Система управления документами «Documentum»

ФГБОУ ВО НОВОСИБИРСКИЙ ГАУ

Отделение Государственное и муниципальное управление

Кафедра кадровой политики и управления персоналом

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

дисциплина: «Информационные технологии в управлении»

Тема: «Система управления документами «Documentum»»

                                                                                   Выполнил: студент 2 курса

                                                                                                     Шифр:  У 17023

                                                                                                      группа:  

                                                                                                      Максимов М.В.

                                                                                   Проверил:

Новосибирск 2018

Содержание

Введение………………………………………………………………………… 3

1. Рынок электронных систем управления документами: определения и классификация …………………………………………………………………..5

2. Общая характеристика системы « Documentum» …………………………10

Заключение ……………………………………………………………………..13

Список литературы …………………………………………………………….15

Введение

Развитие технологий сопровождается увеличением объема информации. В мире ежегодно появляется около 6 млрд. новых документов. Потоки корпоративной информации разнообразны по источникам и формам ее представления. Ее можно классифицировать по форме хранения: на электронные и бумажные документы (на данный момент в электронном виде хранится около 30% всей информации в корпорации, а вся остальная информация - в бумажном виде). 

Очень важное значение имеют вопросы оптимизации документооборота и контроля за обработкой информации. Руководителям, чтобы сдержать натиск конкурирующих предприятий и организаций, необходимо адаптироваться в имеющимся окружении, поэтому с одной стороны необходима реструктуризация систем управления и совершенствование процедур управления и деловых процессов, а с другой, уменьшить объем бумажной информации, снизить стоимость обработки информации и повысить эффективность управления ею на пути организации совместного доступа специалистов к информации, хранения и поиска документов.
Новые информационные технологии предлагают средства для достижения этих целей при помощи двух подходов: 

1) реинжиниринга бизнес- процессов;

2) перехода к безбумажной технологии управления.

Концепция электронного документа оборота появилась в 80-х годах с появлением на рынке микрокомпьютеров и первого графического интерфейса пользователя. На данный момент в некоторых областях деятельности электронным способом обрабатывается до 90% всей информации.

В отличие от документов на бумажных носителях с их жесткими рамками, статичной формой и ограниченными возможностями переход к динамичным цифровым электронным документам обеспечивает особые преимущества при создании, совместном использовании, распространении и хранении информации. Они могут увеличить производительность множества приложений, используемых в бизнесе, уменьшить требования к размерам накопителей, сократить или полностью решить проблему потерь или неверного размещения документов.

Электронные документы могут одновременно использоваться сотрудниками в рамках одной рабочей группы, отдела или всего предприятия. Доступ к ним осуществляется за несколько секунд, а не часов или даже дней, что случается при использовании документов на бумажных носителях. 

Целью данной работы является изучение системы управления документами «Documentum».

Задачи настоящей работы:

- дать определение и классификацию рынку электронных систем управления документами;

- дать общую характеристику системе « Documentum»;