Шпаргалка по "Делопроизводству"

1. История развития ДП, автом.ДП, архивного дела в РБ.
На территории Беларуси понятие «делопроизводство» стали использовать в конце XVIII — начале XIX в. Данный термин возник еще в XVI—XVII вв. в центральных органах управления Российского государства — приказах. Процесс рассмотрения решения тех или иных вопросов («дел») в приказах назывался «производством дел». Поскольку производство дел фиксировалось письменно, документы учреждений по отдельным вопросам именовали «делами», а работу по письменному оформлению производимых дел и совокупность самих дел учреждения до передачи в архив — делопроизводством. В белорусском языке понятию «делопроизводство» соответствует термин «снрававодства». Он происходит от слова «справа» — так в XV—XVIII вв. в ВКЛ, гос. делопроизводственным языком которого до 1696 г. являлся белорусский, назывался процесс рассмотрения какого-либо вопроса и его документирование. В ВКЛ не существовало специальных учреждений центрального управления, и длительное время большинство дел решалось великим князем и панами-радой, которые давали указание писарю или секретарю, находившемуся при них. Поэтому в XV—XVIII вв. на территории Беларуси понятие «дело» в значении совокупности документов, используемых в процессе рассмотрения того или иного вопроса, не возникло. Таким образом, производство (ведение) дел (справ) в том смысле, в каком оно существовало в Российском государстве, в ВКЛ отсутствовало. Термин «справаводства» появился в белорусском языке лишь в 20-е гг. XX в., когда в связи с образованием БССР и проведением политики белорусизации в государственные учреждения был возвращен белорусский язык и началась активная разработка современной белорусской делопроизводственной терминологии. Исторически документирование развивается по двум направлениям: документирование по общим вопросам управления и документирование специальных сторон управленческой деятельности. Первое направление охватывает основную, оперативную деятельность учреждений. Комплекс документов, возникший при документальном оформлении этой деятельности, получил название общей документации. Отдельные стороны деятельности учреждений находят отражение в системах специальной документации (бухгалтерской, статистической, военной, технической, дипломатической и др.). Необходимость выделения данных систем была вызвана особенностями содержания документов, правил их составления и работы с ними. Сейчас термин «делопроизводство» приравнивается к понятию «документационное обеспечение управления» (ДОУ) и определяется как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами».Таким образом, задачи делопроизводства охватывают документирование и организацию работы с документами.

2. Место ДП в структуре управленческого труда. Анализ понятия: ДП, ДОУ, документирование, орг-я работы с документами.

Место дп в структурк управленческого труда. Понятия дп, доу. Термин «делопроизводство» приравнивается к понятию «документационное обеспечение управления» (ДОУ) и определяется как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами». Задачи делопроизводства охватывают документирование и организацию работы с документами.Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам.Организация работы с документами— организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.Документооборот— движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Документационное обеспечение управления имеет дело не только с организационно-распорядительными документами, но и управленческой, научно-технической, практической, конструкционной и другой документацией.Документационное обеспечение управления включает и принципиально новые виды документации, определяемые как информационные ресурсы, — реестры, регистры, базы и банки данных, Интернет-сайты и т.п. Необходимо, чтобы в современных условиях порядок обращения со всеми этими видами документации и условия доступа к ним были едиными. Управленческое решение должно приниматься не только на основании распорядительного документа; следует проводить анализ всей возможной информации, относящейся к существу вопроса. Чем шире круг такой информации, доступной руководителю в реальном режиме времени, тем выше вероятность успешного решения проблемы.Необходимость в делопроизводстве возникает только тогда, когда имеет место процесс управления. Делопроизводство и управление — это две стороны одного процесса, они взаимообусловлены и взаимоувязаны. Без управленческого аппарата нет делопроизводства, без делопроизводства не может работать управленческий аппарат. Делопроизводство представляет собой технологию управления. На сегодняшний день постановка делопроизводства в организациях указывает чаще всего на наличие плохо организованной системы управления с нечеткими задачами, отсутствием распределения обязанностей и делегирования полномочий па нижестоящий уровень. Процесс управления прописан не так тщательно и скрупулезно, как этого требует организация управленческого труда в XXI в.

В последние годы происходит широкое внедрение автоматизированных технологий в процесс управления. Препятствием при этом служит неупорядоченность управленческих процессов и отражающих их систем делопроизводства. Решением проблемы становятся программы автоматизации документооборота. Как известно, документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. И именно автоматизация данного процесса требует особенно тщательной подготовки. Прежде всего, необходимо решить управленческие вопросы: распределение обязанностей; делегирование полномочий для решения задач; определение того, кто какие задачи решает, на каком уровне; установление порядка согласования и подписания документа.

3. Эволюция понятия «Документ». Классиф. и функции документов.

.ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТА.Термины «документированная информация» и «документ» в законе и в ГОСТе рассматриваются как синонимы. Документ создается в результате документирования – записи информации на различных носителях по установленным правилам. Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Системой документации-совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.Функции документов. общие и специальные. Общие – это информац-ая, социальная, коммуникативная, культурная; специальные – управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Социальная функция присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Культурная функция – способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе. Управленческая функция – документы выступают как средство управленческой деятельности, они специально созданы для целей управления (законы, положения, уставы). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Функция исторического источника изучается исторической наукой.Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Классификация документов по направлениям деятельности: административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.По наименованию. Существует множество разновидностей документов, классифицированных по этому признаку. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных документах освещается несколько вопросов.По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Идр

4. Нац. Стандартизация управления документами. Нац. технический комитет по станд-и.

междунарстанд.Стандартизация в области управления документацией является одним из направлений деятельности Международной организации по стандартизации (Internationalorganizationforstandardization), разработавшей первый международный стандарт по управлению документацией ИСО 15489-1:2001 и продолжающей активно работать в этом направлении. Важно отметить, что стандарты ИСО по управлению документами взаимодополняют друг друга. Каждый последующий стандарт развивает положения предыдущего. Стандарты ИСО носят международный характер и признаны во всем мире. В большинстве развитых стран мира стандарты ИСО по управлению документами принимаются методом обложки и используются напрямую без купюр и уточнений, ввиду высокой степени их проработанности. Учитывая тот факт, что раз в 3-5 лет все стандарты ИСО пересматриваются (актуализируются, либо отменяются) можно с уверенностью говорить об их актуальности. Разработка международных норм и стандартов в сфере информации и документации в Международной организации по стандартизации осуществляется Техническим комитетом (ТК) № 46 «Информация и документация», в работе которого принимают участие 34 национальных комитета - члена ИСО, в числе которых и Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Ростехрегулирование).

нац. стандарт.Национальный технический комитет по стандартизации ТК BY 28 "Управление документами" выступает в качестве платформы для сотрудничества государственных органов и иных заинтересованных организаций для проведения работ по национальной, межгосударственной и международной (региональной) стандартизации в области управления документами. В частности, в рамках деятельности технического комитета планируется пересмотр государственных стандартов, а также принятие на национальном уровне ряда международных стандартов в сфере управления документами.

5. Нормативно-методическая база ДП и автоматизация произ-ва. Общая характ-ка 18 глав «Инструкции по делопроиз-ву в гос.органах и организ-ях РБ».

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:
- правила оформления документов;
- правила работы с документами;
- обеспечение сохранности документов;
- порядок передачи документов на архивное хранение;
- работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);
- внедрение новых информационных технологий в работе с документами;
- работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;
- юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы. Глава 18 – работа с документами в электроном виде.

Документы в электронном виде, подлинность и целостность которых удостоверена в установленном порядке, в том числе при помощи электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП), приравниваются к документам на бумажном носителе, удостоверенным в установленном порядке, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное. Внешнее представление документа в электронном виде – его воспроизведение на электронном средстве отображения информации, на бумажном либо ином материальном объекте в виде, доступном и понятном для восприятия человеком. В документах в электронном виде при оформлении реквизитов, в состав которых входит собственноручная подпись, все элементы таких реквизитов, за исключением собственноручной подписи, при внешнем представлении документа должны быть отражены непосредственно в формуляре документа. В качестве эквивалента собственноручной подписи используется ЭЦП, за исключением случаев, указанных в пункте 222 настоящей Инструкции

6. Характеристика статей, устанав. ответств. за нарушение законодательства по делопроизводству, архивному делу, технологии их применения к таким видам взыскания.

Деятельность по документационному обеспечению управления (ДОУ) на предприятиях регулируется нормативно-правовыми актами, которые различаются по юридической силе следующим образом:

Ответств. За нарушзак.Ст. 33 Закон РБ Об архивном деле и делопроизводстве от 25 ноября 2011 г. № 323-З Государственные органы, иные организации, представительства иностранных организаций, а также граждане за нарушение законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства несут ответственность в соответствии с законодательными актами. Настоящий Закон регулирует отношения, связанные с деятельностью государственных органов, иных организаций, а также граждан Республики Беларусь, иностранных граждан и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории Республики Беларусь, в том числе индивидуальных предпринимателей (далее, если не определено иное, - граждане), по организации накопления, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее - Национальный архивный фонд), а равно отношения, связанные с созданием и деятельностью архивов, и отношения в сфере управления архивным делом и делопроизводством в Республике Беларусь. Действие настоящего Закона распространяется также на представительства иностранных организаций, осуществляющих свою деятельность на территории Республики Беларусь (далее - представительства иностранных организаций), в части установления требований по организации накопления, хранения, учета и использования образующихся в процессе их деятельности документов по личному составу работников этих представительств

7. Структура и функции службы ДОУ. Составление, оформление разделов.

