Организация службы документационного обеспечения

Содержание

Задание 1……………………………………………………………………...…1-3

Задание 2……………………………………………………………………...…4-5

Задание 3………………………………………………………………...………6-7

Задание 4…………………………………………………………………….….…8

Задание 5…………………………………………………………………….…9-10

Задание 6…………………………………………………………………...…11-12

Задание 7…………………………………………………………………...…13-14

Задание 8…………………………………………………………………………15

Задание 9……………………………………………………………………...16-18

Задание 10…………………………………………………………………...……19

Задание 1

Изучите положение об отделе организационной работы и управления документацией в организации КРАГСиУ. Предложите правки, которые позволят его улучшить. Аргументируйте свою позицию.

Стоит отметить, что руководство предприятия вправе определять, какую информацию долдно содержать Положение о структурном подразделении.

Однако при его составлении следует придерживаться следующей структуры:

1. Общие положения;
2. Основные цели и задачи;
3. Функции отдела;
4. Права руководителя;
5. Ответственность.

В некоторых случаях целесообразно расширить данный документ, выделив в его содержании дополнительно:

1. Структуру и штатную численность;
2. Подчиненность отдела в иерархии всего предприятия;
3. Схему взаимодействия с другими структурными подразделениями.

В результате проведенного мною анализа, были сделаны рекомендации для доработки данного документа.

1. Первый раздел это «Общие положения» которыми руководствуется в своей работе, как федерального, так и локального уровня. Учитывая большой обем работ, необходимо представить структуру данного отдела и распределение обязанностей.

2. Второй раздел должен быть назван «Цели и задачи». В данном положении не обозначена цель деятельности отдела, которая должна звучать так: создание условий для эффективной обработки документированной информации в указанные сроки с наименьшими трудозатратами.

3. Достижению цели должны способствовать задачи. Указанных задач в данном Положении слишком много, целесообразно их сократить до 4-х: организация оптимального документооборота, контроль исполнения, оперативное хранение документов включая их подготовку к передаче в архив, совершенствование форм и методов работы с документами (основанными на принципах автоматизации и унификации). Предложенные задачи включают в себя все направления деятельности, указанные в задачах рассматриваемого Положения.

4. Перечисленные в пятом разделе функции, целесообразно сгруппировать и сократить их количество (некоторые дублируются). Все функции должны быть сгруппированы по видам работ: технологические, организационные, контрольная и методические.

Раздел «Функции» будет выглядеть следующим образом:

Технологические функции: подготовка исходящих документов к отправке; экспедиционная обработка поступившей корреспонденции; регистрация входящих, исходящих и внутренних документов; ведение информационно-справочной работы по документам Академии; подготовка всех видов документов, копирование, тиражирование; обработка персональных данных работников, обучающихся в автоматизированном режиме и на бумажных носителях; работа по формированию дел, экспертизе их ценности, хранению и уничтожению.

Организационные функции: разработка и проведение организационных мероприятий в части документационного обеспечения Академии; установление порядка прохождения и обработки документов; разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами; подготовка, проведение и документирование проведения конференций коллектива Академии; координация документооборота с Министерством образования, науки и молодежной политики; организация работы архива; обеспечение конфиденциальности персональных данных работников, обучающихся и граждан.