Система электронного документооборота

Введение

Вопрос о необходимости автоматизации документооборота решен давно, и все больше российских предприятий внедряют системы электронного документооборота, что позволяет организациям оценить преимущества новой технологии работы с документами на собственном опыте.

Разные организации сегодня видят необходимость автоматизации документооборота по-разному: одни - для повышения эффективности организационного и административного документооборота, другие - для повышения эффективности работы функциональных специалистов, которые создают документы и используют их в своей повседневной работе, и лишь немногие обращают внимание на оба аспекта. Такое разделение взглядов на вопросы управления документооборотом определяется различной ролью и значением самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может стать, например, базовым инструментом управления, а для других – средством и продуктом производства.

Независимо от того, что определяет интерес к документно-ориентированным информационным системам, каждая организация начинает с выбора подходящей системы из большого числа доступных на российском рынке.

За последние несколько лет информационные технологии активно развиваются и становятся все более распространенными и используемыми. Это связано с тем, что объем информации, которую школа обрабатывает и использует в процессе своей деятельности, постоянно увеличивается, а текущая информация обновляется. Сегодня трудно представить себе предприятие, которое обходилось бы без информационной системы, которая должна облегчить работу школьного персонала. Это относится не только к тем информационным системам, которые предназначены для управления предприятием в целом, но и к информационным системам школьного документооборота, которые предназначены для перевода всей документации организации в электронный вид, что повышает удобство обработки документов, а также повышает эффективность работы школы. функционирование за счет сокращения времени, необходимого для обработки документов и, а также повышение уровня материально-технического оснащения школы. Исходя из реалий нашего времени, можно сделать вывод, что традиционная форма документооборота устарела и должна быть заменена электронной формой документооборота.

Актуальность выбранного проекта обусловлена необходимостью повысить эффективность работы школы за счет сокращения времени, необходимого для заполнения всех бухгалтерских и образовательных документов, используемых школой в ходе своей работы. Также разработка и внедрение систем электронного документооборота является перспективным и актуальным в свете последних инициатив президента Российской Федерации.

1. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

1.1 Сущность понятия «система электронного документооборота»

Документооборот - движение файлов в организации с момента их создания или получения до момента их исполнения или отправки; комплексная работа с файлами: прием, регистрация, распространение, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование файлов.

Электронный документооборот - это движение электронных документов на предприятии и организация этого движения. В то же время, как правило, это означает, что весь цикл автоматизированного перемещения файлов (от получения или генерации до отправки или передачи в архив) и использование бумажных документов значительно (максимум до нуля) сокращаются. Сегодня организации вынуждены использовать современные информационные технологии и системы для построения и систематизации накопленной информации