Структ и ф-ииДОУ.Документационное обеспечение управления организации выполняет специальное структурноеподразделение.Возможное название специального структурного подразделения ДОУ: управление делами; общий отдел; канцелярия; секретариат. В организациях, где объем документов невелик, работу с документами выполняет секретарь. Структура службы ДОУ и задачи соответствуют технологической цепочке операций, проводимых с документами (от приема до сдачи документов в архив организации). Цели службы ДОУ: организация работы; руководство документационным потоком; координация видов работ с документами;контроль за последовательностью работы с документами;организация работ по документационному обеспечению управления.Задачи службы ДОУ: совершенствование форм и методов работы с документами;обеспечение единого порядка документирования;обеспечение единого порядка работы с документами;контроль за исполнением документов;хранениедокументов;унификация форм документов;сокращение по возможности документооборота;методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники. Функции службы ДОУ:разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа;доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов, представленных на подпись руководству; контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные сроки;изготовление и размножение документов;разработка номенклатуры дел, хранение дел;контроль за работой с документами в структурных подразделениях;

8. Унификация и стандартизация управленческой документации.

Унификация документов - это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач.При осуществлении работ по унификации в организации проводится унификация состава документов, создаваемых при решении управленческих задач и унификация форм документов. В результате унификации состава документов исключаются формы документов, не вызванные действительными потребностями управления, в результате чего состав документов организации может быть значительно сокращен.В целях оптимизации состава применяемых в организации форм документов разрабатываются Табель и Альбом форм документов.  При унификации и стандартизации документов рекомендуется использовать Унифицированную систему организационно-распорядительной документации, утвержденную приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25.

9. Формуляр – образец организационно распорядительной документации. Параметры оформления реквизитов документов согласно стандарту.

Формуляр-образец применяется как основа для построения любого вида организационно-распорядительного документа -приказа, постановления, письма, протокола, акта на бумаге. Формуляром-образцом, как уже было сказано, установлено 29 реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов. В их состав входят: Государственный герб; флаг,  эмблема или товарный знак организации (знак обслуживания); код организации;  код формы документа; наименование организации; справочные данные об организации;  наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа;  место составления или издания документа; гриф ограничения доступа к документу; адресат;  гриф утверждения документа; резолюция; заголовок к тексту документа;  отметка о контроле; текст документа; отметка о наличии приложения; подпись; гриф согласования документа;  визы согласования документа; печать;  отметка о заверении копии; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении документа в организацию; идентификатор электронной копии документа. Организационно-распорядительные документы изготавливаются с помощью различных печатных устройств.

10. Виды бланков ОРД и требования к их проектированию. Постоянные реквизиты.  ОРД является наиболее распространенным видом документации. Исходя из функций, предусмотренных ОКУД, ОРД можно классифицировать на четыре группы: - организационно-правовая документация(учредительные договоры, уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания); - распорядительная документация(приказы, распоряжения,, постановления -решения, указания) - информационно-справочная документация, - которая, в свою очередь, может быть условно подразделена на: • оперативно-информационную (письма, телеграммы, факсы, докладные и служебные записки и т. п.); • справочно-информационную (акты, протоколы, отчеты т др.) - документация поличному составу(заявления, трудовые договоры, характеристики, личные карточки, учетные формы и др.).

Состав реквизитов подразделяют на постоянныеи переменныереквизиты. Постоянные в обязательном порядке повторяются на бланках всех документов данного наименования.

11. Характеристика всех заполняемых реквизитов. Название вида документа, дата, индекс, ссылка и адресат.

Вид документа определяется его назначением и содержанием. Название вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренных общегосударственным классификатором ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы». Реквизит печатают прописными буквами без разрядки от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля, например ПРОТОКОЛ, АКТ, ПРИКАЗ.Данный реквизит является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем. Вид документа впечатывают в общий бланк машинописным способом. Если же количество бланков какого-либо вида документа превышает 200 штук в год, то типографическим способом изготавливают специальные бланки с наименованием вида документа.Дата (11). Даты в тексте и других реквизитах оформляют только цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в такой последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя нарами арабских цифр, разделенных точкой; год — четырьмя арабскими цифрами, например 05.04.200Х. Для оформления дат, содерлсащихся в финансовых документах и текстах нормативных правовых актов, допускается словесно-цифровой способ. Помимо даты подписания документа на бланке проставляются даты всех стадий оформления и обработки документа: согласование, утверждение, проставление резолюции, получение и исполнение документа. Дату проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначение месяца и года, а день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Регистрационный индекс (12) — условное цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, проставляемое в бланке на одном уровне с датой. Для внутренних документов (приказов, протоколов) — это обычный порядковый номер с начала года в пределах каждого вида документа в течение календарного года. Для исходящих документов (писем) индекс складывается из нескольких частей. Реквизиты «Дата» и «Регистрационный индекс» на бланках оформляются в виде трафарета. Ссылка па регистрационный индекс и дату входящего документа (13). Данный реквизит присутствует на бланке для писем, так как предполагает ответ на ранее посланное письмо. Это важнейший поисковый признак, дающий возможность при получении ответного документа сразу же определить, в какое структурное подразделение он должен быть направлен, а также позволяющий найти в структурном подразделении копию инициативного документа, на который пришел ответ. Данный реквизит полностью переписывается

12. Характеристика реквизитов применяемых для согласования и удостоверения документов. Понятие- юридическая сила документа.

Согласование является способом предварительной оценки сущности проекта документа. Оно проводится с организациями, структурными подразделениями и должностными лицами. Различают внешнее и внутреннее согласование. Внешнее оформляется грифом согласования (25) или представлением протокола обсуждения проекта документа па заседании коллективного органа, внутреннее — визой (26). Гриф согласования (25) проставляется слева пиже реквизита «Подпись» непосредственно от границы левого служебного поля и включает следующие элементы: 1.слово СОГЛАСОВАНО, которое пишется прописными буквами без кавычек и двоеточия;2.указание должности, включая наименование организации;3.личную подпись;4.расшифровку подписи (инициалы, фамилия);5.дату. Визы (26). Реквизит располагают от границы левого служебного поля (нулевое положение табулятора) ниже реквизита «Подпись» и проставляют на остающихся в организации экземплярах документов. Первым проект документа визирует исполнитель, что подтверждает его ответственность за содержание, полноту и качество документа. Затем визирование: руководители исполнителя; заинтересованные в документе должностные лица; представители общественных организаций (если необходимо); ответственные лица финансовых и экономических служб; заместитель руководителя организации (фирмы), курирующий данный вопрос; главный бухгалтер (при необходимости); юристы; служба документациопного обеспечения. Отказываться от визирования не допускается. Реквизит «Виза» используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.Виза ознакомления начинается словами «С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознакомлены)» и включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату. Способы удостоверения документов (17, 23, 27). Подпись (23). Реквизит выступает обязательным элементом документа. В организациях, действующих на основе единоначалия, документы подписываются одним должностным лицом: руководителем, кем-либо из его заместителей или одним из руководителей структурного подразделения в пределах их компетенции. Две и более подписи проставляют в том случае, если за содерлсание документа несут ответственность несколько лиц. При отсутствии должностного лица, подписывает должностное лицо, исполняющее его обязанности, или заместитель. Утверждение — особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг учреждений и должностных лиц. Гриф утверждения (17). Реквизит проставляют в нравом верхнем углу первого листа документа от пятого положения табулятора. Гриф состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, указания должности руководителя, наименования учреждения, личной подписи, расшифровки подписи с инициалами перед фамилией и датой утверждения. Для удостоверения наиболее важных документов ставится печать, свидетельствующая об их подлинности. Печать (27) проставляется таким образом, чтобы ее оттиск затрагивал часть названия должности и личной подписи подписавшего документ. Печати делятся на гербовые и простые. Гербовая печать круглая, в ее центре изображен герб государства, а по окружности дается полное наименование организации. Оттиск такой печати проставляется на подлинниках документов, удостоверяющих личность, стаж, квалификацию, на договорах, актах. Простыми печатями удостоверяют размножение экземпляра распорядительных документов, копии документов, пропуск и др.

13. Характеристика всех служебных отметок на документах.

