- AIM: Determination of standards regarding how the processes of receipt of consignments to the stores, acceptance into the system and correction of shipping errors should be processed, and maximization of the efficient operation and minimization the problems encountered by determining what controls should be made in the processes, which criteria should be adopted.
- SCOPE: The scope covers all the LC Waikiki International Retail Stores.
- RESPONSIBLE PARTIES:
Store Managers: Store Manager is responsible for ensuring received of the products delivered to the store according to the procedure and accepting the products into the system correctly, preparation of the reports and records specified in the procedure completely, deficits due to incorrect deliveries, approving the relevant official documents and sending to the relevant departments. Store Head of Warehouse / Warehouse Clerk: Responsible for taking delivery of the products delivered to the store according to the procedure and accepting the products into the system correctly, preparation of the reports and records specified in the procedure and submitting these reports and records to the approval of the store management and filing them. Cargo / Transportation Company: Responsible for carrying our all the processes as specified in the service agreement. (The relevant Articles of the Service Agreement completed and signed by the Supply Chain Management should be shared with the Country / Regional Manager and Store Managers.)
Foreign Trade Warehouse Management: Responsible for correct shipments of the products reserved in stores, ensuring availability of parcel barcodes on and in the parcels that will be subject to shipment and readability of such barcodes and performance of the necessary investigations upon requests from the Supply Chain Manager / Supply Chain Specialist or Export Specialist for parcel and assortment-based inconsistencies and timely response to these inconsistencies.
Export Specialist: Responsible for realization of the solution by taking necessary actions based on the report of the shipment inconsistency delivered by the Supply Chain Manager / Supply Chain Specialist for problems due to customs clearance procedures encountered in shipment inconsistencies and forwarding invoices of shipped products via e-mail to the relevant Country Manager, Country Supply Chain Manager / Supply Chain Specialist in MS Excel format.
Country Supply Chain Manager / Supply Chain Specialist: Responsible for controlling shipment information, invoice and so on documents forwarded by the Export Specialist, coordinating the movements of shipping between the Head Office-Store and Store-Head Office, following up the Report of the Shipping Inconsistencies reported by the Store Managers, completing shipping actions that should be performed by the dispatching and receiving warehouses, resolving inconsistencies in cooperation with the Retail Operations units by daily following up the delivery notes not accepted, informing the relevant departments in the event of inconsistencies due to transportation or customs and reporting.
Country / Area Manager: Responsible for ensuring shipment acceptance and correction procedures of the stores to be made properly, performance of the actions that need to be taken by the stores by following up delivery note reports daily, resolving inconsistencies in cooperation with the Supply Chain units and forwarding the critical errors encountered during the process and areas for improvement to the relevant departments.
Retail Operation Specialist: Responsible for accepting invoices in countries without a Supply Chain Manager / Supply Chain Specialist, taking DD warehouse actions by performing the controls based on the Report of the Shipping Inconsistencies and fulfilling the powers and responsibilities of Country Manager / Regional Manager when authorized.
International Retail Process Development Department: Responsible for directing the stores about the procedure the stores should follow by performing the necessary investigations if any reason about non-fulfillment of any procedure in the stores is forwarded, controlling bindingness within the scope between the different departments and following up the proper implementation thereof and ensuring the procedure to be kept up to date in case of a change in the general implementation or operation. International Retail Process Support Specialist: Responsible for forwarding the problems, such as undefined price, products with an erroneous faulty internal and / or external barcode delivered by the overseas stores, to the Central Departments and ensuring correction of such problems.
- DEFINITIONS:
Assortment (Lot): Product group of a particular color of model that has been created and packaged in sizes by previously specified quantities.
Parcel: Packaging material containing one or more assortments of identical or different models.
Shipment Inconsistency Report: An enterprise report used for shipment inconsistencies (inconsistency between recorded information and actual situations). Issued in Excel format manually.
Weight List: Shipping Transport Document containing details of the Collection Number-Tema Tracking Number-Parcel Number-Store Code-Dispatch ID that should be prepared by the country central warehouse or 3PL warehouse for indirect deliveries to the stores over DC and CD warehouses.
Parcel Acceptance: Accepting a consignment of a collection number on parcel basis.
Settlement Report: Report used for creating a detailed delivery record (time, the number of parcels, etc.) of parcels delivered to the stores on the system.
Country / Store / Warehouse Code: Warehouse codes that are defined in the system.
AL: System-defined code for Albania. AZ: System-defined code for Azerbaijan. BA: System-defined code for Bosnia and Herzegovina. BG: System-defined code for Bulgaria. DE: System-defined code for Germany. EG: System-defined code for Egypt. GE: System-defined code for Georgia. IR: System-defined code for Iran. IQ: System-defined code for Iraq. KZ: System-defined code for Kazakhstan. MA: System-defined code for Morocco. PL: System-defined code for Poland. RO: System-defined code for Romania. RU: System-defined code for Russia. SA: System-defined code for Saudi Arabia. SY: System-defined code for Syria. UA: System-defined code for Ukraine.
..01 , ..02 , ..03 : Store code assigned to the end of the country code based on which in number the store opened is the store defined in the country. ..MR: Warehouse code where preliminary acceptance of the invoices dispatched over the Turkey Central Warehouse or Bonded Warehouse defined for the countries' central warehouses in the system is performed (Only in Romania this warehouse has been identified as RMER.) ..MR2:Warehouse code where preliminary acceptance of the invoices dispatched over the Turkey Central Warehouse or Bonded Warehouse for the second company in countries where we have more than one companies. ..DC: Country Product Distribution Centre - Warehouse type that will allow running reservation on. Warehouse type where products coming over the Turkey Central Warehouse or Bonded Warehouse and not reserved on the store-basis. Used for feeding the country stores from the respective country.
