Сущность и содержание документационного обеспечения управления

1.1 Сущность и содержание документационного обеспечения

управления

Письмо считается одним из важнейших достижений человечества, зародившимся примерно 7 тысяч лет назад в Древнем Востоке. Изначально письменность использовалась для экономических расчетов и контроля системы распределения, однако в последствии появилась необходимость в документообороте.

Понятие «документ» на тот момент еще не существовало, однако в документоведении он определяется как средство закрепления информации на специальном материале о фактах, событиях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. В источниковедении документ рассматривается как объект, специально предназначенный для передачи информации [2].

Различные научные дисциплины имеют свои подходы к изучению документации. Документоведение, например, нацелено на улучшение качества документа в качестве инструмента управления и исследует его роль и функции в историческом развитии. Другие дисциплины, изучающие документацию, рассматривают документ как носитель информации о прошлом или настоящем.

ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» расширяет определение термина "документ", утверждая, что это средство закрепления информации о различных фактах, событиях, идеях и явлениях объективной действительности на специальном материале. В определении дано подробное понимание информации [1]:

- документ является результатом сознательной человеческой деятельности. Закрепление информации возможно как при непосредственном участии человека в создании документа, так и при использовании технических средств, разработанных человеком;

- информация, закрепленная в документе, не может быть выражена без слов, знаков или символов, поскольку является мысленным отображением действительности.

В ходе развития делопроизводства были сформированы различные системы документации, такие как система распорядительных документов, система бухгалтерской отчетности, система документации о персонале, система отчетности и другие [6].

Сегодня документы используются для учета материальных и денежных средств, для передачи приказов и распоряжений. Наличие или отсутствие документов может иметь решающее значение для жизни человека. Документы также играют важную роль в обществе, закрепляя в законах порядок организации и управления государством, правила поведения людей, порядок их взаимоотношений, принятые нормы и мораль. Таким образом, документы могут выполнять множество функций и иметь различные назначения.

Для успешного управления организацией необходима информация о ее целях, задачах, ресурсах и условиях, которые влияют на выполнение задач и достижение целей. Однако эта информация различается по важности, объему и необходимости документирования, что делает документационное обеспечение управления очень важным. Его цель состоит в закреплении соответствующей информации на материальном носителе и обеспечении органов управления необходимой документацией.

Содержание документационного обеспечения управления определяется решаемыми задачами и соответствующими мероприятиями в процессе управления. Основными задачами документационного обеспечения управления являются документальное закрепление информации, предоставление необходимой документации органам управления и организация движения документов в управленческом процессе [10].

Для выполнения этих задач выполняется комплекс мероприятий, включающий разработку документов, рассылку, учет и доведение их до органов управления и должностных лиц, контроль исполнения и хранение как текущей, так и архивной документации.