Реквизит содержит указания руководителя по исполнению документа. Он включает: 1.Фамилию, инициалы исполнителя;2.Предписание действий;3.Порядок и сроки исполнения4.Подпись руководителя;5.Дату наложения резолюции. Резолюция рас-тся на первом листе документа. она выполняется рукописным способом под реквизитом «Адресат» или под углом к основному тексту. Помещать резолюцию на тексте и других реквизитах нельзя. Отметка о контроле (20). Необходима на док-ах, исполнение которых проверяется, и состоит из заглавной буквы «К» или слова КОНТРОЛЬ, которые пишут от руки или проставляют резиновым штемпелем на левом поле док-та на уровне заголовка к тексту. Обычно их наносят цветным карандашом или чернилами красного цвета. Отметка может быть дополнена контрольной датой. Отметка об исполнении (28). Реквизит рас-тся на лицевой стороне последнего листа, пишется от границы левого поля и включает фамилию исп-ля и номер его тел.  Отметка о заверении копии (29). Копия док-та – это док-т, полностью воспроизводящий информацию подлинного док-та и все его внешние признаки или часть его. Заверительную отметку проставляют ниже рек-та «Подпись» и печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля. В нее входят: слово Верно, наименование долж-ти лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения.  Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (30). Реквизит размещается в левом нижнем углу первой страницы док-та и включает: 1.Слово «В дело» и индекс дела по ном-ре дел, в которое будет подшит док-т;2.Краткие сведения о порядке решения вопроса;3.Подпись исп-ля;4.Дата. Отметка о поступлении (31). Реквизит оформляется на входящих док-ах от руки или с помощью штампа в правом нижнем углу первой страницы док-та. В состав рек-та входят сокращенное наименование орг-ции, дата поступления и регистрационный индекс док-та. Отметка о переносе данных на машинный носитель (32). Рек-ит располагается на нижнем поле первого листа док-та и включает в себя: 1.Запись «Информация перенесена на машинный носитель»; 2.Подпись лица, ответственного за перенос данных;3.Дату переноса.

14. Требования к основному реквизиту документа – тексту его элементам: отметка о наличии и приложения к заголовку текста.

Текст (21). Текст — основной реквизит документа. Его печатают через 2—3 межстрочных интервала после реквизита «Заголовок к тексту» от нулевого положения табулятора.Текст документа на бланках формата А4 печатают через одинарный на компьютере, на бланках формата А5 — через 14 пт на компьютере. Набор текста осуществляется в редакторе MicrosoftWord, с применением гарнитуры TimesNewRoman в обычном начертании, размером шрифта не менее 13 пт (или устанавливаемым нормативными правовыми актами) и выравниванием по ширине листа. Абзацы в тексте печатаются от первого положения табулятора после пяти печатных знаков от границы левого ноля (на пишущей машине) или 12,5 (12,7) мм на компьютере. Нормальным считается абзац, содержащий не более 2—3 предлож. Текст документа обычно включает две смысловые части. В первой указывается основание или причина создании документа, во второй — выводы, предложения, решения, рас-поряжения или просьбы. Тексты сложных, больших по объему документов Могут делиться на составные части: разделы, подразделы, пункты, подпункты. Каждая часть нумеруется арабскими цифрами. Номер каждой части должен включать номера соответствующих составных частей более высоких степеней деления, разделенных точкой. Перечисление требований внутри пункта, подпункта обозначают арабскими цифрами со скобкой (1), 2) и т.д.) и разделяют точкой с запятой. При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие основные принципы: достоверность и объективность содержания; полнота информации; краткость изложения; унификация и стандартизация языка и стиля документа; нейтральность тона. К элементам текста относят заголовок к тексту и отметку о наличии приложения.Заголовок к тексту (19). Реквизит предназначен для эффективного поиска документа, проведения его регистрации 48 без предварительного прочтения всего текста, а также для контроля исполнения документа. Заголовок рекомендуется формулировать с помощью отглагольного существительного, отвечающего па вопрос «о чем?», например приказ об увольнении, письмо о поставке продукции. Исключение составляют акт, протокол, положение, инструкция, в которых заголовок сочетается в надеже с наименованием документа. Например, акт — «чего?» — ревизии кассы. Заголовок текста печатают флаговым способом строчными буквами от нулевого положения табулятора через один межстрочный интервал. Если заголовок к тексту превышает 140 знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки 28 печатных знаков), то его допускается продлевать до границы пятого положения табулятора после 40 печатных знаков или 100 мм от границы левого поля.

15. Язык и стиль служебных документов, модели и варианты синтаксических конструкций. Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции.

Ошибки на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические. Структурныеошибки. Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное положение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям и сложным системам мотивировок. Синтаксические ошибки. Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении. Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов. Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения. Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Морфологические ошибки.  Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных.  Лексические ошибки. Неправильное использование слов и терминов.  Неуместное или неоправданное использование иностранных слов. Тавтология. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Ошибки в употреблении слов-синонимов. Ошибки в употреблении слов-синонимов нередко происходят от того, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из своих значений. Стилистические помехи. Искусственное удлинение речи. Специалисты советуют: «Не излагайте в письме того, что вы не сказали бы устно». Однако в нашей современной официальной переписке сплошь и рядом встречаются примеры искусственного удлинения речи. В языке деловой корреспонденции недопустимы слишком длинные обороты. Технические помехи. К этим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности текста (надрывы, склеивания с конвертом и т.д.). Основная причина возникновения технических помех – небрежность при составлении делового письма.

16. Написание различных наименований, числительных и единиц измерений. Сокращение слов. Редактирование документов. Корректурные знаки.

Написание наименований высших гос органов, министерств, других республиканских органов гос управления, учреждений, концернов, организаций, госпредпри Данный материал предназначен для обеспечения единообразия в написании наименований государственных органов, министерств, других республиканских органов государственного управления, учреждений, концернов, организаций, должностей, званий и так далее при подготовке документов.Он не исчерпывает всех сложных или специальных вопросов написания. В необходимых случаях следует обращаться к более полным специальным пособиям. В названиях высших органов законодательной, исполнительной и судебной власти Республики Беларусь, органов Союзного государства и государств - участников Содружества Независимых Государств все слова пишутся с прописной буквыСуществуют три формы написания чисел в тексте:цифровая;буквенная (словесная);буквенно-цифровая.

.Сокращ слов редактдок.В документах допускаются общепринятые сокращения слов, а такжесокращения, оговоренные нормативными документами.В настоящее время для правильного сокращения слов необходимо использоватьнормы, содержащиеся в ГОСТ 7.12-93 «Система стандартов по информации,библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Сокращениеслов на русском языке. Общие требования и правила»Как правило, сокращаются словосочетания, характеризующиеся высокойчастотностью употребления. Сокращаются термины, названия организаций,известные правовые акты, своды законов, номенклатурные знаки самогоразличного свойства, текстовые обозначения и т. д.Все сокращения слов и наименований в документах должны бытьобщепринятыми и понятными. Следует помнить, что насыщенность текстасокращенными написаниями в целом снижает официальный тон документа.Чтобы не ошибиться в выборе сокращений, нужно пользоваться словаремсокращений.В текстах документов не должно быть разнобоя в написании названий лиц,должностей, учреждений, географических названий, терминов и т. п. Нежелательны и спонтанные (авторские) сокращения. Но можно использоватьсокращения, принятые в данном документе. При этом в скобках указываетсяпринятый вариант сокращения или аббревиатуры непосредственно послепервого упоминания полного написания сокращенного слова илисловосочетания. Например: финансовый менеджмент (ФМ). Во всехдальнейших упоминаниях в тексте этого термина, он пишется толькосокращенно. Если сокращений в тексте много или текст содержит более пятистраниц, целесообразно все сокращения сводить для расшифровки объясненийна одной странице в начале или в конце документа. Сокращать одно и то жеслово или словосочетание по-разному или писать их в одном месте полностью,а в другом сокращенно не допускается

17. Характ. организ. документов. Требования к оформлению устава, положения о структурном подразделении, должностной инструкции штатном расписании, структуре и штатной численности.

Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Основные разделы текста устава:общие положения;организационное единство;регламент деятельности;финансово - материальная база;отчетная и ревизионная деятельность;порядок ликвидации и ответственность по делам организацииДолжностная инструкция - организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно - технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц.. Основные разделы текста должностной инструкции:общиеположения;должностныеобязанности;права;ответственность. Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Положения бывают индивидуальные и типовые Основные разделы текста положения:общиеположения;основныезадачи;функции;права;организация работы.

Штатное расписание – организационно-распорядительный документ, который содержит сгруппированный с учетом структуры управления организации перечень наименований должностей служащих и профессий рабочих с указанием их количества по каждому наименованию, квалификации и размеров должностных окладов (ставок). УСТАВ - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Содержание устава в соответствии с законодательством должно включать: наименование учреждения, организации, предприятия, его вид; местонахождение (почтовый адрес); предмет и цель деятельности; порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.); порядок распределения прибыли; порядок образования учреждения (организации, предприятия), порядок управления и прекращения деятельности; органы управления (внутренняя организационная структура).В зависимости от вида организации (учреждения) в устав могут быть добавлены другие сведения: для банков - перечень проводимых банком операций и его функции; для акционерных обществ - сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др. Текст устава может содержать следующие разделы: 1. Общие положения. 2. Акционерный капитал (уставной капитал). 3. Порядок деятельности. 4. Управление. 5. Учет и отчетность, распределение прибыли. 6. Прочие накопления. 7. Прекращение деятельности.

18. Требования к оформлению распоряд.документов.  Приказы по основной деятельности, по личному составу.

Требов к оформРаспорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации.. К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, решения, постановления.Приказ – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации, направленный на решение основных задач, стоящих перед данным органом.Приказы в организации делятся на два вида: приказы по личному составу и приказы по основной деятельности.Приказы по личному составу касаются всех изменений, происходящих с кадрами – прием на работу, увольнение, перевод, предоставление отпусков и так далее. Приказы по основной деятельности охватывают все изменения, происходящие в структуре организации – реорганизация, ликвидация, реструктуризация, регулирование финансовых вопросов, вопросов материально-технического снабжения и так далее. Приказы оформляются либо на общем бланке, либо на бланке конкретного вида документа.

