Области риска в кадровом учёте и делопроизводстве

1. Зоны риска

В кадровом учёте и делопроизводстве существует множество рисков, связанных с документацией, персоналом и с множеством других факторов, несущих те или иные угрозы для компании и работодателя в целом. Таким образом риски можно классифицировать по следующим категориям:

• по функциям управления
• по видам потерь
• по возможности диверсификации
• по периоду действия
• по степени предсказуемости
• по степени допустимости

Также каждую из категорий можно разбить на более локальные группы, что наглядно представлено на рисунке 1.

[pic 1]

Рисунок 1 - классификация видов кадровых рисков

Однако хотелось бы отдельно выделить следующие наиболее распространённые зоны рисков:

• риски при приеме на работу
• риски в процессе работы
• риски при увольнении работника

2. Факторы/причины риска.

У каждой зоны риска есть свои первопричины, от простой невнимательности при составлении документации до умышленного сокрытия и фальсификации тех или иных бумаг. Таким образом, следует более детально определить, что влияет на возникновение ранее рассмотренных рисков. Риск и его источники представлены в ниже в табличной форме.

Таблица 1 – причины возникновения рисков

3. Возможные последствия ошибок в кадровом учете и делопроизводстве

Результаты ошибки при ведении кадрового учёта могут быть различными, от штрафа до судебных разбирательств. Таким образом, следует понимать, к чему могут привести неточности при ведении документации. Ниже более детально будут рассмотрены все последствия ранее упомянутых причин, ведущих к возникновению рисков.

1. РИСКИ ПРИ ПРИЕМЕ НА РАБОТУ

1.1 Не заключен трудовой договор, издан только приказ о приеме на работу:

• Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе

1.2 Не издан приказ о приеме на работу или издан с нарушением сроков его издания:

• Требование ст. 68 ТКРФ об объявлении работодателем приказа(распоряжения) оприеме на работу работнику под личную подпись в трехдневныйсрок со дняфактического начала работы является процессуальным нарушением. Права работника в данном случае защищены нормами ТК РФ.

1.3 Работник не ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка

• Риск невозможности привлечения работника к дисциплинарной ответственности, а при привлечении – риск успешного оспаривания работником такого взыскания.

2. РИСКИ В ПРОЦЕССЕ РАБОТЫ

2.1 Работник не ознакомлен с должностной инструкцией, подпись в ознакомлении отсутствует

• Риск невозможности привлечения работника к дисциплинарной, материальной ответственности, а следовательно, и прямых убытков для работодателя. Риск судебного спора поиску работника о восстановлении на работе и взыскании среднего заработка за время вынужденного прогула в случае его увольнения, связанного с неисполнением трудовых обязанностей (в том числе неоднократным или однократным грубым нарушением), и иными нарушениями дисциплины, послужившими основаниями для увольнения по инициативе работодателя. Отсутствие доказательств ознакомления работника-нарушителя с указанными документами не позволит работодателю доказать в суде нарушение работником тех обязанностей, которые на него были возложены, в виду отсутствия ознакомления его сними (статьи 60, 68 ТК РФ)

2.2 Работник не ознакомлен с графиком сменности/работы

• Риск увольнения работника в связи сего невыходом на работу в назначенную смену. Как следствие – риск судебного спора о восстановлении на работе, при котором шанс выиграть судебный спор у работодателя невелик (статья 103 ТК РФ).

2.3 Работник не ознакомлен с графиком отпусков на следующий год, не извещен о времени начала своего отпуска

• Риск совершения работником прогула. И, как следствие, риск увольнения его и затем - возбуждения дела по иску работника о восстановлении на работе (статьи 122, 123 ТК РФ).

3. ПРИ УВОЛЬНЕНИИ РАБОТНИКА

3.1 Работник не ознакомлен с приказом об увольнении

• Риск восстановления на работе уволенного работника переобращении того в суд с соответствующим иском (статья 84.1 ТК РФ).

3.2 В журнале учета выдачи трудовых книжек отсутствует подпись работника в получении трудовой книжки, равно как и установленный факт невыдачи трудовой книжки при увольнении