..DD: Code defined for the country correction warehouses except for the operation in Russia (this warehouse has been defined as RDUZ in Romania.) ..CD: Warehouse type where products delivered for cross-dock purpose (reserved on the store-basis) over the Turkey Central Warehouse or Bonded Warehouse are kept until shipping to the stores. ..AD: Warehouse code defined in the system for the country purchase differences correction warehouse. ..AD2: Warehouse code defined in the system for the purchase differences correction warehouse for the second company in countries where we have more than one companies. ..SD: Code defined in the system for the correction warehouse where differences occurring in purchasing action between two companies in countries where we have more than one companies will be reflected. ..ID: Code defined for the country return warehouses in the system. ..ID2: Return warehouse code defined in the system for the second company in countries where we have more than one companies. ..DU: Code defined as the country defective product warehouse in the system. ..PKD: Code defined for the warehouse to which country store staff uniforms will be shipped systematically after giving them to the staff. ..MD: Code defined for the warehouse to which the products given to third parties for advertising and marketing purposes will be shipped systematically. ..IMHD: Code defined for the warehouse to which products in the country stock and decided for disposal will be shipped systematically. ..TD: Code defined for the warehouse in which the products to be modified will be stocked up. ..YD: Code defined for the warehouse to which the products to be given as an aid in the country will be shipped. ..M002: Code defined for the Shipping Warehouse. .TRA1: Code defined for the Bonded Warehouse.
- APPLICATION:
1. IMPLEMENTING TAKING DELIVERY PROCESS OF CONSIGNMENTS DELIVERED TO THE STORE
- Taking Delivery of Consignments Sent to the Store from the Shipping Warehouse (Warehouse Cargo Parcel Acceptance Screen)
- Invoices, collection number, number of parcels and information on quantities in parcels of consignments to be delivered to the stores shall be forwarded to the stores and interested parties before hand by the Supply Chain Manager / Supply Chain Specialist via e-mail.
- The Weight List Central Warehouse / 3PL shall be prepared on the warehouse side for parcels to be shipped to the store.
- Consignments brought to the store by the Cargo / Transportation Company must be received by the store. In any exceptional case that may cause failing taking delivery of the consignment by the store, approval of the relevant Country / Regional Manager should be obtained.
- First of all, the delivery note / weight list and whether or not all the parcels delivered belong to LC Waikiki Mağazacılık and the store to which the parcels are delivered should be controlled (checking address labels on them) on the store side before taking delivery of the products brought by the courier company. Parcels that do not belong to the relevant store and without a parcel-top label (a copy of the parcel-top label must be included in the parcel. If this label is not available, the parcel will not be received) shall not be received and returned to the courier officer.
- It shall be controlled whether or not the parcels brought by the Cargo / Transportation officer belong to the delivery note / weight list. The Collection Number on the delivery note / weight list and the Collection Number on the parcel-top label of the parcels received should match.
- Parcels of different delivery notes (with batch number) shall be sorted out in separate groups when taking delivery the parcels. Parcel order shall be achieved by grouping the parcels of the same delivery note together and the parcels of the different delivery note separately.
- Soundness of the parcels to be received shall be controlled. During this control, it should be checked whether or not parcels are torn, erupted or opened. All parcels must be sure that they are covered with a LC Waikiki Mağazacılık logo tape. If there is any damaged or opened parcel, such parcels shall be opened before the relevant cargo/transportation/customs officer by keeping the cargo/transportation officer waited, and the product quantity in the parcel shall be counted and compared to the quantities written on the parcel-top label. If there is any deficiency due to delivery, the Report of Shipping Inconsistency (Annex 1- Report of Shipping Inconsistency) shall be prepared and ensured to be signed by the cargo/transportation officer. The Country / Regional Manager shall be informed about the report on the same day of receipt of the shipment and the report shall be forwarded to the Supply Chain Manager / Supply Chain Specialist.
- When taking delivery of parcels with a fragile goods mark, the parcels shall be opened and products shall be controlled whether or not the products are delivered in a good condition even the parcels are intact. For products that have been broken, a report (Annex 2-Loss Detection Report) shall be prepared and ensured to be signed by the cargo/transportation officer under his name, surname and the Country / Regional Manager shall be informed about the report on the same day of receipt of the shipment and the report shall be forwarded to the Supply Chain Manager / Supply Chain Specialist.
- If the parcels are sound, a count based on parcels shall be made first. Parcel barcodes on the parcels (Tema Tracking Number and / or Collection Number-Parcel Number) shall be read into a text file by a hand-held terminal / Bluetooth barcode reader (pidion) or a barcode reader. Then, the parcel barcodes read shall be entered into the system through the New Record Row on the Warehouse-Cargo Parcel Acceptance screen. Parcels transferred into the system will appear highlighted with Green (matched) or Red (not matched) according to the matching status with the system records.
- If all parcels match, the step "Settlement Report" is launched.
- In the event of parcels that do not match, first Retail Store update procedure shall be performed. It shall be controlled once again whether or not the unmatched parcels belong to the store. Even the parcels belonging to the store do not match, a "Missing / Surplus Parcel Receipt Report" (Annex 3- Missing / Surplus Parcel Receipt Report) shall be issued and signed by the warehouse personnel and store manager, who have received of the consignment, and cargo officer, who has delivered the consignment, by writing their names and surnames, and the Country / Regional Manager shall be informed about the report on the same day and the report shall be forwarded to the Supply Chain Manager / Supply Chain Specialist via e-mail.