К приказам по личному составу относят приказы о приеме на работу, переводе (перемещении) на другую работу, увольнении, поощрении, предоставлении отпуска, командировании, наложении дисциплинарного взыскания и др.

Любые взаимоотношения между нанимателем и работником, будь то заключение, расторжение или просто изменение условий трудового договора, оформляются приказом нанимателя, и поэтому принципиально важно знать, что такое приказ и как правильно его составить и оформить. Отдельно от приказов по основной деятельности организации издаются приказы по личному составу: о приеме на работу, перемещениях по службе, увольнении с работы, предоставлении отпусков, наложении взысканий, поощрениях и др. Составление вместо приказов записок о приеме на работу, увольнении, переводах не допускается. Помимо специфических атрибутов различных видов приказов по личному составу все они должны содержать следующие обязательные реквизиты: - наименование организации, издающей документ; - код организации - автора документа; - название вида документа; - дату и регистрационный номер; - место издания; - заголовок; - текст; - визы; - подпись.

19. Требования к оформлению справочно-информацион.документов. Оформление протоколов и выписок из протоколов, актов, записок.

спрдокПодавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению в отличие от них. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.Акт - информационно - справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей. Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно - ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ. В отдельных случаях акт может быть составлен одним уполномоченным лицом или несколькими должностными лицами. Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегустации; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; ревизии; расследования несчастных случаев, аварий и др.

20. Документы по личному составу. Трудовой договор, книжка, личная карточка.

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);трудовые книжки;личные дела лицевые счета по заработной плате.Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. При работе с этими документами необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан относятся к категории конфиденциальной информации. Трудовой контракт (договор) – документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового контракта являются организация (предприятие) и работник. Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников организации (предприятия) на другую работу. Заключение трудового контракта с работником не исключает издания приказа по личному составу о зачислении его на работу.Трудовые книжки на работников ведут на всех предприятиях, в организациях независимо от их формы собственности.Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. Личная карточка Основным документом по учету персонала организации (предприятия) является личная карточка формы Т-2, которая заводится на каждого работника, принятого на постоянную или временную работу.Все записи в карточке при её оформлении делаются на основании документов, предоставленных работниками

21. Состав личного дела. Характеристика и оформление документов, входящих в него.

Личное дело включает документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности, либо о студенте и его обучении в ВУЗе. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени (все время работы или учебы). Они входят в состав документов по личному составу. Документы:заявление о приеме на работу;трудовое соглашение (контракт), дополнительные соглашения;личный листок по учету кадров и дополнение к нему;анкета (автобиография);документы об образовании (копии);документы об утверждении в должности (копии или выписки), в том числе это могут быть выписки из протоколов учредителей, акционеров, ученых советов, документы конкурсных комиссий, результаты тестирования;рекомендательные письма или характеристики;должностные инструкции (регламенты);аттестационные листы, отзывы, представления;паспортные данные, свидетельство о браке и т.д. (копии);заявления и приказы (копии или выписки) о переводе на другую должность, представления, справки-объективки; и др

22. Характеристика расчетно-денежной документации.

Обязательным условием осуществления финансово-расчетных операций является их документирование. Ни одна расчетная операция не может быть проведена без подтверждения ее соответствующими документами.Отличительной чертой расчетно-денежной документации является ее строгая стандартизация. Для стандартных документов устанавливаются определенные реквизиты, место их расположения, формат, цвет и качество бумаги.Финансово-расчетная документация оформляется в основном на специальных бланках.Платежи организаций друг другу за продукцию, товары, услуги, а так же их расчеты с финансово - кредитной, налоговой системой осуществляется главным образом в безналичном порядке, т.е. посредствам перечисления денежных средств в банк со счета плательщика на счет получателя.Банковские правила предусматривают разнообразные формы безналичных расчетов. Расчетные операции и учет средств предприятия осуществляет такое структурное подразделение, как бухгалтерия.

23. Деловое письмо. Виды, реквизиты, составление и оформление. Служебный речевой этикет в деловом письме. Информационность и убедительность делового письма.

Как известно, всю информационную документацию, на основе которой принимаются управленческие решения, условно разделяют на справочно-информационную и справочно-аналитическую.К справочно-информационным документам в первую очередь относят деловые записки, переписку, протоколы, предложения, представления.Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов - деловые письма, телеграммы, телексы, телефонограммы, факсограммы (факс), электронные сообщения и др. Переписка используется для реализации информационных связей между организациями – как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.Особо в деловой переписке выделяют наиболее массовый вид управленческой документации - деловые письма Письмо - обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. [4]Деловыми (служебными) письмами называют все документы, которые служат для связи организации (учреждения) с внешними структурами. Даже если уже достигнута устная договоренность, подтверждение ее деловым письмом будет гарантом соблюдения ее деловым партнером.Все разнообразие деловых (служебных) писем классифицируют по различным признакам.По теме деловые письма разделяют на коммерческие и собственно деловые:: По выполняемым функциям деловые письма разделяют на письма-ответы и инициативные письмаПо признаку адресата деловые письма разделяют на обычные и циркулярные:По композиции деловые письма разделяют на одноаспектные и многоаспектные:По форме отправления деловые письма разделяют на:традиционные почтовые отправления );электронные письма и факсПо структуре деловые письма разделяют на:регламентированные, нерегламентированные,По цели деловые письма разделяют на:информационные, рекламные письма

24. Претензионное-исковые документы. Письмо-претензия, исковое заявление. Документирование хозяйственных споров.

Претензия - документ о нарушении контрактных обязательств и требование о возмещении убытков стороной, нарушившей эти обязательства.Претензии предъявляются в отношении - качества товаров, объемов и его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий контракта. Доказательством обоснованности предъявления претензий служат приложения к претензии, такие документы, как: акт приёма-передачи товара по количеству и качеству, коммерческий акт, сертификат качества и др.Претензия подписывается - руководителем предприятия, гл. бухгалте-ром и заверяется печатью. Согласно действующему законодательству, предприятия и организации обязаны принять меры к непосредственному урегулированию разногласий путем предъявления претензий.В целях урегулирования споров виновной стороне направляются претензионные письма.Руководители предприятий и организаций, получив претензионное письмо, обязаны своевременно рассмотреть претензии, удовлетворить обоснованные требования и дать мотивированные ответы при отклонении претензий.В претензионном письме, кроме общих реквизитов письма, должны быть указаны:• требования, предъявляемые заявителем организации, которой направляется претензия, и подробный расчет сумм, которые заявитель просит перечислить ему;• основания требований заявителя;• срок для ответа на претензии, если этот срок не установлен специальным нормативным актом;• при необходимости — банковские реквизиты заявителя.

25. Деловое письмо иностранному корреспонденту. Характеристика реквизитов и стиль оформления.

Деловое письмо-самым распростр управленческим документом. В отличие от других видов управленческих документов, таких как приказ, акт, протокол и других, в письме в наибольшей степени проявляются личность исполнителя, его профессиональная подготовка, грамотность, нестандартность языка и стиля текста. [1]Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже мелкое несоблюдение правил может сделать его дефектным с юридической точки зрения. [2]Деловое письмо иностранному корреспонденту имеет четкую структуру, определенный набор реквизитов и стабильное расположение каждого из них ( см. прил. [3]Деловые письма оформляют на бланках по ГОСТ Р 6.30 - 97 ( рис. 2.3 - 2.6), как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном органами власти и вышестоящими организациями. Формат А5 используют, если письмо не превышает 7 - 8 строк. [4]Деловые письма обычно пишутся на фирменных бланках, отпечатанных типографским способом. В заголовке письма указаны название орг ( объединения, фирмы), почтовый и телеграфный адрес, номер ( а) телефона ( телефонов), телекса ( телексов), а с возникновением факсимильной связи и номер факсимиле, и иногда некоторая другая информация, как-то: фамилии руководящих официальных лиц, официальное лицо, на чье имя, по желанию компании, должна направляться вся корреспонденция, специально обозначенное свободное место для индексов писем ( шифра, ссылки), для даты, входящих и исходящих данных письма. [5]Деловые письма должны быть точными и простыми, вежливыми и искренними, сжатыми и краткими. Это означает выбор простых естественных, коротких слов и предложений, открытое и искреннее признание ошибок, выбор сжатых выражений и предложений, а не расплывчатых, многословных, без повторов и ненужных слов, без избыточной информации.

26. ДП по обращению граждан. Законодательная база. Организация работы. Порядок заполнения регистрационно-контрольной карточки.
Делопроизводство по обращениям граждан в органах, учреждениях, организациях и на предприятиях ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на специально назначенных для этого должностных лиц. Все поступающие обращения граждан в органы, учреждения, организации или на предприятия должны быть зарегистрированы в регистрационно-контрольных карточках в день их поступления. Обращение должно быть рассмотрено не позднее одного месяца со дня его поступления, а не требующие дополнительного изучения и проверки - не позднее 15 дней, если иной срок не предусмотрен законом. Письменное обращение должно содержать подпись гражданина с указанием фамилии, имени и отчества, данные о месте жительства или работы (учебы), изложение существа предложения, заявления или жалобы. Регистрационно-контрольные карточки заполняются не менее чем в двух экземплярах. Один экземпляр карточки вместе с обращением передается исполнителю, второй - помещается в контрольную картотеку. По мере исполнения обращения граждан первые экземпляры регистрационно-контрольных карточек из контрольной картотеки перемещаются в справочную картотеку.  рок хранения обращений граждан, регистрационно-контрольных карточек, документов по рассмотрению и разрешению обращений - 5 лет (в случае неоднократного обращения - 5 лет после последнего рассмотрения).

