Подготовка к приему иностранной делегации

ПОДГОТОВКА
К ПРИЁМУ ИНОСТРАННОЙ ДЕЛЕГАЦИИ

Получив предварительное согласие партнёров для проведения переговоров, руководитель сообщает об этом личному помощнику или секретарю. Помощник руководителя в первую очередь уточняет (за 2–3 месяца) состав участников, дату и время прибытия делегации, место встречи, продолжительность пребывания,
количество переводчиков, которое необходимо для обслуживания переговоров. Стоит подчеркнуть, что секретарю необходим список членов делегации, составленный в протокольном порядке (от руководителя до секретаря) с указанием
занимаемой должности. Старшинство членов делегации важно будет учитывать при проведении различных протокольных мероприятий: при встрече и проводах, рассадке по автомобилям, на официальных приёмах и т.д.

За 2–3 дня до прибытия делегации все эти моменты повторно уточняются по факсу или электронной почте^[1].

Составление программы пребывания
иностранной делегации

До прибытия делегации необходимо составить и утвердить у руководителя предприятия программу пребывания деловых партнёров. Она должна включать следующие вопросы:

1. встреча делегации в аэропорту;
2. размещение в отелях;
3. организация питания;
4. организация транспортного обслуживания;
5. подготовка переговорного помещения;
6. культурная программа;
7. протокольные мероприятия (обед, приём, фуршет и т. п.);
8. переговоры (время начала и конца, кто отвечает за организацию, какие вопросы необходимо решить). 

Следует составить и утвердить не одну, а сразу две программы. Одну – для руководства, гостей из-за рубежа и отчётности. Готовится она на двух языках (русском и языке иностранных партнёров) и вручается всем членам делегации сразу же после их прибытия. Особым знаком почтения считается изготовление
«гостевого» варианта программы на высококачественной бумаге типографским способом. Второй вариант программы является рабочим документом для организаторов приёма иностранной делегации, который будут использовать весь состав участников организации, задействованные в мероприятиях программы.

Знание своих обязанностей в работе с делегацией среди работников принимающей организации позволит избежать трудностей в ходе визита, поскольку
руководитель предприятия будет знать, кто конкретно отвечает за то или иное
мероприятие программы. Программы для гостей и принимающей стороны разрабатываются на все дни визита. Составляется также план проводов.

Следует уделить большое внимание на то, что при составлении программы принимающая сторона должна сосредоточить внимание на достижении основной цели визита – переговорах, встречах, документах и т.п.

Если же руководитель зарубежной компании приезжает с супругой, то программа готовится и для неё.

Вместе с программой, как правило, разрабатывается и утверждается смета расходов на приём делегации.

Смета расходов составляется принимающей стороной с учётом того, за чей именно счёт будет организован приём иностранных партнёров. Если члены
делегации приглашены как гости, то российский предприниматель берёт на себя расходы на проживание в отеле, питание, автотранспорт; обеспечение регистрации паспортов, получение и транспортировку багажа, работу переводчиков и т.п. Если при этом руководитель иностранной делегации приглашается с супругой, то согласовываются финансовые условия её приглашения.

В том случае, когда делегация приезжает за свой счёт, принимающая
сторона оплачивает расходы, связанные с протокольной частью программы. Остальные расходы (размещение в гостинице, питание, автотранспорт и др.) обеспечивает направляющая сторона. Все финансовые условия визита должны быть проработаны и зафиксированы в письменном документе.

После того как будет получено сообщение о точном времени прибытия зарубежных коллег, будет лучше ещё раз собрать всю группу, которая принимает участие в приёме делегации, и проанализировать составленную программу. На всех этапах работы с делегацией (встреча, размещение в гостинице, транспортное
обслуживание, организация переговоров, протокольные мероприятия) главная роль координатора предоставляется секретарю^[2].