- It shall be controlled whether the sum of the parcel number of the Settlement Screen, created based on the actual number of parcels to be received by the store, and the Missing / Surplus Parcel Receipt Report is equal.
- When the number of parcels, notified to be delivered via email by the Country Supply Chain Manager / Supply Chain Specialist, and the number of parcels on the Weight List do not match, Weight List shall be taken into account and the relevant procedure shall be applied accordingly. In case of determination of a missing parcel, a "Missing / Surplus Parcel Receipt Report" (Annex 3- Missing / Surplus Parcel Receipt Report) shall be issued and signed by the warehouse personnel and store manager, who have received of the consignment, and cargo officer, who has delivered the consignment, by writing their names and surnames, and the Country / Regional Manager shall be informed about the report on the same day and the report shall be forwarded to the Supply Chain Manager / Supply Chain Specialist via e-mail.
- The Cargo Settlement Report shall be issued in three copies. (Annex 5-Cargo Settlement Report) Each copy of the Cargo Settlement Report shall be signed by the warehouse personnel and store manager, who have received of the consignment, and cargo officer, who has delivered the consignment, by writing their names and surnames, and the report shall be stamped as defined in the work order of I.E 737 "Establishment of Delivery and Receipt System in Overseas Countries". 2 copies shall be delivered to the cargo officer (1 copy will be delivered to the Supply Chain Manager / Specialist by the cargo officer), and the other copy shall be kept in the store along with the signed delivery form given by the cargo officer. The ''Delivery and Receipt Voucher'' or the ''Weight List'', delivered by the cargo company, should also be signed by the warehouse personnel, the store manager name and the cargo officer by writing their names, surnames and delivery date and stamped as defined in the work order of I.E 737 "Establishment of Delivery and Receipt System in Overseas Countries".
- In cases where a Cargo Settlement Report cannot be issued (this shall apply to situations where the IT Department is unable to eliminate the problem during the cargo delivery duration in cases of the system failure, etc.), the Weight List shall be taken into account.
- The Country / Regional Manager shall be informed about the Cargo Settlement Report prepared on the same day and the report shall be forwarded to the Supply Chain Manager / Supply Chain Specialist via e-mail.
- Receipt of Consignments Sent from Other Central Warehouses to the Store (Warehouse-Warehouse Acceptance)
- Information about consignments to be delivered to the stores from other central warehouses shall be forwarded to the relevant store and interested parties by the Country Supply Chain Manager / Supply Chain Specialist.
- The Weight List Central Warehouse / 3PL shall be prepared on the warehouse side for parcels to be shipped to the store.
- Consignments brought to the store by the Cargo / Transportation Company must be received by the store. In any exceptional case that may cause failing taking delivery of the consignment by the store, approval of the relevant Country / Regional Manager should be obtained.
- First of all, the delivery note / weight list and whether or not all the parcels delivered belong to LC Waikiki Mağazacılık and the store to which the parcels are delivered should be controlled (checking address labels on them) on the store side before taking delivery of the products brought by the courier company. Parcels that do not belong to the relevant store and without a parcel-top label (a copy of the parcel-top label must be included in the parcel. If this label is not available, the parcel will not be received) shall not be received and returned to the courier officer. (This step will be ignored until the system for preparing parcel-top label is commissioned in the Country Central warehouses or 3PL warehouses.)
- It shall be controlled whether or not the parcels brought by the Cargo / Transportation officer belong to the Weight List. Parcels that are not listed in the Weight List shall not be accepted and returned to the Cargo / Transportation officer.
- Soundness of the parcels to be received shall be controlled. During this control, it should be checked whether or not parcels are torn, erupted or opened. If there is any damaged or opened parcel, such parcels shall be opened before the relevant cargo/transportation/customs officer by keeping the cargo/transportation officer waited, and the product quantity in the parcel shall be counted and compared to the quantities written on the parcel-top label. If there is any deficiency due to delivery, the Report of Shipping Inconsistency (Annex 1- Report of Shipping Inconsistency) shall be prepared and ensured to be signed by the cargo/transportation officer. The Country / Regional Manager shall be informed about the report on the same day of receipt of the shipment and the report shall be forwarded to the Supply Chain Manager / Supply Chain Specialist.
- When taking delivery of parcels with a fragile goods mark, the parcels shall be opened and products shall be controlled whether or not the products are delivered in a good condition even the parcels are intact. For products that have been broken, a report (Annex 2-Loss Detection Report) shall be prepared and ensured to be signed by the cargo/transportation officer under his name, surname and the Country / Regional Manager shall be informed about the report on the same day of receipt of the shipment and the report shall be forwarded to the Supply Chain Manager / Supply Chain Specialist.
- Receipt of Consignments Sent to the Stores (Warehouse-Warehouse Acceptance)
- The number of parcels delivered by the Cargo / Transportation Company shall be compared with the Cargo Delivery Form / Transport Document and the Cargo Parcel Delivery / Receipt Form prepared by the shipping store.
- In case of delivery of a parcel that is not listed in the Cargo Delivery Form / Transport Document, such parcel shall not be accepted and returned to the Cargo / Transportation officer.
- In case of determination of a missing parcel, a "Missing / Surplus Parcel Receipt Report" (Annex 3- Missing / Surplus Parcel Receipt Report) shall be issued and signed by the warehouse personnel and store manager, who have received of the consignment, and cargo officer, who has delivered the consignment, by writing their names and surnames, and the Country / Regional Manager, the Country Supply Chain Manager / Supply Chain Specialist shall be informed about the report on the same day and the report shall be forwarded to the shipping store via e-mail.