ПАМЯТКА ПО ЗАПОЛНЕНИЮ РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОЧКИ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

Обращения граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках, имеющих следующий состав реквизитов:
номер карточки - регистрационный индекс, состоящий из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения;
фамилия, имя, отчество автора обращения;
адрес - место жительства или работы, номер телефона. Для писем без подписи делается запись "без подписи";
дата поступления - дата поступления обращения по почте, на личном приеме или переданного для регистрации каким-то другим способом;
количество листов - общее количество листов обращения и приложенных к нему документов;
даты повторных обращений - даты поступлений предыдущих обращений;
вид обращения - предложение, заявление или жалоба;
социальная группа - принадлежность к соответствующей социальной группе населения;
тематика - отнесение обращений к определенной теме;
корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма - наименование органа, учреждения, организации или предприятия, переславших обращения;
содержание - краткое содержание поступившего обращения. Формулируется, как правило, с помощью отглагольного существительного в предложном падеже, начинается предлогом "о" и должно отвечать на вопрос "о чем"?;
резолюция - решение руководителя или другого должностного лица органа, учреждения, организации, предприятия об исполнении или разрешении вопроса, содержащегося в обращении;
документ направлен на исполнение - наименование структурного подразделения и фамилия должностного лица органа, учреждения, организации, предприятия, отвечающего за разрешение обращения;
дата отправления - дата направления обращения на рассмотрение и исполнение;
срок исполнения - дата исполнения, указанная в резолюции или установленная законодательством Республики Беларусь;
дата исполнения - дата документа, содержащего окончательное решение.
Запись о последующих резолюциях, их содержании и сроках исполнения производится в соответствующих графах строк с указанием нового срока и фамилии руководителя или другого должностного лица, подписавшего резолюцию;
контрольная отметка в форме буквы "К" - отметка о постановке на контроль, которая проставляется на верхнем поле карточки в ее правой стороне.
Графы "Документ на исполнение направлен", "Дата отправления", "Срок исполнения", "Дата исполнения" и "Контрольная пометка" заполняются при каждом перемещении документа;
ход рассмотрения - записи о промежуточных решениях по обращениям граждан, запросах и полученных ответах;
результат решения - дата, регистрационный индекс и заголовок ответного документа с указанием принятого решения (удовлетворено, отказано, разъяснено);
отметка о снятии с контроля - должность, фамилия и инициалы должностного лица, принявшего решение о снятии с контроля;
документ подшит в дело N __, л.__ - индекс дела по номенклатуре, номер тома и листов. Заполняется после подшивки документов в дело.

27. Организация документооборота (показатели, принципы, методы). Технологический процесс обработки входящих документов.

. Документопоток - это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др. В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:- поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.(15. с. 69)- потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Основным принципом документооборота является  то,  что  ни  у  кого  не существует  локальных  архивов  документов.  Любой  входящий  документ,   не попавший в  общий  архив  документов,  является  потенциальным  клиентом  на неисполнение.  В  организации  есть   соответствующая   служба,   а   именно канцелярия,  которая  отвечает  за  прохождение  документов.  Документы   не учтенные в канцелярии теряются чаше всего.

28. Технологический процесс обработки исходящих и внутренних документов.

Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации).

Обработка исходящих документов включает: составление чернового документа; подготовку проекта документа; его согласование (визирование); удостоверение документа; отправку документа.

За подготовку проекта исходящего документа отвечает исполнитель. В процессе подготовки исходящего документа исполнитель самостоятельно осуществляет составление черновика, подготовку проекта документа, его согласование (визирование). Он должен принести в службу ДОУ проект документа, который требует проставления необходимых удостоверяющих реквизитов (подписи, даты подписания, исходящего регистрационного индекса, при необходимости грифа утверждения, печати). Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки и передать его на доработку.  К внутренним документам относятся докладные, объяснительные записки, протоколы, акты, заявления. Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе исполнения — входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение). Внутренние документы имеют ряд особенностей их обработки, которые определяются видовой принадлежностью документов: проекты приказов обязательно визируются представителем юридической службы; протокол не имеет этапа подготовки проекта, а также согласования и визирования. Передача документов входящих, исходящих и внутренних может осуществляться: фельдъегерской или курьерской связью; секретарями; с помощью технических средств.

29. Регистрация, контроль, сроки исполнения документов. Поисковая система документов организации.

Регистрация документа - запись основных сведений о документе в журнале (на карточке) или в памяти ПК с последующим проставлением на документе номера и даты регистрации.Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.Существуют несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная.Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т. е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, канцелярии) или одним работником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации. Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях.В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная система регистрации.Регистрация должна быть однократной, т. е. зарегистрированный документ не должен регистрироваться повторно при его перемещениях внутри предприятия.

30. Составление номенклатуры дел.

Составление номенклатуры дел — это процесс разработки документа, систематизирующего и отражающего список дел, ведущихся в организации. Составление номенклатуры дел должно соответствовать определённым правилам. На практике при сколько-нибудь крупном документообороте (когда невозможно помнить каждый документ отдельно) использование номенклатуры дел является практически обязательным для работы отделов бухгалтерии и кадровой службы Составление номенклатуры дел подразумевает охват всех документов, созданных организацией с момента основания. Основная задача данного списка — это систематизация всех бумаг и определение как системы архивного хранения документов, так и процесса работ с ними. Важной практической стороной применения номенклатуры дел является тот факт, что этот документ содержит сроки хранения для каждого дела, что даёт возможность определять ценность документов в кратчайшие сроки, а также очень помогает в составлении различных описей. Номенклатура дел является одним из базовых документов в делопроизводстве компании: на основе данного документа может разрабатываться картотека и система регистрации новых дел.

31. Формирование дел .

Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 
При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: 
Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно. Группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Объем дела не должен превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). Распорядительные документы формируются в отдельные дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями, при этом обычно уточняют их авторскую принадлежность: приказы министра, распоряжения главы администрации и т.д., и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями. Не допускается формирование в одно дело разных видов распорядительных документов (например, приказов, распоряжений и указаний). 
Оформление дел. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела временного, до 10 лет включительно, срока хранения подлежат частичному оформлению. Дела допускается хранить в скоросшивателях, в них не проводить пересистематизацию документов внутри дел, листы дела не нумеровать, а заверительные записи не составлять. Завершенные дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению.

32. Экспертиза ценности документов. Оформление дел и составление описи дел.

Экспертиза ценности документов – изучение документа на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора. Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством архива. Опись дела – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: 1) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело имеет несколько томов (частей), то каждый том (часть), включая сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным порядковым номером); 2) порядок нумерации дел в описи – валовый; 3) графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; 4) при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а остальные однородные дела обозначаются словом «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью; 5) графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт и т. д.

33. Подготовка документов  к передаче дел на хранение. Ведомственное и государственное хранение. Хранение документов реорганизованных и ликвидируемых организацией.

Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются  на   длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должны проводить квалифицированные специалисты, которые в своей деятельности должны руководствоваться действующем архивном законодательством. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, копии документов и документы с временными сроками хранения. Одновременно проводится отбор документов и дел временного (до 10 лет включительно) хранения с истекшими сроками хранения.По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения (до 10 лет включительно).

 При реорганизации государственных и муниципальных организаций архивные документы передаются правопреемникам реорганизуемых организаций. При этом в случае преобразования государственных и муниципальных организаций с изменением форм собственности имущества этих организаций архивные документы могут быть переданы на временное хранение вновь возникшим организациям-правопреемникам. При реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами.

34. Виды архивов. Перечни документов с указанием сроков хранения.

Перечень документов со сроками хранения - это систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.  Перечень документов со сроками хранения может включать документы, которые образуются при документировании управленческих функций (как общих, так и специальных, присущих конкретному направлению или виду деятельности), выполняемых организациями независимо от их уровня и масштаба деятельности и формы собственности. Перечень, в котором закрепляются нормативные сроки хранения документов, возникающих при документировании общих для всех или большинства организаций, т.е. однотипных функций, является перечнем типовых документов (типовым), имеющим обязательный характер. Перечень, закрепляющий сроки хранения документов, возникающих в деятельности однотипных, однородных организаций (например, акционерных обществ), является примерным перечнем, имеющим рекомендательный характер. Перечень, в который включены документы, отражающие специфические функции организаций, виды и направления их деятельности, документы отрасли, относится к ведомственным перечням. Перечни документов со сроками хранения помогают:  - систематизировать документальный фонд организации по её функциям и направлениям деятельности при разработке номенклатур дел и других классификаторов;    - выявлять значение тех или иных видов документов для деятельности организации и осуществлять их отбор на архивное хранение или выделение к уничтожению;   -применять по отношению к конкретным документам организации типовые/унифицированные, нормативно установленные сроки хранения;   - определять конкретные сроки хранения разновидностей документов, образовавшихся в деятельности организации, применяя к ним срок, установленный в перечне по отношению к категории или виду документов;   - соблюдать правила формирования документов в дела, т.е. не подшивать в одно дело документы с разными сроками хранения (если это дело – не досье);    - обосновывать решения, принимаемые экспертными комиссиями (ЭК) организаций и экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) государственных и муниципальных архивов;    - обеспечивать сохранность документов и качественное формирование архивного фонда организации.

