Проектная деятельность в организации

№

Мероприятие

Сроки

1. Подготовительный этап

1.

Длявключения конференции в план мероприятийпредоставить информацию в отдел научной работы.

Ноябрь года, предшествующего году проведения конференции

2.

Создание орг. комитета конференции (назначение председателя и членов орг. комитета). Начальник отдела научной работы и мониторинга включается в состав оргкомитета по должности.

За 2 месяца до запланированной даты проведения конференции

3.

Составление информационного письма о проведении конференции и предоставление шеф-редактору официального сайта организации для размещения в интернете и других представительствах организации

За месяц до запланированной даты

4.

Для осуществления рассылки предоставление информационного письма в отдел организации и контроля учебного процесса

За месяц до запланированной даты

5.

Подготовка приказа о проведении конференции

За месяц до запланированной даты

6.

Внесение полиграфических работ по изготовлению раздаточного материала в план типографии

За месяц до запланированной даты

7.

Согласование сметы расходов конференции с экономистом

За 2 месяца до запланированной даты

8.

Формирование программы конференции. При формировании программы конференции следует обратить внимание на соответствие тем докладов, заявленных в программе, имён, должностей и иных сведений об участниках.

За 1 неделю до запланированной даты

9.

Рассылка именных приглашений на конференцию.

За 2 недели до запланированной даты

10.

Подготовка служебной записки на приобретение канцелярских товаров, комплектование подарочных комплектов для гостей конференции

За 1 месяц до запланированной даты

11.

Подготовка проекта резолюции конференции

За 1 неделю до запланированной  даты

12.

Подготовка оригинал-макета программы

За 1 неделю до запланированной даты

13.

Предоставление программы конференции шеф-редактору официального сайта организации для размещения в интернете и других представительствах организации

За 1 неделю до запланированной даты

14.

Подготовка служебной записки о транспортном обеспечении

За 1 неделю до запланированной даты

15.

Подготовка служебной записки о техническом обеспечении конференции

За 1 неделю до запланированной даты

16.

Подготовка служебной записки о тиражировании раздаточного материала участникам конференции (программа конференции, бейджи участников, буклеты, сертификаты, благодарственные письма и т. д.)

Последняя неделя месяца, предшествующего дате проведения конференции

17.

Представление анонса  конференции

За 3 дня до запланированной даты конференции

18.

Комплектование папок с раздаточным материалом для участников конференции

За 3 дня до запланированной даты конференции

19.

Согласование с работниками столовой вопросов организации питания участников (количество участников, время обеда, наличие или отсутствие талонов на обед, их стоимость, порядок реализации и др.)

За 2 дня до запланированной даты конференции

20.

Подготовка табличек-указателей с названиями секций

За день до запланированной даты конференции

21.

Подготовка бланков для регистрации участников конференции

За день до запланированной даты конференции  

22.

Подготовка аудиторий для проведения конференции

За день до запланированной даты конференции  

23.

Сбор электронных материалов (презентаций и т. п.), демонстрируемых участниками конференции при выступлении. При сборе материалов участники конференции должны быть предупреждены, что риски, связанные с возможными проблемами отображения материалов (несовпадение версий программного обеспечения, отсутствие специфического программного обеспечения для проигрывания видеофайлов и т. п.), возлагаются на самих участников.

В течение срока, отведённого для сбора материалов участников конференции, а также в день конференции, до начала работы мероприятий конференции.

2. Этап проведения конференции

1.

Организация регистрации участников конференции

В день проведения конференции

2.

Организация встречи, проводов представителей издательств, гостей конференции

В день прибытия/отбытия гостей

3.

Организация питания представителей издательств, гостей конференции

В день проведения конференции

4.

Организация технического сопровождения конференции

В день проведения конференции

5.

Организация фотосъёмки мероприятий конференции

В день проведения конференции

3. Этап подведения итогов

1.

Предоставление в отдел научной работы и мониторинга списка участников конференции

На следующий день после даты проведения конференции

2.

Анализ мероприятия, формирование окончательной редакции резолюции

На следующий день после даты  проведения конференции

3.

Предоставление пострелиза конференции шеф-редактору

В течение 3-х дней после даты проведения конференции

9.

Отбор материалов конференции для включения в методическую копилку организации

В течение 7 дней после даты проведения конференции