Изучение состава и движения документов в системе управления

Виды работ по организационным документам

Фактически выполняемые виды работ

Периодичность выполнения

Основные документы

Исполнители

Трудоемкость, ч

Примечания

Прием и регистрация документов

Проставление порядкового номера согласно журналу документов

По мере поступления документа

Вновь созданные должностные инструкции, вновь созданные положения об отделах предприятия, вновь созданная структура предприятия и т.д.

Документовед 1 кат.

0,08 ч

Регистрация осуществляется только для подписанных (утверждённых) документов

Учет и хранение документов

Полный, так и выборочный учет документов организации (по структурным подразделениям или группам документов) и их хранение по группам документов – ведение книги учета, распределение по архивным папкам

По мере поступления документа

Положения о структурных подразделениях, должностные инструкции каждого из структурных подразделений, штатные расписания по подразделениям

Специалист 1 кат., документовед 1 кат., заместит. Нач. отдела

0,04 ч – внесение записи

Подготовка проектов документов, внесение изменений в существующие документы

Актуализация старых или создание новых организационных документов

Актуализация – минимум 1 раз в год, подготовка проектов – по требованию

Должностные инструкции, положение об отделе, структура предприятия, штатное расписание

Ведущий специалист

Разработка проекта – 4 ч/лист, корректировка – 1 ч/л