35. Особенности ДП в различных экономических сферах, согласно разных специальностей студентов.

Делопр-во в организации. Документирование управленческой деятельности заключается в создании управленческих документов – фиксации на бумаге или других носителях управленческих действий по установленным правилам. Документирование управленческой деятельности может осуществляться как рукописным способом, так и с помощью технических средств.Состав документов, образующихся в деятельности организации, определяется ее компетенцией, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоличный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между организациями одного или различных уровней управления и т.п.Юридическим основанием создания организационно-распорядительных документов в деятельности организаций являются:акты законодательства Республики Беларусь;решениясудов;предписания государственных органов и должностных лиц;поручения вышестоящих организаций;осуществление исполнительной и организационно-распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее функций и задач в соответствии с ее компетенцией.Организации ведут переписку с вышестоящими, подведомственными, сторонними организациями, гражданами в целях выполнения поставленных перед ними задач и реализации возложенных на них функций.Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.При оформлении документа не на бланке в наименование должности включается полное наименование организации. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.При подписании распорядительных и исходящих документов подписывается первый экземпляр документа.При оформлении актов, протоколов, совместных документов подписи проставляются на всех экземплярах документа.Документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри организации – со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее – с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование).

36. Конфиденциальное ДП. Работа с документами, содержащие служебную и коммерческую тайну.

Конфиденциальное делопроизводство - это разновидность работы с документами, которая в качестве составной части входит во многие курсы делопроизводства. Работа в этой сфере тесно связана с понятием коммерческой тайны. Это вид информации, доступ к которой тем или иным образом ограничен, причём это ограничение связано с интересами её обладателя и его коммерческой деятельностью, то есть деятельностью, направленной на получение прибыли. При этом нужно отметить, что коммерческую деятельность могут осуществлять и некоммерческие организации в той мере, в которой она соответствует её целям. Соответственно, понятие коммерческой тайны имеет отношение и к осуществлению делопроизводства в некоммерческих организациях.Кроме того, наряду с понятием коммерческой тайны, курсы делопроизводства рассматривают и понятие служебной тайны, также имеющее отношение к конфиденциальному делопроизводству. Служебная тайна - это информация, которая принадлежит органам власти на различных уровнях и при этом составляет коммерческую тайну каких-либо других субъектов или имеет особую ценность для самих органов власти. Доступ к этой информации ограничен соответствующими предписаниями и осуществляется по служебной необходимости.Таким образом, конфиденциальное делопроизводство включает в себя работу с документами, составляющими служебную или коммерческую тайну. При этом не существует общегосударственных нормативных актов, которые регламентировали бы делопроизводство в этой области. Поэтому правила работы с такими документами могут существенно отличаться на каждом конкретном предприятии или фирме. Однако в любом случае они руководствуются определёнными общими принципами, служащими для обеспечения информационной безопасности.

37. Кадровое ДП. Документирование приема на работу, увольнения с работы. Обеспечение документирования и организация работы с официальными документами называется делопроизводством. Организация хранения документов именуется архивным делом. Сегодняделопроизводство и архивное дело все чаще переводятся на рельсы автоматизации, в организациях внедряется электронный документооборот. Налаженное, четкое делопроизводство важно в работе любого отдела, в том числе и в кадровой службе. Ведь кадры, как известно, решают все. Кадровое дело в наше время является весьма обширным участком мировой экономики. Работу с кадрами ведут все продвинутые организации, предприятия и учреждения. Эта работа включает в себя организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную деятельность, кадровые вопросы, контроль и прочее. Без данной деятельности невозможно функционирование ни одной фирмы или организации. 
Как же грамотно организовать такую работу? Естественно, тут помогут квалифицированные кадровые специалисты. Они подберут необходимый персонал, учитывая возможности будущих работников, приведут в порядок кадровые документы и подготовят решения по выходу из сложных ситуаций. Люди издавна стоят перед проблемой подбора требуемых кадров. В древности она решалась с помощью завоеваний, теперь же человечество предпочитает действовать мирным путем. Можно смело утверждать, что кадровые специалисты всегда будут востребованы на рынке труда. Менеджер по подбору персонала, делопроизводитель отдела кадров, специалист кадровик, начальник кадровой службы – овладеть этими профессиями не особо сложно, а от грамотных специалистов не станет избавляться ни один руководитель, какой бы кризис ни переживала компания. Достаточным доказательством может служить тот факт, что кадровые подразделения сегодня есть и в гигантах мировой индустрии, и в фирмах малого и среднего бизнеса по всему миру. В нашей стране подбор качественного персонала – задача не из легких, поэтому справиться с ней может только грамотный кадровик. Опираясь на личный опыт, используя проверенную практику поиска сотрудников, он найдет именно таких людей, которые нужны руководителям фирмы. Обычно подбор персонала осуществляется несколькими способами. Среди них можно отметить следующие: личные связи сотрудников, объявления в СМИ, заказ кадровому агентству. А наибольший эффект будет от сочетания всех или нескольких способов.

38. Характеристика средств поиска, хранения и транспортировки документов. Эксплуатация и использование оргтехники.  

Средства механизации и автоматизации управленческого труда называются средствами организационной техники (оргтехники). К этим средствам относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами обработки документов..Малая оргтехникаСредства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем месте, называют малой оргтехникой. В настоящее время данное определение не соответствует действительному положению вещей, поскольку практически большая часть номенклатуры средств изменила свои габариты, технические характеристики и прочие, появились новые устройства и приспособления, размещаемые на рабочем столе и используемые индивидуально. По современной классификации к таким средствам можно отнести персональные компьютеры и их периферийные устройства, копировальную технику индивидуального использования, телефон, телефакс и т.д. Поэтому принято считать, что малая оргтехника – эта вся «конторская мелочь» (карандаши, ручки, ластики, клей и пр.), которая применяется каждым сотрудником для своего повседневного труда.Классификация средств организационной техники носители информации;средства составления и изготовления документов;средства репрографии и оперативной полиграфии;средства обработки документов средства хранения, поиска и транспортировки документов;другие средства оргтехники;

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализации; применением технических средств для создания оптимального температурно-влажностного режима хранения, проведения санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ; применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и тому подобное)Здания  для государственных архивов  могут быть построены специально или переоборудованы из других помещений. Они должны быть удалены от промышленных предприятий, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.), от объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.), а также в соответствии с требованиями строительных норм и правилПригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива.  Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплётах, применением на окнах светонепроницаемых и светорассеивающих штор и т. п. Документы на электронных носителях хранятся в условиях, исключающих прямое попадание света, и подлежат дополнительной защите от агрессивных примесей в воздушной среде (сернистого газа, сероводорода, паров ртути, окислов азота, аммиака), электромагнитно-ионизационного (радиационного) воздействия.Защита  архивных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света осуществляется во всех помещениях архива при любых видах работы с архивными документами.

Эксплуатаци оргтехники- Этопроцесс ее исп-ия по назначению, т е для осуществления ф-ций, для которых ее приобрели.Эксплуатация- стадия жизненного цикла изделия,, на которой реализуется, поддерживается или восстанавливается его качество.В ходе эксплуатации оргтехники необходимо техническое обслуживаение, а также может возникнуть необходимать в ее ремонтеи или модернизации. Понятие техническое обслуживание, ремонт и модернизация имеют общие черты и нередко бывает что одно понятие может быть подменено другим, что может повлечь за собой ошибку при отражении соответствующих операций в бух и налоговом  учете.

39. Классификация организационной техники. Сравнительная характеристика способов копирования размножения документов. Принцип работы ксерокопировального аппарата и ризографа

Средства копирования и размножения документов: 1сркдства оперативной полиграфии:гектграфическая печать, офсктная печать, трафаретная печать, электроно-трафаретная печать 2 Средства репрографии: электронно графическое копирование, термографическое , дизаографическое, фотографическое, электрографической. Операции копирования и размножения документов (статей, объявлений, рекламных проспектов и др.) весьма распространены в деловом бизнесе и других областях трудовой и общественной деятельности.

.  [pic 1]

Принципиальное отличие средств копирования от средств малой полиграфии заключается в том, что при копировании копия снимается непосредственно с документа-оригинала, а при размножении - с промежуточной печатной формы, изготовленной с документа-оригинала.

40. Классификация организационной техники. Средства обработки документов. Средства административно-управленческой связи.

Существует много разновидных средств, созданных для автоматизированной работы с бумажными изделиями: адресовальные, фальцивальные, листоподборные машины, штемпелевальные устройства, ламинаторы, бумагорезательное оборудование, средства для уничтожения документов и многие другие. Далее расскажем подробнее об каждом из этих приспособлений.Адресовальные машины предназначены для впечатывания в документы стандартных фрагментов текстов, например адресов клиентов, заявлений, заголовков счетов, платежных документов. Адресовальная машина, оперативно выбирая из числа сохраненных материалов или в картотеке штемпелей-шаблонов фрагмент текста, копирует его на документы или этикетки. Для удобства ручного выбора, фрагменты вставляют в стандартные разноцветные рамки. Тексты для распечатки в адресовальных машинах могут быть получены из компьютера.Маркировальные машины (франкировальные) – устройства, которые вместо марок печатают на конвертах почтовые штампы, указывая дату отправления и сумму оплаты. Во время печати на счетчике маркировальной машины накапливаются подсчитанные суммы платежей. Такие почтовые штампы, кроме стандартного оформления, могут содержать краткое рекламное объявление организации (например, ее название, адрес и телефоны).Штемпелевальные устройства или нумераторы используют для печатания на бумагах коротких цифровых ведомостей, например номеров, даты, индексов и т.д.