- Soundness of the parcels to be received shall be controlled. During this control, it should be checked whether or not parcels are torn, erupted or opened. If there is any damaged or opened parcel, such parcels shall be opened before the relevant cargo/transportation/customs officer by keeping the cargo/transportation officer waited, and the product quantity in the parcel shall be counted and compared to the quantities written on the parcel-top label. If there is any deficiency due to delivery, the Report of Shipping Inconsistency (Annex 1- Report of Shipping Inconsistency) shall be prepared and ensured to be signed by the cargo/transportation officer. The Country / Regional Manager, the Country Supply Chain Manager / Supply Chain Specialist shall be informed about the report on the same day the consignment is received and the report shall be forwarded to the shipping store via e-mail.
- When taking delivery of parcels with a fragile goods mark, the parcels shall be opened and products shall be controlled whether or not the products are delivered in a good condition even the parcels are intact. For products that have been broken, a report (Annex 2-Loss Detection Report) shall be prepared and ensured to be signed by the cargo/transportation officer under his name, surname and the Country / Regional Manager, the Country Supply Chain Manager / Supply Chain Specialist shall be informed about the report on the same day and the report shall be forwarded to the shipping store via e-mail.
- PROCEDURES FOR ACCEPTING CONSIGNMENTS DELIVERED INTO THE SYSTEM
- Parcel-Based Acceptance Procedures
- A product swipe process shall be performed for each parcel delivered to the store.
- A control procedure shall be performed to determine that the total actual assortment number in parcel to be swiped matches the total assortment number listed in the parcel-top label. During the product swipe procedure, the product quantity in the assortment package and the number of products in the package shall also be controlled.
- All the product barcodes shall be swiped individually using the option "Save Title" and "Product Swipe" to the parcel content displayed by swiping the ''Parcel Barcode'' through the Warehouse-Warehouse Acceptance screen.
- Products warning due to unavailability of showcase stock should primarily be grouped as products that need to be displayed on the showcase.
- Products that will remain in the warehouse must be grouped on a merch group (merch sub-group with floor detail in storied stores) basis and stored.
- During the product acceptance, in the event that products with recorded product information in the system and products with actual swiped information are different than each other, and if the product record cannot be found, inner and outer barcode of the product swiped actually shall be controlled.
- If the product's outer barcode is incorrect, the outer barcode shall be removed and a new barcode according to the inner label information shall be printed by a Zebra printer. Swiping takes place over the inner barcode.
- If the product's inner barcode is incorrect, the inner barcode shall be blacked out and use of the relevant barcode during the stock-out shall be prevented. The incorrect inner barcode information shall be forwarded to the International Retailing Process Support Specialist.
- If product's inner and outer barcodes are incorrect, the inner barcode shall be blacked out and the correct barcode shall be printed on the product by a Zebra printer. If the correct product information cannot be determined, the product (product delivered although not listed in the delivery note) shall be recorded as a surplus product indicating that the product could not be determined on the ''Shipment Inconsistency Report''. The product's picture shall be forwarded to the International Merchandising Process Support Specialist, and the International Merchandising Process Support Specialist shall effort to determine the product.
- An example of corrective actions for barcode differences are as follows;
| - ЦЕЛЬ: Определение стандартов по процессам приемки доставленного в магазины товара, принятия его в системе и корректировки ошибок при доставке, достижение максимальной эффективности при осуществлении операций и минимизация возможных проблем путем определения характера контроля в процессе и установления соответствующих критериев.
- ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ: Применяется во всех магазинах международной розничной сети LC Waikiki.
- ОТВЕТСТВЕННЫЕ ЛИЦА:
Управляющий магазина: Директор магазина отвечает за обеспечение приемки в магазин доставленной продукции согласно процедуре и правильное внесение продукции в систему, полную подготовку отчетов и учетных записей, указанных в процедуре, недостачи вследствие ошибок при доставке, утверждение соответствующей официальной документации и направление ее в соответствующие отделы.
Руководитель склада / кладовщик: Отвечает за приемку в магазин доставленной продукции согласно процедуре и правильное принятие продукции в системе, подготовку отчетов и учетных записей, указанных в процедуре, и предоставление этих отчетов и учетных записей руководству магазина на утверждение, а также их заполнение.
Компания-грузоперевозчик / транспортная компания Несет ответственность за осуществление всех процессов, как указано в соглашении об оказании услуг. (Соответствующие Статьи Соглашения об оказании услуг, подписанного Руководством по организации поставок, в окончательной версии направляются для ознакомления Менеджеру национального рынка / Региональному менеджеру и Директорам магазинов.)
Управляющие складами для внешнеторговых операций: Несут ответственность за правильность доставки продукции в запасах магазинов, обеспечение наличия штрихкодов на и внутри упаковок доставляемой партии груза, возможность считывания этих штрихкодов и проведение необходимых разбирательств по требованию Менеджера по организации поставок / Специалиста по организации поставок или Специалиста по экспорту в отношении несоответствий по партии груза или ассортименту, а также своевременную ответную реакцию на эти несоответствия.
Специалист по экспорту: Несет ответственность за реализацию решения путем совершения необходимых действий на основании отчета о несоответствиях при доставке, направленного Менеджером по организации поставок / Специалиста по организации поставок в отношении проблем, возникших при прохождении процедур таможенного контроля, и направление счетов-фактур на доставленную продукцию по электронной почте соответствующему Менеджеру национального рынка и Менеджеру по организации поставок / Специалисту по организации поставок на национальном рынке в формате MS Excel.
