Электронный документооборот и его системы

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ        5

1. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ        7

1.1. Общая структура документационного обеспечения управления        7

1.2. Сущность и принципы электронного документооборота        8

1.3. Факторы, влияющие на решение по выбору системы электронного документооборота        10

2. ХАРАКТЕРИСТИКА ОСНОВНЫХ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА        12

2.1. Проблемы внедрения системы документооборота        12

2.2. Общая классификация систем документооборота        20

2.3. Обзор основных систем документооборота        23

3. ОХРАНА ТРУДА ПРИ РАБОТЕ ЗА ПК        31

3.1. Общие требования инструкции по технике безопасности при работе на компьютере, принтере, ксероксе        31

3.2. Требования безопасности перед началом работы на компьютере (ноутбуке) и другой оргтехнике        32

3.3. Требования безопасности во время работы на компьютере, ноутбуке, принтере, ксероксе, сканере и другой оргтехнике        33

3.4. Требования безопасности после окончания работы с компьютером, принтером, ксероксом, сканером и другой оргтехникой        35

ЗАКЛЮЧЕНИЕ        36

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ        37

ВВЕДЕНИЕ

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов.

Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала могут сильно затормозить, а то и парализовать работу предприятия, особенно если оно имеет в своем составе территориально удаленные подразделения - организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление в данном случае крайне затруднительно.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия.

В настоящее время на предприятиях для облегчения документооборота внедряются различные системы его автоматизации. Электронный документооборот в отличие от бумажного более эффективен и прост, избавляет предприятия от огромных складов архивной информации на бумажных носителях, информацию можно хранить в компьютере, на дисках.

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Цель данной работы рассмотреть электронный документооборот на предприятии. система документооборот

Задачи работы: рассмотреть сущность, принципы и значение электронного документооборота, изучить проблемы внедрения электронного документооборота и рассмотреть современные системы документооборота, которые применяются на предприятиях.

1. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

1.1. Общая структура документационного обеспечения управления

Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются (рисунок 1).

[pic 1]

Рисунок 1. Схема документационного обеспечения управления

Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства. Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение, называют делопроизводством.