. Традиционным и весьма распространенным способом передачи документов является ручная и механическая их перевозка. Такой способ не требует особых затрат, и в то же время гарантирует полную достоверность получения информации адресантом, ведь проходит непосредственный контроль в пунктах регистрации. Однако, в наши дни существует и более оперативный способ передачи информации – автоматизированные системы администр-но-управленческой связи.Система передачи информации (СП) – это совокупность определенных средств, которые служат для передачи информации.Абонентами системы автоматической передачи информации являются источник и потребитель. Средствами передачи могут быть ЭВМ, различные датчики, исполнительные устройства, системы хранения информации, а также люди. Структура системы передачи состоит с канала связи, передатчика информации и приемника этой информации.С помощью передатчика, по каналу связи, от абонента поступает сообщение в виде сигнала, приемник же, преобразовывает обратный сигнал в сообщение абоненту. В идеале эти сообщения передатчика и приемника во времени должны полностью соответствовать, но в каналах связи возможны помехи, в следствии которых соответствие нарушается и тогда говорится о недостоверной передаче информации.Основные качественные показатели системы передачи информации: пропускная способность;достоверность передачи информации;надежность работы.

41. Стратегия развития информационного общества в РБ. Концепция электронного правительства Электронные услуги учреждения.

.Информац-ое общество – современный этап развития цивилизации с доминирующей ролью знаний и информации, воздействием ИКТ на все сферы человеческой деятельности и общество в целом.Развитие информационного общества является одним из национальных приоритетов республики и рассматривается как общенациональная задача, требующая объединения усилий государства, бизнеса и гражданского общества. При этом ИКТ отводится роль необходимого инструмента социально-экономического прогресса, одного из ключевых факторов инновационного развития экономики.Формирование информационного общества обеспеч-ся наличием развитого чел-ого капитала, высокого научного потенциала, системы гос-ой поддержки разработки ИКТ.

Концепция Электронное правительство — способ предоставления информации и оказания уже сформировавшегося набора государственных услуггражданам, бизнесу, другим ветвям государственной власти и государственным чиновникам, при котором личное взаимодействие между государством и заявителем минимизировано и максимально возможно используются информационные технологии.Электронное правительство — система электронного документооборота государственного управления, основанная на автоматизации всей совокупности управленческих процессов в масштабах страны и служащая цели существенного повышения эффективности государственного управления и снижения издержек социальных коммуникаций для каждого члена общества. Создание электронного правительства предполагает построение общегосударственной распределенной системы общественного управления, реализующей решение полного спектра задач, связанных с управлением документами и процессами их обработки[1].Задачи электронного правительстваоптимизация предоставления правительственных услуг населению и бизнесу;поддержка и расширение возможностей самообслуживания граждан;рост технологической осведомленности и квалификации граждан;повышение степени участия всех избирателей в процессах руководства и управления страной;снижение воздействия фактора географического местоположения;

42. Основные нормативные правовые акты, регламентирующих работу с документами в электронном виде. Закон РБ « О электронном документе и ЭЦП». Анализ понятия «электронный документ».

Особенностиоформл,обработ-ки и хранения документов в электронном виде регулир-ся глав.18 Инс-ии №4и актами. Осн.актамиявл.Закон.РБ «Об электронном документе и ЭЦП» от 28.12.2009г.№113-З, а так же закон РБ «Об инфо-ии, информати-ии,и защите информа-фии» от 10.11.2008г№455-З., Методичческие рекомендации по по организации работы с электр.док-миворг-ях ;Инструкция «Об орга-ции работы с доку-ми в электронном видев архиве орг-ии; СТБ 1221-2000 «Документы электронные.Правилавыполнения,обобщения и хранения» СТБ 1176.2-99 «Информационная технология.Защитаинформации.Процедуравыроботки и проверки ЭЦП» Электро-ым до-том приз-ся тот документ который заверен ЭЦП. ЭЦП-последо-ть символов, явл.реквизитомэлект.документаипредназначена для подтверждения целостности и подленности. Элек-ый док-нт- документ в электронном виде с реквизитами,позволяющими установить его целосность и иподленность. Документ в элект-ом виде-это доку-ты явл.аналогами или электронными версиями бумажных, пересылаемых по каналам электронной почты с целью сокращения временных и финановых затрат на ихтирожированиеи на отправку по обычной почте. Согласно закону №113-З, ЭД заверенный ЭЦП,приравнивается к документуна бумажном.   Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям: · создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных, программно-технических и технических средств; · быть представляемым в форме, доступной и понятной для восприятия человеком; · иметь определенную структуру: состоять из двух неотъемлемых частей – общей и особенной. В общей части электронного документа находится само содержание документа. А особенная частьэлектронного документа состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей. ЭД имеет внутреннюю и внешнюю формы представления. Внутренней формой представления электронного документа является файл, в который сохранена информация, составляющая электронный документ.Внешней - является воспроизведение электронного документа на электронном средстве отображенияинформации. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – это блок информации, который добавляется к файлу данных подписантом и защищает файл от несанкционированной модификации, а также указывает на подписанта, владельца подписи. Таким образом, двумя важными функциями ЭЦП являются: обеспечение целостности и подлинности электронного документа. Для функционирования ЭЦП используются 2 ключа защиты (которые сохраняются в разных файлах):  Секретный (личный) ключ, который хранится у подписанта (например, на дискете, USB-брелоке, устройстве Touch Memory, Smart-карте и т.п.) · Открытый ключ, который публикуется в общедоступном специализированном справочнике, к которому обеспечен свободный доступ получателей ивозможность проверки того, что данный открытый ключ принадлежит именно этому подписанту. Эти функции выполняют специальные учреждения –удостоверяющие центры по сертификации открытых ключей.

43. Планирование ЖЦ документа. Юридическая сила и хранение ЭД.

Планирование жизненного цикла электронного документа-опреде-ие требований к ЭД,при  соблюдении которых он будет доступен и воспроизводим на всех стадиях жизненного цикла.Сущ-ют стадии создания,обращения,и архивного хранения и/или утилизации. Планирование осуществляется в соответствии с перечнем типовых электронных документов, образующихся в результате деятельности организации. Перечень необходимо согласовать с госорганом по делопроизводству и архивам.В процессе планирования электронного документооборота должны принимать участие:специалисты по информационным вычислительным системам, в которых происходит электронный документооборот: создание и/или обращение электронных документов;специалисты службы стандартизации и ответственные за хранение электронных документов в организации;специалисты госоргана по делопроизводству и архивам или уполномоченной организации.Процесс планирования включает:установление процедуры согласования, утверждения и регистрации каждого вида электронного документа, включая выработку электронной цифровой подписи;классификацию электронных документов в соответствии с перечнем типовых электронных документов и установление сроков их хранения;предварительную экспертизу ценности видов электронных документов в соответствии с классификацией и составление перечня электронных документов постоянного срока хранения;разработку требований защиты электронных документов и определение процедуры доступа к ним;определение процедуры резервного копирования и хранения резервных копий электронных документов;установление процедуры хранения, внесения изменений и тиражирования электронных документов, а также уничтожения электронных документов, не подлежащих постоянному хранению;определение процедур передачи электронных документов на ведомственное хранение и создания сопроводительных документов, согласование форматов данных электронных документов и дополнительных реквизитов информационно-поисковых характеристик;определение порядка ведомственного хранения электронных документов с различными сроками хранения;

44. Удостоверение формы внешнего предоставления ЭД на бумажном носителе. Рекомендации по работы с электронными документами.

20 июля 2010 г. Постановлением Совета министров Республики Беларусь № 1086 утверждено Положение о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе. Оно является подзаконным актом к Закону Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» и призвано конкретизировать содержание статьи 20 указанного Закона, которая гласит:Копия электронного документа создается путем удостоверения в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе.Копия электронного документа должна содержать указание на то, что она является копией соответствующего электронного документа.Удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе осуществляется:нотариусом или другим должностным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия;организацией или ИП , имеющими право на осуществление деятельности по удостоверению формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе на основании специального разрешения (лицензии), если его получение предусмотрено законодательством Республики Беларусь о лицензировании.Помимо компьютера и принтера, с помощью которых можно воспроизвести форму внешнего представления и вывести ее на печать, необходимы программные  и технические средства для проверки электронной цифровой подписи (ЭЦП). Рекомендации определяют общие подходы к организации работы с ДЭВ по следующим аспектам:классификацияДЭВ;создание системы управления документами и распределениеответственности  при работе с ними.; защита документов; порядок внесения документов;орг-ия электронного документаоборота; организация учета электронной документации;экспертиза.

45. Специфика использования электронной почты в деятельности организации. Особенности работы с документами в электронном виде в архиве организации.