Менеджер по организации поставок /Специалист по организации поставок на национальном рынке: Несет ответственность за осуществление контроля информации по доставке, счетов-фактур и других документов, направленных Специалистом по экспорту, согласование действий при доставке между центральным офисом-магазином и магазином - центральным офисом, соблюдение Отчета о несоответствиях при доставке, указанных Директорами магазинов, осуществление необходимых мероприятий при доставке товара с одного склада на другой, устранение несоответствий при содействии операционных подразделений розничной сети путем ежедневного отслеживания непринятых товарных накладных, информирования соответствующих отделов в случае возникновения несоответствий вследствие транспортировки или прохождения таможенного контроля, а также составления отчетности.
Менеджер национального рынка / Региональный менеджер: Отвечает за обеспечение приемки доставленной продукции и осуществление магазинами корректировок должным образом, выполнение действий, которые должны предприниматься магазинами, путем ежедневного отслеживания отчетов по товарным накладным, устранения несоответствий при содействии операционных подразделений розничной сети и направления существенных ошибок, выявленных в процессе, а также вопросов, требующих доработки, в соответствующие отделы.
Специалист по розничным операциям Отвечает за приемку накладных в странах, где отсутствует Менеджер по организации поставок / Специалист по организации поставок, предпринимая действия, которые должны предприниматься на складе DD, путем осуществления контроля на основании Отчета о несоответствиях при доставке и исполнения полномочий и обязанностей Менеджера национального рынка / Регионального менеджера при предоставлении такого права.
Отдел развития международной розничной сети: Отвечает за выдачу указаний магазинам по процедуре, которую должны соблюдать магазины, путем проведения необходимых разбирательств при сообщении о факте невыполнения процедур, контроль обязательности в рамках различных отделов, отслеживание осуществления процедур должным образом, а также обеспечение актуальности процедур в случае внесения каких-либо изменений в общий порядок их осуществления или применения.
Специалист по поддержке процесса международной розничной сети: Отвечает за сообщение о возникших проблемах, таких как неопределенная цена, продукция с ошибочными внутренними и/или внешними штрихкодами при доставке с заграничных магазинов, Центральным отделам и обеспечение устранения этих проблем.
- ОПРЕДЕЛЕНИЯ:
Ассортимент (партия): Группа товаров определенного цвета и модели, разработанных и упакованных по размерам в соответствии с предварительно указанным количеством.
Коробка: Упаковочный материал, внутри которого может содержаться одна или более моделей с одним или более ассортиментом.
Отчет о несоответствиях при доставке: Отчет фирмы, используемый для описания несоответствий при доставке (несоответствие между зарегистрированными и фактическими данными). Составляется вручную в формате Excel. Весовой лист: Транспортный документ, содержащий следующие детали: номер коллекции - TTN - номер коробки - код магазина - идентификационный код отгрузки; подготавливается центральным складом национального рынка или складом 3PL при осуществлении непрямых поставок с магазинов через склады DC и CD.
Приемка коробок: Приемка партии товара по упаковкам с указанным номером коллекции.
Отчет о завершении приемки: Отчет, используемый для создания подробных учетных данных в системе (время, количество упаковок и т.д.) по упаковкам, доставленным в магазины.
Код по стране / магазину / складу: Коды по складу, определяемые в системе.
AL: Код Албании, определяемый системой. AZ: Код Азербайджана, определяемый системой. BA: Код Боснии и Герцеговины, определяемый системой. BG: Код Болгарии, определяемый системой. DE: Код Германии, определяемый системой. EG: Код Египта, определяемый системой. GE: Код Грузии, определяемый системой. IR: Код Ирана, определяемый системой . IQ: Код Ирака, определяемый системой. KZ: Код Казахстана, определяемый системой. MA: Код Марокко, определяемый системой. PL: Код Польши, определяемый системой. RО: Код Румынии, определяемый системой. RU: Код России, определяемый системой. SA: Код Саудовской Аравии, определяемый системой. SY: Код Сирии, определяемый системой. UA: Код Украины, определяемый системой. ..01 , ..02 , ..03 : Код магазина, указываемый в конце кода страны, на основании которого определяется магазин на национальном рынке, открытый под соответствующим номером. ..MR: Код склада, на котором осуществляется приемка счетов-фактур, отправляемых с Центрального склада Турции или Таможенный склад; код определяется в системе для центральных складов национального рынка (только в Румынии этот склад обозначается как RMER.) ..MR2: Код склада, на котором осуществляется предварительная приемка счетов-фактур, отправляемых с Центрального склада Турции или Таможенный склад для второй компании в странах, где у нас имеется более одной компании.
..DC: Центр распределения продукции на национальном рынке - Тип склада, позволяющий осуществлять резервирование. Тип склада, при котором продукция, поступающая с Центрального склада Турции или Таможенного склада, резервируется в запасах магазина. Используется для пополнения товаром магазинов национального рынка с других соответствующих стран. ..DD: Код, определяемый для корректировочных складов на национальном рынке, за исключением России (этот склад определяется в Румынии как RDUZ.) ..CD: Тип склада, на котором продукция, доставленная для целей транзитной перегрузки (резервируемая в запасах магазина) с Центрального склада Турции или Таможенного склада, хранится до ее отправки в магазины. ..AD: Код склада, определяемый в системе для корректировочных складов при разнице в закупках на национальном рынке. ..AD2: Код склада, определяемый в системе для корректировочных складов при разнице в закупках, для второй компании в странах, где у нас имеется более одной компании.
