Внедрение автоматизированной системы электронного документооборота в корпорации АО "Уралвагонзавод"

УДК 338.2

ВНЕДРЕНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА (АСЭД) В КОРПОРАЦИИ АО «УРАЛВАГОНЗАВОД»

Аннотация: В статье рассматриваются основные проблемы внедрения системы электронного документооборота на крупном предприятии. Охарактеризованы основные этапы, выделены подходы к принятию решений по выбору системы, ее проектирование и адаптация к конкретным условиям.

Ключевые слова: проектное управление, автоматизация документационного обеспечения управления, системы электронного документооборота, внедрение автоматизированных систем, организационное проектирование.

Annotation: The article examines the main problems of implementing the electronic document management system at a large enterprise. The main stages are characterized, the approaches to decision-making on the choice of the system, its design and adaptation to specific conditions are singled out.

Key words: project management, automation of document management support, electronic document management system, implementation of automated systems, organizational design.

Ведущей тенденцией современного рынка, на котором действует предприятие, являются постоянные изменения, динамика которых ежегодно возрастает. В результате способность предприятия адаптироваться к переменам во внешней среде стала одним из ключевых факторов его выживания в долгосрочной перспективе. Использование инструментов проектного управления позволяет повысить адаптивность структуры предприятия, снизить финансовые и другие риски, повысить конкурентоспособность предприятия.

Деятельность любой организации зависит от способности эффективно использовать информацию. В условиях становления рыночных отношений и обостряющейся конкуренции ценность оперативной и достоверной информации для принятия оптимальных управленческих решений постоянно возрастает. Одной из составляющих эффективного решения подобных проблем является использование специального программного обеспечения для автоматизации работы с документами. При этом все сильнее проявляется тенденция использования не отдельных программ для автоматизации выполнения конкретных делопроизводственных функций, а комплексных систем автоматизации делопроизводственных и управленческих процессов.

Для того чтобы получить реальные преимущества от автоматизации работы с документами и информацией, недостаточно просто закупить и установить соответствующее программное обеспечение.  Внедрение и использование АСЭД (автоматизированной системы электронного документооборота) – это радикальное управленческое нововведение, которое представляет собой сложный комплекс мероприятий в различных сферах: организационной, экономической, управленческой, технологической и т. д.

Необходимость подобного комплексного подхода как непременного условия эффективности автоматизации сегодня осознается большинством руководителей, планирующих переход на электронные технологии делопроизводства.

В связи с этим крайне важным представляется изучение практики внедрения АСЭД в конкретной организации. Примером подобного предприятия является АО «Научно-производственная корпорация «Уралвагонзавод» имени Ф. Э. Дзержинского», представляющая из себя многопрофильное машиностроительное объединение, выпускающее около 200 видов продукции. УВЗ – крупнейший в России разработчик и изготовитель различных типов грузовых вагонов, полувагонов, грузовых тележек, контейнер – цистерн.

        Организационно − распорядительный и внутренний документооборот корпорации занимает одно из важных мест в оперативной деятельности предприятия. В связи с необходимостью повышения эффективности работы, автоматизация документооборота стала приоритетной задачей.

Работы по созданию АСЭД в АО «НПК «Уралвагонзавод» были начаты в 2007 г. Для разработки проекта внедрения АСЭД была создана проектная группа, состоявшая из сотрудников Центра информационных технологий (ЦИТ) при поддержке Отдела документооборота и административно-хозяйственной деятельности. В проектную группу были включены опытные, профессиональные, талантливые сотрудники с высокой мотивацией на эффективное внедрение АСЭД.

В рамках данного проекта требовалось минимизировать затраты на обработку документов, обеспечить выполнение стандартов корпорации по работе с документами, существенно сократить бумажный документооборот и связанные с ним накладные расходы, а также обеспечить возможность быстрого и согласованного принятия решений при поддержке корпоративного электронного документооборота.