Сутність комунікацій в організації. Форми та види комунікацій
Автор: Adrei12 • Апрель 18, 2023 • Контрольная работа • 4,397 Слов (18 Страниц) • 185 Просмотры
МІНІСТРЕСТВО ОСТВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ ХАРКІВСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ БІОТЕХНОЛОГІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ Кафедра менеджменту, бізнесу і адміністрування ІНДИВІДУАЛЬНЕ НАВЧАЛЬНО-ДОСЛІДНЕ ЗАВДАННЯ з дисципліни «КОМУНІКАТИВНИЙ МЕНЕДЖМЕНТ» на тему: Сутність комунікацій в організації. Форми та види комунікацій. здобувача бакалаврського рівня освіти денної форм навчання, спеціальності 073 «Менеджмент» 4 курсу, групи № 073-19б-05 Балюка Владислава Віталійовича Номер залікової книжки: 19.051 Завдання перевірено ___________ ___________________ (прізвище, ініціали викладача) Оцінка: _______, ________________ (підпис викладача)
“_____” _____________20__ р. Харків – 2023 р. ЗМІСТ ВСТУП…………………………………………………………………………………3 РОЗДІЛ 1. СУТНІСТЬ КОМУНІКАЦІЙ В ОРГАНІЗАЦІЇ…………………………4
РОЗДІЛ 2. ФОРМИ ТА ВИДИ КОМУНІКАЦІЙ…………………………………..10 2.1. Види комунікацій………………………………………………………………10 2.2. Міжособистісні комунікації…………………………………………………...16 2.3. Форми комунікацій…………………………………………………………….17 ВИСНОВКИ………………………………………………………………………….18 СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ……………………………………………19 ВСТУП У сучасних мінливих, нестабільних, а часто – кризових умовах однією із найважливіших складових організаційної ефективності стає створення та підтримання цілісності організації. Цілісність, у свою чергу, є наслідком грамотно побудованих зовнішніх та внутрішніх комунікацій. Відсутність налагоджених комунікаційних каналів і потоків як усередині організації, так і у її взаємодії із зовнішнім середовищем призводить до того, що організація стає некерованою, а її діяльність неефективною. В організаційному контексті комунікація сприймається як складний, безперервний системний і цілісний процес. У ході комунікаційної взаємодії в організації забезпечується створення інформаційних каналів між співробітниками та структурними підрозділами, за допомогою яких формується система інформаційного обміну, розвиваються та вдосконалюються міжособистісні відносини, забезпечується створення повних виробничих процесів та циклів щодо реалізації завдань організації. Та і загалом комунікації стають одним із джерел формування конкурентних переваг у сучасному світі інформаційних технологій. За таких умов актуальними є питання забезпечення взаємодії внутрішніх і зовнішніх організаційних комунікацій та побудова ефективних практик управління ними. Цю управлінську роботу неможливо здійснити, якщо не скласти ясну і чітку картину щодо стану керованого об’єкта і середовища його існування, що можливо лише при наявності відповідної інформації. Отже, основою процесу управління є інформація. Вона перетворилась сьогодні у найважливіший ресурс, який дає змогу організаціям забезпечувати свій розвиток а також зміцнювати свої стратегічні позиції. В умовах значного розподілу праці без своєчасного надходження інформації неможлива спільна робота. Без неї не можна сформулювати цілі, оцінити ситуацію, визначити проблеми, підготувати і прийняти рішення і проконтролювати його виконання. Комунікації – це складний процес, що складається з взаємозалежних кроків, кожний з цих кроків дуже потрібний для того, щоб зробити думки зрозумілими. РОЗДІЛ 1 СУТНІСТЬ КОМУНІКАЦІЙ В ОРГАНІЗАЦІЇ
Комунікації в організації це процес обміну інформацією і передачі відомостей між окремими людьми або групами. Організаційна комунікація – це процес, за допомогою якого керівники розвивають систему надання інформації великому числу людей усередині організації і окремим індивідуумам та інститутам за її межами. Вона служить необхідним інструментом у координації діяльності підрозділів організації, дозволяє отримувати необхідну інформацію на всіх рівнях управління. Розрізняють чотири основні функції комунікацій організації:
Комунікацію можна визначити як використання слів, символів або аналогічних засобів для отримання інформації про об'єкт або подію. Це широке поняття, що включає ряд уточнених термінів: семантика комунікацій належить до значення слів і символів; синтаксис комунікацій указує на взаємозв'язкок між використовуваними символами; прагматика комунікацій пов'язана з їх результативністю і ефективністю досягнення певної мети. Розрізняють комунікації:
Комунікаційний процес — це обмін інформацією між двома або більшою кількістю людей. Основні функції комунікаційного процесу полягають у досягненні соціальної спільності при збереженні індивідуальності кожного її елемента. В окремих актах комунікацій реалізуються управлінська, інформативна, емоційна і фактична. У процесі комунікації виділяють чотири основні елементи:
Розглянемо процес комунікації в організації більш делатьно: 1. Відправник - передавач, що генерує ідеї або збирає інформацію і передає її. Ним може бути індивід або група разом працюючих людей. Джерелом також може бути громадський інститут або організація, хоча і в цьому випадку джерелом повідомлення буде певна особа, на яку покладається обов'язок по підготовці і передачі інформації. При обміні інформацією відправник і одержувач проходить декілька взаємопов'язаних етапів:
Обмін інформацією розпочинається із формулювання ідеї чи відбору інформації. Відправник вирішує, яку значну ідею чи повідомлення слід зробити предметом обміну. Відправник повинен знати свою аудиторію. Якщо у відправника помилкові погляди про одержувача, то його комунікаційні зусилля виявляться ефективними. Ефективність комунікації підвищується, якщо пара "відправник — одержувач" гомофільна, тобто досягається високий ступінь подібності за певними ознаками: у поглядах, освіті, статусу. Гетерофільні комунікації (значна ступінь неподібності пар за певними ознаками) менш ефективні, оскільки вони часто супроводжуються перекрученням смислу повідомлення, затримкою передачі, використанням обмежених каналів і когнітивними дисонансами, коли одержувачу передано повідомлення, що не узгоджується з його розумінням і поглядами. 2. Кодування — це процес перетворення ідей у символи, зображення, рисунки, форми, звуки, мову. Тобто, перш ніж передавати ідею, відправник повинен за допомогою символів закодувати її, використавши для цього слова, інтонації, жести, і надати ідеї гарну "упаковку". Таке кодування перетворює ідею у повідомлення. 3. Повідомлення — сукупність символів, власне інформація, що закодована за допомогою символів і передається одержувачу. Саме заради цього і здійснюється акт комунікації. Багато повідомлень передається у формі символів мови. Проте символи можуть бути і невербальними, наприклад: графічні зображення, жести, міміка та інші рухи тіла. 4. Канали передачі — це засоби, за допомогою яких сигнал спрямовується від передавача до приймача. Канали діляться на засоби масової інформації і міжособові канали. Відправник повинен вибрати канал: передача мови і письмових матеріалів, електронні засоби зв'язку, тобто: електронна пошта, відеострічки і відеоконференції. Можна розіслати пам'ятні записки, провести попередні збори невеликих груп для забезпечення розуміння повідомлення і прилучення до проблеми. Передавач може не обмежуватись одним каналом, а використати декілька, у маркетинговій діяльності, наприклад, засобами комунікації є: реклама, особистий продаж, стимулювання продажу та зв'язок із громадськістю. 5. Декодування — це процес, за допомогою якого приймач повідомлення переводить одержані символи в конкретну інформацію і інтерпретує її значення. Тобто одержувач декодує повідомлене шляхом перетворення символів у значення. Якщо не потрібна реакція на ідеї та процес обміну інформацією на цьому завершується. 6. Приймач — цільова аудиторія або особа, якій призначається інформація і яка її інтерпретує. 7. Відгук — це сукупність реакції обмежувача повідомлення після ознайомлення із його змістом. Спостерігається три основні типи результатів комунікації:
З точки зору керівника, обмін інформацією слід вважати ефективним, якщо одержувач продемонстрував розуміння ідеї, проводячи дії, які чекав на його відправник. 8. Зворотній зв'язок — це частина відгуку одержувача, що поступає передавачу. Вона розглядається як сигнал, спрямований одержувачем інформації відправнику повідомлення, як підтвердження факту одержання повідомлення. Він характеризує ступінь розуміння, або нерозуміння інформації, що міститься в ньому. Зворотній зв'язок може набувати форми не тільки слова. але і кивка головою, усмішки, потиснення руки, або заперечливого жесту рукою, певного виразу очей, інтонації голосу а також зміни положення тіла. Зворотній зв'язок виконує такі основні функції:
Керівник організації — це людина, яка одночасно є лідером і ефективно керує своїми підлеглими. Його мета впливати на інших таким чином, щоб вони виконували роботу, доручену організації. Комунікації важливі для керівників з наступних причин:
Щоб здійснювати комунікацію ефективно, тобто передавати якісь повідомлення у вигляді методичних вказівок, інструкцій, наказів, доповідей та звітів, потрібно враховувати різні фактори: підбір слів при формуванні повідомлень, настрій, самопочуття, потреби адресатів та ін. Тому проблема підвищення ефективності комунікації має різні аспекти: формально-логічний, ціннісний, семантичний, соціально-психологічний, текстово-логічний, організаційний та технічний.
Вважається, що найбільш важливим чинником, що порушує спільність в комунікаціях між джерелом і одержувачем інформації, є зміни, які відбуваються в її кодуванні і розшифруванні. Найбільш ефективні комунікації встановлюються у тому випадку, коли процеси кодування і розшифрування інформації є одноманітними, тобто коли ці процеси стають різнорідними, комунікації руйнуються. Така тенденція виникає у тому випадку, коли працівники організації мають різний досвід, лексику, знання, інтереси і тому подібне. У результаті цього виникають бар'єри для ефективних комунікацій, що виражається в неточній відповідності кодування і розшифрування. До суб'єктивних факторів, що знижують ефективність контактів між окремими працівниками, слід віднести той факт, що люди, які обмінюються інформацією, по-різному витлумачують одні і ті ж поняття, мають неоднаковий рівень знань, перебувають у різному емоційному стані та ін. Тому в процесі спілкування і передачі інформації виникають перешкоди, спотворення інформації, непорозуміння та уповільнення інформаційного процесу. До того ж потрібно мати на увазі, що одержувачі інформації сприймають насамперед ту інформацію, яку вони сподіваються одержати й іноді ігнорують дані, які протирічать уявленням, які у них склалися. Перешкоди, що виникають у сфері комунікацій, поділяють на перешкоди в комунікаціях між особами та в організаційних комунікаціях. До бар`єрів на шляху міжособових комунікацій відносять:
Люди постійно обмінюються між собою тією чи іншою інформацією. Подібний процес і є комунікацією, яка підрозділюється на різні види, тобто способи, що застосовуються людьми при взаємодії між собою. Відбувається подібна передача фактами на рівні обміну установками і почуттями, уявленнями і думками, поглядами та ідеями з використанням невербального і вербального шляху. До видів комунікації належать:
Всі ці види комунікацій відрізняються один від одного тим, якою інформацією обмінюються люди, які вони переслідують цілі і які при цьому вибирають ролі. У сучасному суспільстві стати хорошим співрозмовником дуже непросто. Адже у кожної людини є свій світогляд і думка. Їм встановлюються власні життєві правила і висловлюються відмінні від інших очікування. Саме тому настільки часто доводиться стикатися з поглядами, що не збігаються з тими, які спостерігаються у оточуючих людей. Також часом доводиться долати агресію співрозмовника, яку він висловлює на захист своєї думки. РОЗДІЛ 2 ФОРМИ ТА ВИДИ КОМУНІКАЦІЙ 2.1. Види комунікацій Для успішної діяльності організації необхідні ефективні комунікації. Керівник, виконуючи свою роль і здійснюючи основні функції, за допомогою якісної і своєчасної інформації може ефективно впливати на реалізацію поставлених цілей. У багатьох випадках повідомлення сприймаються неправильно і тому обмін інформацією стає неефективним. Завдання полягає в тому, щоб насамперед вміло використовувати різноманітні види комунікації, серед яких відзначаються:
Подібний вид спілкування люди використовують практично кожну хвилину свого активного життя. Адже кожен з нас постійно обмінюється з друзями і колегами інформацією, когось повчає, вислуховує чиїсь думки. Подібне слухання, а також говоріння і розуміється під вербальною комунікацією. Засобами подібного виду спілкування є слово і мова. Останнє з них служить засобом передачі інформації з давніх часів. Мова – один з найголовніших інструментів різних видів комунікації. Слова ж у цьому випадку є знаковими символами, що мають одночасно декілька значень. Також вербальна комунікація неможлива без різних форм мови. А саме усної, письмової, зовнішньої та внутрішньої. За допомогою мови людина кодує певну інформацію. Тільки після цього вона підлягає передачі співрозмовнику. До видів мовленнєвої комунікації відносять усну і письмову форму спілкування. Крім цього, залежно від того чи іншого розвитку подій, передача інформації може мати ознаки монологу або діалогу. Найчастіше в повсякденному житті ми стикаємося з другим з цих видів вербальної комунікації. Діалогове вікно може мати різну форми:
Не так часто, як з діалогами в повсякденному житті ми зустрічаємося з монологами. Вони, як правило, мають місце при виголошенні доповіді або лекції. До основних видів комунікацій вербального типу, крім промови, відносять також розмову. Це обмін знаннями та думками за допомогою звукових символів. У даному процесі задіюється двоє і більше людей, спілкування яких відбувається в невимушеній обстановці. Лише у певних випадках використовується подібний тип комунікації. І види інформації, і висвітлення проблеми, і пояснення будь-якого питання в цьому випадку представлені в неформальній обстановці. Дещо інший напрямок характерний для співбесіди. Воно також належить до вербальних видів комунікації, і функції його полягають у передачі інформації, що стосується суспільних, наукових або професійних питань. Спілкування людей може відбуватися і за допомогою диспуту. Цей вид вербальної комунікації є суперечкою на суспільно важливі, а також наукові теми. У вербальних комунікаціях розрізняють також дискусію. Вона, як і диспут, відноситься до публічної форми передачі інформації, але при цьому для неї важливий конкретний результат. Під час дискусії відбувається обговорення різних думок з приводу порушеного питання і має місце пред ‘явлення людьми своїх позицій і точок зору. Результатом подібної комунікації має стати вирішення поставленої проблеми. Ще один вид вербальної передачі інформації – суперечка. Він є протистоянням думок, що виражаються в словесній боротьбі між людьми, кожен з яких відстоює свій погляд.
Подібний вид передачі інформації є спілкуванням без слів. У цьому випадку важливим стає те, як людина при розмові тримає спину, які його погляди, пози, міміка і жести, а також на якій відстані вона тримається від свого співрозмовника. При невербальному спілкуванні виділяється 4 зони:
У переліку основних видів комунікацій невербального типу знаходиться мова жестів. Це рухи, що передають емоційний настрій людини. Таких соціально відпрацьованих рухів існує величезна безліч. У зв ‘язку з цим є їх класифікація, що розділяє жести за внутрішнім станом співрозмовника, а також за метою передачі повідомлення. Так, у процесі комунікацій людина може робити такі рухи:
Також бувають жести впевненості та оцінки, самоконтролю і невпевненості, нещирості та домінування, розташування і заперечення а також залицяння. Одним із способів комунікації є і міміка людини. Якщо особа співрозмовника нерухома, то вона втрачає частину інформації. Точні повідомлення про стан людини видають його губи і очі. Наприклад, розширення або звуження зіниць непідвладно контролю. Подібні зміни явно вкажуть на емоції страху, симпатії, нерозуміння та ін.
Сенс виголошеної промови може змінюватися залежно від того, з якою інтонацією слухачам була виголошена та чи інша фраза, а також який тембр голосу був використаний для передачі звукових символів. Виходячи з цього, стають зрозумілі емоції співрозмовника, його впевненість або невпевненість. Подібні засоби відносяться до паравербальних. Вони включають до свого переліку сукупність тих звукових сигналів, які супроводжують усну мову і дозволяють побачити в ній додаткові значення. Прикладом паравербальних комунікацій може служити виголошення фрази з питальною інтонацією, сарказмом, гумором, огидою. Тобто в цьому випадку інформація від людини до людини передається завдяки голосовим відтінкам, яким у мовах різних народів надається певний сенс. При такій промові будь-яке вимовлене слово ніколи не стане нейтральним. Причому те, як скаже людина, часом стає більш значущим, ніж те, що вона скаже. Подібний тип передачі інформації використовує механізм асоціацій людини. Саме завдяки йому наш інтелект відновлює факти отримані в минулому, порівнюючи з тими, які є в даний час. Ефект виголошуваної в ході паравербальний комунікації фрази досягається завдяки створенню балакучим загального інформаційного поля взаємодії. Останнє і дозволяє співрозмовнику зрозуміти свого партнера. При цьому найбільшого ефекту подібна комунікація досягає за допомогою таких засобів:
Всі перераховані вище засоби паравербальної комунікації покликані викликати у партнера певні емоції, а також відчуття переживання, що і призводить до досягнення певних намірів. Подібні результати також можуть досягатися із застосуванням пауз і кашлю, сміху і подихів, плачу та інших засобів спілкування, для відтворення яких використовується голос.
Дане поняття означає процес, під час якого цільова аудиторія отримує інформацію про товар, що випускається компанією, і про його властивості. Про види маркетингових комунікацій як таких говорити непросто. Швидше за все, до них можна віднести стратегію, обрану компанією з метою презентації свого товару, а також послуги, і їх якнайшвидшої реалізації. Основним завданням маркетологів у цьому випадку є складання доступної та привабливої розповіді про свою компанію. У цій презентації вони обов ‘язково вказують на товар, що підлягає реалізації. Основне завдання маркетингової комунікації полягає в подачі вірної інформації потенційній клієнтській базі про запропонований продукт, а також способи його продажу. Виділяються основні види маркетингових комунікацій:
Застосовуються в маркетингових видах і кошти, призначені для залучення покупців:
Існуючі види подібного спілкування володіють чіткою структурою, змістом і стилями:
Ще один з видів комунікацій в організації – ділова нарада. Під час проведення відбувається розгляд конкретного питання, яке заздалегідь повідомляється кожному з учасників бесіди. Для цього задіюється письмова форма комунікації. Для вирішення актуального питання зусиллями співробітників компанії проводиться ділова дискусія. У цьому випадку не існує розмежування на неправих і правих, нижчих і вищих. Думки в цьому випадку висловлюють всі працівники. Нерідко в організаціях застосовується такий вид ділової комунікації, як публічна мова. Вона являє собою монолог, що володіє нотками діалогу. У цьому випадку промовець ставить перед собою мету розкрити певну тему, а його слухачі отримують необхідну для них інформацію.
Під цим типом спілкування розуміють передачу інформації значній кількості людей за відсутності близьких відносин. У цьому випадку з ‘являється можливість передачі будь-якої новини більшої частини суспільства. До видів масової комунікації відносять:
Під формальним виглядом комунікації розуміють передачу інформації з використанням текстів. Неформальний тип спілкування представлений плітками, анекдотами та чутками. До основних видів масової комунікації відносять засоби інформації, інформатики та телекомунікації. Всі вони загальнодоступні людям. При цьому інформація поширюється досить швидко за допомогою преси, телебачення та мережі Інтернет. Все це дозволяє сформувати ту чи іншу громадську думку. Масовою комунікацією вважається і перебування в обмеженому просторі великої кількості людей. Це дозволяє їм взаємодіяти з «лідерами думок». Подібний тип масової комунікації має місце під час проведення походів, мітингів, концертів та презентацій у великих залах. У кожному з цих випадків все сказане одночасно споживається багатьма членами суспільства. Мінусом масової передачі інформації є те, що люди сприймають тільки отримані ними факти, не піддаючи критиці. Згода або обурення є лише ставленням до того, що було пред ‘явлено пресою, телебаченням та Інтернетом. 2.2. Міжособистісні комунікації
2.3. Форми комунікацій
Організація використовує різні засоби комунікацій із зовнішнім оточенням. З потенційними споживачами вона спілкується за допомогою реклами. У відносинах з громадкістю особлива увага надається створенню позитивного іміджу організації, а з державними установами наданням якісної і своєчасної звітності.
Інформація в середині організації переміщується в рамках вертикальних комунікацій з вищого на нижчий рівень і навпаки. Таким шляхом адміністрація інформує підлеглих про поточні задачі, змінах пріоритетів, конкретних завданнях, а комунікації по висхідній виконують функції оповіщення про стан справ на місцях, інформація надається у формі звітів, пропозицій і пояснювальних записок.
Оскільки організація - це система взаємопов'язаних елементів, керівництво повинно домагатися чіткої їх роботи. Взаємодія між підрозділами в основному здійснюється на підставі горизонтальної комунікації, що веде до рівноправних відносин, а у підсумку до задоволеності працюючих.
Ці комунікації дозволяють керівнику підвищувати ефективність дій з робочою групою в цілому. Оскільки в обміні приймають участь всі члени групи, кожний має можливість висловити свою думку про існуючі зміни та їх наслідки, про підвищення продуктивності праці та про проблеми інноваційного характеру. Відносини рівності можуть сприяти підвищенню задоволеності співпрацівників роботою.
Канал неформальних комунікацій часто називають каналом розповсюдження чуток. По цим каналам інформація передається набагато швидше. Дослідженнями встановлено, що чутки на 80 - 90% підтверджуються у відношенні до несуперечливої інформації.
Включають всі види обміну інформацією, що має місце між людьми. ВИСНОВКИ Комунікації – це обмін інформацією за допомогою слів, літер, символів, жестів, за допомогою яких отримується інформацію для прийняття ефективних рішень і доведення їх до виконавців. Основна роль комунікацій у поєднанні всіх функцій, в досягненні бажаної поведінки окремих осіб чи колективу в організації. Як стверджують більшість економістів світу, керівник будь-якої організації витрачає на комунікації від 50% до 90% свого часу тому, що у процесі передачі інформації виникають різні перешкоди, такі як: спотворення, непорозуміння, уповільнення та ігнорування. Через недосконалу комунікацію більшість людей не досягають бажаних результатів, незважаючи на свою компетентність, технологічну освіченість і добрі наміри. Вони стають безпорадними, і доручена робота не виконується, оскільки вказівки передаються неправильні. Основними групами комунікацій є: усна, письмова та візуальна інформація.
Основними видами комунікацій є: інформативна, експресивна, переконуюча, соціально-ритуальна а також паралінгвістична інформація.
Основними формами комунікацій є офіційна або неофіційна інформація. СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ
|
...