Деятельность службы документационного обеспечения управления по организации работы с документами

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………….……3

1 СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯУПРАВЛЕНИЯ, ЕЕ ЦЕЛИ, ФУНКЦИИ И ЗАДАЧИ………………………………………………………..5

2 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ………………………….…..….8

2.1 Характеристика понятия «документооборот»………………………..…...8

2.2 Этапы движения и порядок обработки документов……………………....8

2.3 Информационно-поисковая система по документам организации….…..15

2.3.1 Регистрация документов………………………………………………….16

2.3.2 Организация информационно-справочной работы……………………22

2.4 Контроль за сроками исполнения документов, цели и задачи контроля..24

2.4.1 Сроки исполнения документов…………………………………………..25

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….29

ПРИЛОЖЕНИЕ 1……………………………………………………………….30

ПРИЛОЖЕНИЕ 2……………………………………………………………….31

ПРИЛОЖЕНИЕ 3……………………………………………………………….32

ПРИЛОЖЕНИЕ 4……………………………………………………………….33

ПРИЛОЖЕНИЕ 5……………………………………………………………….34

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ……………………………….35

ВВЕДЕНИЕ

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения – это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их завершения или отправки.

Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия управленческого решения состоит из получения информации, её переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации. Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого, закономерно появление документов низкого качества как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличения сроков их обработки. Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений. Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и исполнения документов.

Целью данной курсовой работы является изучение основных правил организации документооборота.

Задачи:

• выявить основные функции и задачи службы ДОУ;
• охарактеризовать понятие «документооборот»;
• описать основные правила организации работы с документами.

Курсовая работа включает введение, 2 главы, заключение и список используемой литературы.

В первой главе рассматривается деятельность службы документационного обеспечения управления, задачи и функции делопроизводства.

Во второй главе освещены основные правила организации документооборота на предприятии, прием, обработка и распределение поступающих документов, информационно-поисковая система по документам организации, правила регистрации документов, организация информационно-справочной работы и контроль за сроками исполнения документов.

Для выполнения поставленных целей и задач курсовой работы я использовала учебные пособия следующих авторов: Т.В.Кузнецовой, И.Н.Кузнецова, В.А.Кудряева.

1 СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ, ЕЕ ЦЕЛИ, ФУНКЦИИ И ЗАДАЧИ

Документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и работу с официальными документами^[1].

Основной целью службы документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ) является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Выполнение этой цели предусматривает выполнение следующих задач: