Документное закрепление управленческих решений и организация документооборота по их исполнению

ГКПОУ МО Сергиево-Посадский СЭТ

Сообщение

 по Менеджменту

На тему: «Документное закрепление управленческих решений и организация документооборота по их исполнению»

Выполнила студентка группы №23

Очного отделения

Специальность 46.02.01

ДОУ и Архивоведение

Гнатенко Юлия

                                                                                      Проверила – Яковлева Т.И.

                                                                                       Оценка   [pic 1]

Принятое управленческое решение прежде всего выражается в устной форме с последующим письменным его закреплением. Как правило, решения в массе своей облекаются в определенные документы. Документ, в широком смысле слова (от лат. dokumentum — доказательство, свидетельство), — есть любой материальный объект с информацией, закрепленной определенным образом для передачи ее во времени и пространстве. В качестве способов фиксации информации в документе могут использоваться рисунки, графики, схемы, аудио- и видеозаписи, фотографии, записи с помощью соответствующих знаковых систем на магнитных лентах и дисках в ЭВМ и др. Практически все они используются и в организации управления. Но основным является письменный документ, закрепляющий речевую информацию средствами письменного языкового общения в соответствии с действующими нормами и правилами.

Основными требованиями к составлению документов, используемых в организации управления, являются: своевременность разработки документа, краткость изложения информации, ее достоверность и наглядность (понятность) для объекта управления.

Форма документа зависит от уровня принятия управленческого решения. На высшем государственном уровне мы наблюдаем принимаемые решения в виде законов, которые используются в качестве основополагающих документов. На основе изучения и оценки обстановки управленческие решения принимают форму приказов, указаний, инструкций, перспективных планов по отдельным проблемам и линиям работы.

Как уже отмечалось, принятие решений должно выражаться в форме письменного документа (нормативного акта). Это позволяет четко и юридически обоснованно, в соответствии с действующей Конституцией и другими законами, сформулировать цели и задачи, порядок действий, а также полномочия и ответственность исполнителей и т.д.

Конечно, у рядового работника значительно меньше диапазон проблем, по которым ему приходится принимать управленческие решения. Однако важность этих решений, ответственность за возможные негативные последствия не менее значимы, чем на других уровнях управления. При этом следует помнить, что основные навыки руководителей в принятии управленческих решений формируются именно на уровне рядового сотрудника. Руководитель, не освоивший в свое время практики принятия и исполнения управленческих решений, с трудом справляется с процессом принятия решений на более высоких уровнях, чаще совершает ошибки.

При документальном закреплении управленческого решения исполнителю необходимо учитывать такие критерии, как:

• продолжительность действия данного решения во времени;
• краткость и ясность формулировок принятого решения;
• степень детализации предполагаемого в решении действия.

В целом процесс принятия решения и его документального закрепления понимается как критическое осмысление сложившейся объективной реальности. Критика в данном случае является отражением способности сотрудника (и особенно руководителя) анализировать положение дел (в организации в целом, на отдельных участках и направлениях, у конкретного сотрудника), своевременно реагировать на возникающие нарушения в работе или отклонения от нормы в служебной деятельности.