕ С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «Аксвязь» (ДАЛЕЕ – ООО «Аксвязь») …………………………………………………. 17

2.1 Общая характеристика ООО «Аксвязь» ……………………………… 17

2.2 Исследование документооборота в организации …………………….. 18

2.3. Работа с внутренней документацией в ООО «Аксвязь» состоит из следующих этапов ………………………………………………………….… 20

2.4. Объём документации в ООО «Аксвязь» за 2017 год………………… 21

2.5. Применяемая система электронного документооборота …………… 23

ЗАКЛЮЧЕНИЕ ……………………………………………………………… 27

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ …………………...… 29 

ВВЕДЕНИЕ

       Трудно представить нашу жизнь без документов: гражданина– без паспорта, водителя – без водительских прав, туриста – без туристической визы, студента – без студенческого билета и зачетной книжки и т.д. Особенно это затрагивает практически все сферы экономики: торговлю, управление, банковскую деятельность. Ни одна фирма, компания, корпорация не может обойтись без документа и, следовательно, без документооборота. Оборот документов является обязательной частью деятельности любой из выше перечисленных сфер экономики и организаций.

       Документ преодолевает долгий путь занимающий не один день от создания до его согласования и принятия в работу. Этот процесс проник во все сферы жизнедеятельности, в том числе и в частном (коммерческом) бизнесе. В результате, передвижения документа они нередко терялись, срывались сроки их исполнения, что в свою очередь      резко снижало эффективность управления, снижалась прибыль (уходили клиенты).

       Для того чтобы исправить такое положение были разработаны системы электронного документооборота (СЭД). Официального определения системы электронного документооборота (СЭД), утвержденного стандартом, не существует. По сути, СЭД — это система, позволяющая автоматизировать основные процедуры делопроизводства компании. Она охватывает процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля над их исполнением и предназначена для эффективного управления предприятием.