..SD: Код, определяемый в системе для корректировочных складов, где отображается разница, возникающая при закупке, между двумя компаниями в странах, где у нас имеется более одной компании. ..ID: Код, определяемый в системе для складов возвратов на национальном рынке. ..ID2:Код складов возвратов, определяемый в системе для второй компании в странах, где у нас имеется более одной компании. ..DU: Код, определяемый в системе для складов брака на национальном рынке. ..PKD: Код, определяемый для склада, на который систематически отгружается униформа работников магазинов на национальном рынке после выдачи ее работникам. ..MD: Код, определяемый для склада, на который систематически отгружается продукция, предназначенная третьим лицам для целей рекламы и маркетинга. ..IMHD: Код, определяемый для склада, на который систематически отгружается продукция, находящаяся в запасах национального рынка и признанная подлежащей ликвидации. ..TD: Код, определяемый для склада, на котором хранится продукция, подлежащая модификации.
..YD: Код, определяемый для склада, на который отгружается продукция, выдаваемая на национальном рынке в качестве помощи. ..M002:Код, определяемый для Отгрузочного склада. .TRA1: Код, определяемый для Таможенного склада.
- ПРИМЕНЕНИЕ:
1. ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ ПРОЦЕССА ПРИЕМКИ ПАРТИЙ ТОВАРА, ДОСТАВЛЕННЫХ В МАГАЗИН
- Осуществление приемки партий товара, отправленного с Отгрузочного склада (Меню "Приемка на складе груза в упаковках")
- Счета-фактуры, номер коллекции, количество упаковок и информация о количестве единиц в упаковке груза, доставляемого в магазины, заблаговременно направляются в магазины и заинтересованным сторонам Менеджером по организации поставок / Специалистом по организации поставок по электронной почте.
- Весовой лист центрального склада / 3PL подготавливается на складе для упаковок, отгружаемых в магазин.
- Партии груза, доставленные в магазин Компанией-грузоперевозчиком / Транспортной компанией должны быть приняты магазином. В исключительных случаях, когда приемка доставленной партии груза магазином невозможна, необходимо получить одобрение Менеджера национального рынка / Регионального менеджера.
- Прежде всего, до приемки магазином продукции, доставленной компанией-курьером, необходимо проверить товарную накладную / весовой лист, тот факт, предназначены ли все доставленные упаковки для LC Waikiki Mağazacılık, а также магазин, в который доставлены упаковки (проверка этикеток с адресами). Упаковки, не предназначенные для соответствующего магазина и без наружной этикетки (экземпляр наружной этикетки должен быть вложен в саму упаковку; при отсутствии этикетки упаковка не принимается), не принимаются и возвращаются сотруднику службы доставки.
- Проверяется, указаны ли упаковки, доставленные сотрудником Компании-грузоперевозчика / Транспортной компании, в товарной накладной / весовом листе. Номер коллекции на товарной накладной / весовом листе и Номер коллекции на наружной этикетке полученных упаковок должны совпадать.
- Упаковки из различных товарных накладных (с номером партии) сортируются в различные группы при приемке. Расположение упаковок в определенном порядке происходит путем расположения упаковок из одной товарной накладной в одну группу, а упаковок из другой товарной накладной - в другую.
- Проверяется целостность принимаемых упаковок. При проверке обращается внимание на наличие разрывов, порезов или вскрытие упаковок. На всех упаковках должен быть нанесен логотип LC Waikiki Mağazacılık. При наличии поврежденной или вскрытой упаковки они открываются в присутствии сотрудника соответствующей компании-грузоперевозчика / транспортной компании / таможни после прибытия такого сотрудника компании-грузоперевозчика / транспортной компании, после чего пересчитывается количество продукции в упаковке и сравнивается с количеством, указанным на наружной этикетке. Если при доставке выявляется недостача, составляется и сотрудником компании-грузоперевозчика / транспортной компании подписывается Отчет о несоответствиях при доставке (Приложение 1 - Отчет о несоответствиях при доставке). Менеджера национального рынка / Регионального менеджера информируют об отчете в день приемки доставленного товара, отчет направляется Менеджеру по организации поставок / Специалисту по организации поставок.
- При приемке доставленных упаковок, на которых имеется пометка "Хрупкое!", они вскрываются, и проверяется состояние доставленной продукции, даже если упаковки не повреждены. В случае обнаружения поломки продукции составляется отчет (Приложение 2 - Отчет об обнаружении повреждения), который подписывается сотрудником компании-грузоперевозчика / транспортной компании с указанием его имени и фамилии, Менеджера национального рынка / Регионального менеджера информируют об отчете в день приемки доставленного товара, отчет направляется Менеджеру по организации поставок / Специалисту по организации поставок.
- Если отмечается целостность упаковок, прежде всего, осуществляется пересчет коробок. Штрихкоды на упаковках (Номер отслеживания Tema и/или Номер коллекции - Номер упаковки) считываются в текстовые файлы терминалами сбора данных / сканерами штрихкодов, работающими по технологии Bluetooth (pidion) или простыми сканерами штрихкодов. Затем считанные штрихкоды вносятся в систему через Строку для новой записи в Меню "Приемка на складе груза в упаковках". Упаковки, внесенные в систему, появляются на экране в зеленом (соответствующие) или красном (не соответствующие) цвете согласно статусу соответствия по системным записям.
- Если все упаковки соответствуют, ожидается следующий шаг "Отчет о завершении приемки".
