Регламент документооборота ХЭО

Регламент документооборота ХЭО

1. Планирование бюджета:

1. Специалист ХЭО запрашивает у организаций мероприятия для планирования расходов бюджета на плановый период и передает данные сведения экономистам для расчета потребностей.
2. Экономисты осуществляют расчет лимитов по электроэнергии, теплоснабжению, водоотведению и водоснабжению с разбивкой по месяцам в разрезе всех учреждений, включая филиалы, и  передают данные лимиты специалисту ХЭО. По основным обязательным мероприятиям специалист ХЭО оформляет заявки по соответствующим  поставщикам с указанием объемов предоставляемых товаров и услуг на основании лимитов потребления и анализа отчетной документации за прошедший год. После поступления договоров от поставщиков специалист обеспечивает подписание всех документов, скрепление печатью и отправку вторых экземпляров поставщикам. Информацию по данным договорам специалист ХЭО передает экономистам для формирования бюджета.

1. Ведущий специалист ХЭО запрашивает у руководителей учреждений потребности по субвенциям и внебюджетным средствам, формирует данные и передает экономической службе. Экономическая служба распределяет бюджетные средства и субвенции на указанные потребности и передает информацию (в электронном виде и на бумажном носителе с указанием даты утверждения и подписью)  ведущему специалисту ХЭО.  При внесении изменений экономическая служба не позднее следующего дня со дня внесения изменений предоставляет основания для  внесения изменений ведущему специалисту ХЭО  (в электронном виде и на бумажном носителе с указанием даты утверждения и подписью).
2. После утверждения финансовым управлением бюджета на плановый период экономисты составляют план ФХД и передают детализацию бюджета  (в электронном виде и на бумажном носителе с указанием даты утверждения и подписью) ведущему специалисту ХЭО в течение одного рабочего дня с даты утверждения плана ФХД. Ведущий специалист ХЭО вносит изменения в ПЗ и ПГ, размещает документацию на площадке в ЕИС. При внесении изменений в планы ФХД экономическая служба не позднее следующего дня со дня внесения изменений предоставляет основания для  внесения изменений ведущему специалисту ХЭО  (в электронном виде и на бумажном носителе с указанием даты утверждения и подписью).
3. Осуществление закупок:

1. Ведущий специалист ХЭО составля6ет договора на поставку продуктов питания, на поставку угля обеспечивает их подписание и скрепление печатями в двух экземплярах, осуществляет хранение одного экземпляра, передает второй экземпляр поставщику.  В течение одного рабочего дня следующего за днем составления договора ведущий специалист ХЭО передает бухгалтерам информацию о договорах на бумажном носителе с указанием даты утверждения и подписью.
2. В соответствии с планом графиком специалист ХЭО принимает от руководителей учреждений документы для заявок (договор, счет-фактура, товарная накладная, акт выполненных работ) и подает заявку на финансирование. Пакет документов для заявок руководители предоставляют в соответствии с утвержденным планом графиком. При поступлении финансовых средств, специалист ХЭО передает пакет документов бухгалтеру материального стола под роспись.

1. Исполнение контракта:

1. Каждое полугодие ведущий специалист ХЭО предоставляет в бухгалтерию список контрактов, размещенных в ЕИС. По данному списку бухгалтерия формирует информацию об исполнении контракта. Если контракт не исполнен, то указывается причина, если контракт исполнен и закрыт, то предоставляется акт сверки. Пакет документов вместе со списком передается ведущему специалисту ХЭО в течении недели со дня передачи списка контрактов в бухгалтерию.