Құжат құндылығын сараптауға қойылатын талаптар

Семинар 8-апта

Архив-303

Мәткерімова Шынар

Құжат құндылығын сараптауға қойылатын талаптар

Құндылықты және сақтау мерзімін анықтау -ұйым басшылығының алдында тұрған бастыміндет.Құнды бағалау қызметі кеңседе жәнемұрағатта жүргізілуі мүмкін - біздің қызметтербірінші жағдайда да, екінші жағдайда да пайдалыболады. Қолданыстағы құжаттар жиынтығыұйымның бүкіл құрылымына әсер етеді - ешқандайерекшеліктер жоқ, сондықтан кейінірек жартылайаяқталған жұмыс туралы айтудың қажеті жоқ. Жұмысты орындау міндетті түрде барлықталаптарға сай болуы керек, әйтпесеойластырылған нәрсені кемшіліксіз жүзеге асыруқиын болады.

Құжаттың құндылығын тексеру - бұл белгілі бірмекеменің құжатының құрамы мен мазмұнынегжей -тегжейлі зерттеу. Бағалы қағаздардыңмаңыздылық дәрежесі туралы қорытындылардыбұрын қабылданған критерийлер негізінде арнайыкомиссия жасайды. Мұндай сараптаманың мақсаты- құжаттардың мазмұнын анықтау мерзімін анықтаужәне одан әрі мұрағаттық сақтауға нақтыкөшірмелерді таңдау.

Құжаттардың сараптамасы ҚР-ның заңнамасы мен нормативтік құқықтық актілерінің, істердіңстандартты және жуықталған номенклатурасы мен нормативтік -әдістемелік құжаттардың сақталумерзімдерін белгілейтін құжаттардың стандарттыжәне ведомстволық тізімдерінің негізіндежүргізіледі. Мемлекеттік мұрағат агенттігі жәнеҚР-ның құрылтай субъектілерінің мұрағаттыбасқару органдары.

Құжаттардың құны іс жүргізу мен мұрағаттардаанықталады. Бірінші жағдайда, бұл істерноменклатурасын құру кезінде және құжаттардымұрағатқа дайындау кезінде, ал екіншісінде - істерді тұрақты сақтауға беру алдындағы кезеңдежасалады.

Құндылықты бағалаудың күрделі операциясыныңнегізгі кезеңдері

Істер номенклатурасын құру. Бұл кезең қазіргіқұжат айналымының бөлігі болып табылады. Оны жүзеге асыру барысында мұрағатта құжаттардысақтаудың алдын ала мерзімдері олардың құнынасәйкес анықталады.

Құжаттардың құндылығын тікелей тексеру. Олістер істен шыққан кезде және мұрағатқа жеткізугедайындалып жатқан кезде жүргізіледі. Әдетте бұлкезең күнтізбелік жылдың соңында, біраққызметтік жұмыстан ресми қағаздар шыққаннанкейін 3 жылдан кешіктірілмей жүргізіледі.

Істердің мәнін түсіндіру. Сараптаманың бұл кезеңіқұжаттарды ұйым мұрағатына тапсыру кезіндетікелей жүзеге асырылады. Бұл операцияныңмақсаты - нақты істің маңыздылығын анықтаудаалдыңғы қадамдарда қателіктер жіберілмегенінекөз жеткізу.

Құжаттардың құндылығын мұрағатқа құжаттардытапсыру алдында анықтауды келесі критерийлербойынша білікті мамандар жүргізуі керек: материалдың шығу тегі, мазмұны және сыртқыерекшеліктері. Сонымен қатар, бағалаудың жалпыпринциптері бар. Оларға файлдың маңыздылығы, ол тиесілі ұйымның құрылған уақыты мен орныкіреді. Кез келген сипаттағы құжаттардыңқұндылығын тексеруде барлық принциптер мен критерийлер шешуші рөл атқарады.

Тексеру нәтижесінде құжаттарды сұрыптау

Тексеру жүргізілгенше мекеменің құжаттарынжоюға тыйым салынады. Нәтиже сұрыпталатынболады: кейбір қағаздар қажетсіз ретіндежойылады, жұмысқа қажетті екінші бөлігі кеңседеқалады, үшіншісі сақталатын орынғаауыстырылады.

Құжаттардың бағасына сараптама жүргізу кезіндеРесей Федерациясының аумағында қабылданғанкейбір бағалы қағаздардың сақтау мерзімдерікөрсетілген тізімді басшылыққа алу қажет. Сонымен қатар, федералды заңдар мен басқа да нормативтік құқықтық актілер іс -әрекеттіңнұсқаулығы болуы керек, олардың арасындаФедералды мұрағат агенттігінің ЦЕПК шешімдерімаңызды орын алады.