- В случае несоответствия упаковок, осуществляется первая процедура обновления данных по Розничному магазину. Снова проверяется, предназначены ли несоответствующие упаковки для этого магазина. Даже если упаковки предназначены для магазина, но не соответствуют, составляется "Отчет о недостаче / лишнем количестве упаковок при доставке" (Приложение 3 - "Отчет о недостаче / лишнем количестве упаковок при доставке"), после чего он подписывается работниками склада, директором магазина, осуществившим приемку партии товара, и сотрудником компании-грузоперевозчика, доставившим партию товара, с указанием их имен и фамилий; Менеджера национального рынка / Регионального менеджера информируют об отчете в этот же день, отчет направляется Менеджеру по организации поставок / Специалисту по организации поставок по электронной почте.
- Проверяется, совпадает ли сумма количества упаковок в меню "Завершение приемки", полученная на основании фактического количества упаковок получаемых магазином, и сумма в Отчете о недостаче / лишнем количестве упаковок при доставке.
- В случае если количество упаковок, указанное для доставки по электронной почте Менеджером по организации поставок / Специалистом по организации поставок национального рынка, и количество упаковок в Весовом листе не совпадают, учитываются данные, содержащиеся в Весовом листе, и применяется соответствующая процедура. При обнаружении недостающей упаковки составляется "Отчет о недостаче / лишнем количестве упаковок при доставке" (Приложение 3 - "Отчет о недостаче / лишнем количестве упаковок при доставке"), после чего он подписывается работниками склада, директором магазина, осуществившим приемку партии товара, и сотрудником компании-грузоперевозчика, доставившим партию товара, с указанием их имен и фамилий; Менеджера национального рынка / Регионального менеджера информируют об отчете в этот же день, отчет направляется Менеджеру по организации поставок / Специалисту по организации поставок по электронной почте.
- Отчет о завершении приемки груза составляется в трех экземплярах. (Приложение 5 - Отчет о завершении приемки груза) Каждый экземпляр Отчета о завершении приемки груза подписывается работниками склада, директором магазина, осуществившим приемку партии товара, и сотрудником компании-грузоперевозчика, доставившим партию товара, с указанием их имен и фамилий; отчет скрепляется печатью в установленном рабочем порядке I.E 737 "Установление системы доставки и приемки в заграничных странах". 2 экземпляра доставляются сотруднику компании-грузоперевозчика (1 экземпляр доставляется Менеджеру по организации поставок / Специалисту сотрудником компании-перевозчика), а третий экземпляр хранится в магазине вместе с подписанной формой доставки, предоставленной сотрудником компании-грузоперевозчика. "Расписка о доставке и получении" или "Весовой лист", доставленный компанией-грузоперевозчиком, также подписывается работниками склада, директором магазина и сотрудником компании-грузоперевозчика с указанием их имен, фамилий и даты доставки, и скрепляется печатью в установленном рабочем порядке I.E 737 "Установление системы доставки и приемки в заграничных странах".
- В тех случаях, когда выдача Отчета о завершении приемки груза невозможна (это относится к ситуациям, когда Отдел ИТ не в состоянии устранить возникшую проблему в процессе доставки груза в случае сбоев системы и т.д.), учитываются данные, содержащиеся в Весовом листе.
- Менеджера национального рынка / Регионального менеджера информируют о составленном Отчете о завершении приемки груза в этот же день, отчет направляется Менеджеру по организации поставок / Специалисту по организации поставок по электронной почте.
- Приемка партий товара магазином с центральных складов (приемка склад - склад)
- Информация о партиях товара, доставляемых в магазины с других центральных складов, направляется в соответствующие магазины и заинтересованным сторонам Менеджером по организации поставок / Специалистом по организации поставок национального рынка.
- Весовой лист центрального склада / 3PL подготавливается на складе для упаковок, отгружаемых в магазин.
- Партии груза, доставленные в магазин Компанией-грузоперевозчиком / Транспортной компанией, должны быть приняты магазином. В исключительных случаях, когда приемка доставленной партии груза магазином невозможна, необходимо получить одобрение Менеджера национального рынка / Регионального менеджера.
- Прежде всего, до приемки магазином продукции, доставленной компанией-курьером, необходимо проверить товарную накладную / весовой лист, тот факт, предназначены ли все доставленные упаковки для LC Waikiki Mağazacılık, а также магазин, в который доставлены упаковки (проверка этикеток с адресами). Упаковки, не предназначенные для соответствующего магазина и без наружной этикетки (экземпляр наружной этикетки должен быть вложен в саму упаковку. При отсутствии этикетки упаковка не принимается и возвращаются сотруднику службы доставки. (Этот шаг не выполняется до тех пор, пока на Центральных складах национального рынка или складах 3PL не введена в действие система для подготовки наружных этикеток.)
- Проверяется, указаны ли упаковки, доставленные сотрудником Компании-грузоперевозчика / Транспортной компании, в Весовом листе. Упаковки, которые не содержатся в Весовом листе, не принимаются и возвращаются сотруднику Компании-грузоперевозчика / Транспортной компании.
- Проверяется целостность принимаемых упаковок. При проверке обращается внимание на наличие разрывов, порезов или вскрытие упаковок. При наличии поврежденной или вскрытой упаковки они открываются в присутствии сотрудника соответствующей компании-грузоперевозчика / транспортной компании / таможни после прибытия такого сотрудника компании-грузоперевозчика / транспортной компании, после чего пересчитывается количество продукции в упаковке и сравнивается с количеством, указанным на наружной этикетке. Если при доставке выявляется недостача, составляется и сотрудником компании-грузоперевозчика / транспортной компании подписывается Отчет о несоответствиях при доставке (Приложение 1 - Отчет о несоответствиях при доставке). Менеджера национального рынка / Регионального менеджера информируют об отчете в день приемки доставленного товара, отчет направляется Менеджеру по организации поставок / Специалисту по организации поставок.
- При приемке доставленных упаковок, на которых имеется пометка "Хрупкое!", они вскрываются, и проверяется состояние доставленной продукции, даже если упаковки не повреждены. В случае обнаружения поломки продукции составляется отчет (Приложение 2 - Отчет об обнаружении повреждения), который подписывается сотрудником компании-грузоперевозчика / транспортной компании с указанием его имени и фамилии; Менеджера национального рынка / Регионального менеджера информируют об отчете в день приемки доставленного товара, отчет направляется Менеджеру по организации поставок / Специалисту по организации поставок.
- Приемка партий товара, отправленных в магазины (приемка склад-склад)
- Сравнивается количество упаковок, доставленных Компанией-перевозчиком / Транспортной компанией, с количеством, указанным в Форме доставки груза / Транспортной документации, и магазином, осуществляющим отгрузку товара, подготавливается Форма доставки / приемки груза в упаковках.
- В случае доставки упаковки, не содержащейся в Форме доставки груза / Транспортной документации, она не принимается и возвращается сотруднику Компании-перевозчика / Транспортной компании.
- При обнаружении недостающей упаковки составляется "Отчет о недостаче / лишнем количестве упаковок при доставке" (Приложение 3 - "Отчет о недостаче / лишнем количестве упаковок при доставке"), после чего он подписывается работниками склада, директором магазина, осуществившим приемку партии товара, и сотрудником компании-грузоперевозчика, доставившим партию товара, с указанием их имен и фамилий; Менеджера национального рынка / Регионального менеджера информируют об отчете в этот же день, отчет направляется в магазин, осуществивший отгрузку товара, по электронной почте.
- Проверяется целостность принимаемых упаковок. При проверке обращается внимание на наличие разрывов, порезов или вскрытие упаковок. При наличии поврежденной или вскрытой упаковки они открываются в присутствии сотрудника соответствующей компании-грузоперевозчика / транспортной компании / таможни после прибытия такого сотрудника компании-грузоперевозчика / транспортной компании, после чего пересчитывается количество продукции в упаковке и сравнивается с количеством, указанным на наружной этикетке. Если при доставке выявляется недостача, составляется и сотрудником компании-грузоперевозчика / транспортной компании подписывается Отчет о несоответствиях при доставке (Приложение 1 - Отчет о несоответствиях при доставке). Менеджера национального рынка / Регионального менеджера, Менеджера по организации поставок / Специалиста по организации поставок национального рынка информируют об отчете день приемки партии товара, отчет направляется в магазин, осуществивший отгрузку товара, по электронной почте.
- При приемке доставленных упаковок, на которых имеется пометка "Хрупкое!", они вскрываются, и проверяется состояние доставленной продукции, даже если упаковки не повреждены. В случае обнаружения поломки продукции составляется отчет (Приложение 2 - Отчет об обнаружении повреждения), который подписывается сотрудником компании-грузоперевозчика / транспортной компании с указанием его имени и фамилии, Менеджера национального рынка / Регионального менеджера, Менеджера по организации поставок / Специалиста по организации поставок национального рынка информируют об отчете в этот же день, отчет направляется в магазин, осуществивший отгрузку товара, по электронной почте.
- ПРОЦЕДУРЫ ПО ПРИЕМКЕ ПАРТИЙ ТОВАРА, ДОСТАВЛЕННЫХ В СИСТЕМУ
- Процедуры по приемке упаковок
- Процесс проведения через систему продукции осуществляется в отношении каждой упаковки, доставленной в магазин.
- Для подтверждения того, что общее фактическое количество ассортиментных единиц в упаковке, проводимых через систему, соответствует общему количеству ассортиментных единиц, указанных на наружной этикетке, выполняется процедура проверки. Во время процедуры проведения продукции через систему количество товара в ассортиментной упаковке и количество товара в упаковке также должно быть проверено.
- Все штрихкоды продукции считываются отдельно при использовании опции "Сохранить наименование" и "Проведение продукта через систему" для отображения содержимого упаковки путем считывания "Штрихкода упаковки" в меню "Приемка склад-склад".
- Продукция с предупреждением об отсутствии запасов для использования в витринах должна быть в первую очередь обозначена как продукция, которую необходимо выставить в витрине.
- Продукция, которая остается на складе, объединяется в товарные группы (товарные подгруппы с детальным описанием по популярным магазинам) и там хранится.
- При приемке продукции, в случае если продукция с зарегистрированной в системе информацией и продукция с информацией, фактически считанной системой, отличаются друг от друга, и если учетная запись о продукте не может быть найдена, проверяется внутренний и внешний штрихкод продукта, проведенного через систему.
- Если внешний штрихкод продукта неверный, он удаляется, и на принтере Zebra печатается новый штрихкод в соответствии с информацией на внутренней этикетке. Считывается внутренний штрихкод.
- Если внутренний штрихкод неверный, он аннулируется, и до полного израсходования запасов не допускается использование соответствующего штрихкода. Информация о неверном внутреннем штрихкоде направляется Специалисту службы поддержки международной розничной торговли.
- Если внутренний и внешний штрихкоды продукта неверные, внутренний штрихкод аннулируется и на принтере Zebra на продукте печатается верный штрихкод. Если верная информация по продукту не определяется, продукт (доставленный, но не указанный в товарной накладной) обозначается как "лишний" с указанием того, что он не вносится в "Отчет о несоответствиях при доставке". Изображение продукта направляется Специалисту службы поддержки международного мерчендайзинга, и Специалист службы поддержки международного мерчендайзинга старается определить этот продукт.
- Ниже приведены примеры корректирующих действий при обнаружении различий в штрихкодах;
|
