Работа с почтовыми службами и службами обмена сообщениями

Работа с почтовыми службами и службами обмена сообщениями

ПЛАН

Введение 

Почтовая служба или Электронная почта — это технология и служба по отправке и принятию, сортировке электронных сообщений (писем) по сети интернет.

Кроме названия "электронная почта" в русском устном и письменном языке есть другие сленговые сокращения, являющиеся в большинстве случаев англицизмом или огрублением английского названия, например:

 «Емайл» – так произносится транслитерация на русский с английского.

«Мыло», «Мел» — пришедшее от зарубежного «Мейл».

На сегодня почтовые службы, одни из наиболее популярных сервисов, как в интернете, так и в корпоративных сетях.

Электронная почта также является инструментом создания инфраструктуры электронной коммерции, и компонентом электронного документооборота.

Выполняя эти функции электронная почта, выполняет одну из главных задач это - формирование единого информационного пространства.

1. ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ

1. Правила работы с электронной почтой

Наиболее эффективные и организованные люди самостоятельно выстраивают свою систему работы с почтой, основываясь на собственном опыте, методом проб и ошибок.

Если существуют более менее распространенные правила деловой переписки в электронном письме, то в отношении управления своей работой с электронной почтой все немного сложнее. Зависит это от многих факторов, таких как сфера деятельности, степень деловой активности и организованности человека, образа жизни и ведения дел и так далее.

Стараясь организовать свой рабочий день таким образом, чтобы моя производительность повышалась, а не понижалась, я также выработала свои правила эффективной работы с электронной почтой. Хочу ими поделиться с теми, кто пребывает в некотором замешательстве и рад будет перенять подходящие для себя привычки.

 Мои эффективные правила работы с электронной почтой нужны мне для того, чтобы:

• Повышать свою эффективность
• Всегда быть для своих корреспондентов обязательным и корректным человеком.
• Всегда знать, как я переработала почтовую корреспонденцию.
• Никогда не терять входящие письма.

Есть несколько принципов работы с почтой:

1. Использовать папку «Входящие» как контрольный лист, и оставлять в ней необработанные сообщения.

2. Завести под каждый проект, категорию отдельные папки. Это поможет быстро найти нужную информацию.

3. Активно использовать применение ярлыков, отметок цветом. Это сделает заметным для визуального восприятия сортировку писем.

4. Досконально изучить и знать систему настроек в почтовом аккаунте. Это поможет эффективно ею управлять.

5. Определить время, которое вы готовы уделить работе с почтой. Например, 30 минут с утра и 30 минут вечером. И ни минуты больше.

6. Если позволяют условия работы, отключить функцию всплывающих оповещений о новых письмах. Так вы будете меньше отвлекаться.

7. Отписаться от неактуальных рассылок.

8. Отвечать на письма в течение суток.

9. Сохранять все отправленные письма. Всегда может что-нибудь пригодиться. Сегодня я таким образом нашла скан своего паспорта.

10. Уметь определить признаки, по которым будете обрабатывать и сортировать почту.

1.2. Достоинства  и недостатки  почтовых служб

1. Возможность отправки различных файлов текста, обычного и, форматированного текста
2.  Бесплатность

Минусы почтовых служб

1. Рассылка вирусов и спама

Спам — это одна из самых серьезных проблем электронной почты.
По статистике Яндекса около 50–60% писем проходящую через почтовую систему Яндекса является спамом.

В итоге на борьбу со спамом уходит очень много времени, а ценные письма легко упустить из виду. Это заставляет принимать соответствующие меры по борьбе со спамом.

Эти меры можно подразделить на три основные категории.

Первая – это ограничить известность своего электронного адреса. Для того что бы на ваш почтовый ящик начал поступать спам, ваш адрес должен попасть спаммерам. Как правило они берут почтовые адреса из открытых источников. Так же адрес может попасть к спаммеру при регистрации на различных «левых» Веб-сервисах