Документационное обеспечение управления как отрасль деятельности

Тема 1.

Документационное обеспечение управления как отрасль деятельности.

1.Основные понятия и положения по делу производства.

2. Организационное положение по делу производства.

3. Задачи и функции службы дела производства.

4. Законодательное регулирование по делу производства.

1).Дело производства – отрасль деятельности обеспечивающее документирование и организацию работы с официальными документами. Современное дело производства включает 2 важных направления:

1. Своевременное и правильное создание документов(документирование).
2. Организация работы с документами.

На ряду с термином дело производства используют термин ДОУ. Это более полное понятие связанно с включением в процесс дела производства информационных и компьютерных технологий. Регламентируют организацию документационных процессов «Государственная система ДОУ». Типовая инструкция по делу производству в министерствах и ведомствах РФ. Согласно данным стандартам документирование это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Организация работы с документами – это движение документов в аппарате управления, их использование и хранение. В технологию работы с документами входят следующие операции:

1. Приём и первичная обработка документов.
2. Предварительная рассмотрение и распределение.
3. Регистрация.
4. Исполнение.
5. Информационно-справочная работа.
6. Отправка.
7. Систематизация(формирование дел и текущие хранение).
8. Контроль исполнения.
9. Архивирование(уничтожение).

В федеральном законе об информации, в информатизации и защите информации документ – это зафиксированное на материальном носителе информация с реквизитами позволяющая её идентифицировать.

Каждый документ состоит из ряда составляющих документов которые называются реквизитами(наименование, автор, адресат и т.д). Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Для определенных документов предусмотрено четкое количество реквизитов. Первый экземпляр документа называют подлинником, все остальные экземпляры – копии.

Система документации – это совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения назначения, вида сферы деятельности единых требований к оформлению, независимо от масштабности организации в любой организации используют документы отражающие организационную, распорядительную и исполнительную деятельность, их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации. Основным направлением совершенствования службы дела производства является стандартизация и унификация.

Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов под которыми понимают образец, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов.

Стандарт – это нормативно-технический документ который устанавливает комплекс норм, правил, требований и утверждается компетентным органом. Процесс стандартизации входят: типизация и унификация.

Типизация – это совокупность технических характеристик. Типовой текст – это текст-образец на основе которого должны составляться подобные документы.

Унификация – приведение чего либо единой системы в форме единообразия.

Унифицированная система документации – система документации по единым требованиям и правилам содержащую информацию необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

2.)Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуру службы производства, т.е создание условий для разделения труда.

Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов как самой службы производства, так и всего предприятия.