Контрольная работа по «Основам документационного обеспечения управления»

ЧОУ ВО «Курский институт менеджмента, экономики и бизнеса»

Факультет подготовки бакалавров

Направление 38.03.04  «Государственное и муниципальное управление»

(профиль «Муниципальное управление»)

Задания для промежуточной аттестации

по дисциплине «Основы документационного обеспечения управления»

Выполнил: студентка 2 курса заочной формы обучения с применением ДТ,

        Стенина Марина Валерьевна

Проверил:

                                                  Левшина Людмила Сергеевна

Курск 2021

БИЛЕТ 19

1. Информационно-справочная работа. Отправка документов. Систематизация и текущее хранение дел.

Термин «делопроизводство» появился в устной речи на Руси приблизительно в XII веке и означал процесс решения некоторого вопроса (производства «дела»), в ходе решения вопроса возникала необходимость закрепления, фиксации результата. Для этого создавали документы.

Первоначальным назначением документа являлась фиксация информации и придание ей юридической силы. Термин «документ» происходит от латинского слова «documentum», что в переводе означает «доказательство, свидетельство». Слово «дело» появилось в XI-XII веке и означало «собрание документов, относящихся к какому-либо вопросу».

Таким образом, под делопроизводством понимался процесс создания и сбора документов, фиксирующих информацию о ходе решения некоторого вопроса.

В современной деловой практике под делопроизводством понимается отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами, т.е. весь процесс от момента создания документа до его уничтожения или передачи в архив на хранение.

Делопроизводство включает два основных направления деятельности:

1) обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

2) организацию работы с документами (получение, передача, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, уничтожение).

Документирование - процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как запись информации на различных носителях по установленным правилам. В общем виде документирование включает следующие стадии: сбор необходимой информации по существу дела, подготовка проекта документа, согласование проекта, подписание документа. Во многих случаях документирование является обязательным и предписывается нормативно-правовыми актами.

Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в организации, их использования в организационных целях и хранение. В государственном стандарте под организацией работы с документами понимается организация документооборота, храпения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборотом называют движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

В технологию работы с документами входит:

• прием и первичная обработка документов;
• их предварительное рассмотрение и распределение;
• регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;
• контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающая их своевременное исполнение;
• информационно-справочная работа;
• исполнение документов;
• отправка документов;
• систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленных в установленном порядке.

Документы создаются для фиксации информации, на которой базируется любое управленческое решение.