При работе с электронной почтой в качкствеаналага собственноручной подписи могут использоваться различные средства: Простая электронная подпись,ЭЦП и др.В качестве простой подписи может расматриваться,напримеризоброжение собственноручной подписиавтора,так же яыл.указание в конце текста сообщение электронной почты имени и фамилии автора.Необ-моучитывать,что простая ЭП сама по сеье не гарантирует подлинности документа и не подтвелждает факт внесенияв него несанкционированных изменений.Наиболее широкое применяемым юридически значемымсредствоя удостоверения документов в электр-ом виде явл.ЭЦП.КлючевымПРЕИмуществом ЭЦП явл.что она представляет гарантии подтверждения авторства,а так же неизменности документа после еносоздания.В случаи обмена док-ми по эл-ой почте со сторонними лицами и организ-ми порядок их удостоверения без при-ия ЭЦП необ-мо.

Документы в электронном виде, образующиеся в деятельности государственных органов, иных организаций (далее - организации), имеющие историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность, отражающие материальную и духовную жизнь белорусского народа, включаются в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь

Документы в электронном виде в порядке, установленном законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства, передаются в архив организации в целях накопления, обеспечения сохранности, организации их учета и использования.

46. Организация и порядок проведения экспертизы ценности электронных документов. Процедура уничтожения электронных документов.

Экспертиза  ценности электронных документов и информационныхресурсов проводится  с  целью  отбора  на  государственное  хранениесодержащейся в них информации,  которая имеет научную, практическую,историческую ценность и не  повторяется  в  документах  на  бумажныхносителях  или  приобретает  в  электронной  форме  новое  качество,которое значительно повышает удобство  использования  и  наглядностьинформации. 5. Экспертиза  ценности электронных документов и информационнресурсов  проводится  на  основании  общих и специфических критериев отбора. 5.1. К    общим  критериям  отбора  электронных  документов   и информационных ресурсов относятся:функционально-целевое назначение организации;значимость    информации    электронного    документа       или информационного ресурса;время и место создания информационного ресурса или электронногдокумента;подлинность  информационного ресурса или электронного документ и форма ее удостоверения. Необходимость своевременного уничтожения документов вытикает из общихтребований по защитеинфор-ции и докумен-ции. Эти требования содержатся в законах и нормативно правовых актах которые : определяют порядок уничтодения деловых документов с истекшами сроками хранения;регулируют защиту информации; регламентируют вопросыобеспеченияинформационнойбезопасностиорганизации.Правильно провести уничтожение можно лишь тогда когда орг-ия и сотрудники отвечающие за эту работу могут точно сказать что где и как хранится в электронных системах.Гарантированное уничтожение информации возможно только вместе с носителями. Любое уничтожение должно быть проведено,основываясь на определенных принципах: уничтожение всегда должно быть санкциониированным;Запрещается уничтожать документы имеющие отношение к предвидящему разберательству;уничтожение должно проводиться с сохранением конфид-сти содержащейся в них информацииЯ;долны быть уничтожены все копии документов.

47. Международный опыт и проблемы управления электронными документами. Автоматизированные справочно-правовые системы.

Проблемы управления документами в европейских странах в настоящее время приобретают все большую актуальность.Этообусловленоактивным внедрением в практику управления электронных документов  иэлектронно информационных систем.В управлении электро-ми док-ми в наст.время имеются следующие проблемы:1)значительное разноообразие АС ДУО не всегда совместимых между собой. 2)Существенно осложнена организация межведомственного электронного документаоборота.3)отсутствие устаявшегосяалгоритмаработы с Электр.архивными документами. 4)Непригодность ЭЦП для подтверждения юридической силы ЭД при орга-ции их архивного хранения.5)в процессе развития нормотивной базы законодателямипрактически не учитвается проблемыдолговременного хранения док-ов.6)Сложности связанные с подтверждением юридической силы архивной информации,выдаваемых на основе хранящихся в архиве ЭД.7)трудности перевода всех бумажных док-овв эл-ные для орг-ции их хранен8)сложность одновременного комплексования архивами  и бумажными и электронными док-ми.9)трудности описания и учета электронных документов при их архивном хранении.10)сложности связанные с оцифровкой архивных документов и созданием электронных архивов.

В основе современных автоматизированных информационных систем лежит совокупность структурированных данных (базы данных или базы знаний) и информационных технологий, реализующих информационные процессы. Можно классифицировать правовые информационные системы с точки зрения правового образования, в рамках которого они сложились и задачи которого решают в процессе своего функционирования, - автоматизированные системы органов прокуратуры, юстиции, судов и др. Один из основных подходов к классификации АИС в правовой сфере связан с видами обрабатываемой социально-правовой информации. Так можно выделить АИС, основанные на системе нормативных правовых актов. Например, информационно-поисковые по законодательству и справочные правовые системы. Для этих систем проблемы систематизации информации связаны с вопросами классификации и систематизации нормативных правовых актов.

48. Автоматизация ДОУ. Проблемы автоматизации ДОУ в РБ

Под системой автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ) следует понимать любую автоматизированную систему, предназначенную для решения задач документирования, организации работ с документами и документооборота, независимо от объекта автоматизации, будь то орган государственной власти, коммерческий банк, торговая компания или любая другая организация. Важно, чтобы управление в данной организации осуществлялось в соответствии с требованиями нормативно-методических документов.Можно выделить три основных способа реализации системы автоматизации ДОУ:)разработка оригинальной системы автоматизации системы ДОУ;)инсталляция типовой системы автоматизации ДОУ;)настройка инструментальных средств автоматизации ДОУ.Разработка оригинальной системы автоматизации ДОУ подразумевает привлечение штата программистов и разработку автоматизированной системы «с нуля» для конкретной организации. При этом максимально учитываются особенности этой организации, что делает новую систему удобной в использовании. Правда, процесс программирования в этом случае имеет ряд недостатков. Он продолжителен и дорог, а также обладает тенденцией терять управляемость, из-за чего, потратив много времени и денег, можно выяснить, что разработанная система не соответствует выдвигаемым требованиям и нужно начинать все с начала. Любая современная система автоматизации ДОУ должна выполнять следующий набор функций:•регистрация документов в картотечной форме;•учет резолюций, выданных по документам;•поддержание связей между ними;•контроль исполнения документов;•списание документов в дело;•ведение информационно-справочной работы;•формирование отчетности.

В настоящее время на рынке представлено немало решений для автоматизации делопроизводства (в том числе и документооборота). Имеются и белорусские, и российские разработки, локализованные версии программ мировых производителей. В последние годы поставщики АС ДОУ, как правило, стараются максимально адаптировать их к нормам белорусского делопроизводства и документооборота. Однако организации, внедряющие у себя автоматизированные системы, далеко не всегда получают желаемый результат.Одна из главных лавных причин трудностей состоит в недостаточном участии специалистов в сфере документационного обеспечения управления во внедрении компьютерных технологий и разработке программ автоматизации делопроизводства и документооборота. В качестве одной из важнейших проблем можно отметить недопонимание сущности делопроизводства как технологии, отражающей саму систему управления. Негативным фактором в процессе автоматизации управленческих процессов организации становится и недостаточная проработка на государственном и ведомственном (локальном) уровнях вопросов документообразования Внедрение автоматизированных технологий всегда должно начинаться с разработки полного организационного проекта, включающего рационализацию системы управления организации и ее информационно-документационного обеспечения. Таким образом, автоматизация делопроизводства организации должна начинаться с оптимизации системы управления и основных принципов работы с документами.К сожалению, службы делопроизводств редко бывают укомплектованы сотрудниками, имеющими специальное делопроизводственное образование, которые, в свою очередь, далеко не всегда могут грамотно сформулировать требования к будущей автоматизированной системе делопроизводства. Да и фирмы - разработчики автоматизированных продуктов также редко имеют в своем штате специалистов-документоведов, умеющих быстро провести предварительное (оргпроектное) обследование и помочь сформулировать задачи для программистов.При внедрении комплексной системы на первом этапе совместно со службой делопроизводства организации должна проводиться большая подготовительная работа. Очень часто данному этапу создания документов н уделяется должного внимания. Для того чтобы полностью задействовать возможности автоматизации, необходимо провести работу по выявлению типовых управленческих ситуаций, разработке шаблонов документов, закрепляющих эти управленческие ситуации (так называемые «трафаретные тексты»), составить набор стандартных фраз и выражений, предусмотреть взаимодействие с законодательно-правовыми базами, выполнение информационных запросов по документам организации и т.д.Таким образом, в настоящее время автоматизация процессов делопроизводства ставит задачу совершенствования процесса управления в целом, в том числе уточнения задач и функций каждого структурного подразделения, определения функций, выполняемых отдельными работниками, делегирования полномочий на решение отдельных вопросов и подписание документов. Внедрение новых информационных технологий в практику работы служб документационного обеспечения управления требует упорядочения прежде всего самого процесса делопроизводства и создания единой корпоративной системы документационного обеспечения управления для организации в целом. Для этого необходимы совместные усилия специалистов в сфере информационных технологий, профессионалов-документоведов, специалистов служб делопроизводства, владеющих технологическими процессами управления.

49. Средства автоматизации ДОУ.

Применительно к документационному обеспечению управления в настоящее время автоматическими устройствами являются средства вычислительной техники (компьютерной техники) и агрегированные с ними средства организационной и коммуникационной техники, основанные на цифровых принципах функционирования. Эти средства можно разделить на две большие группы: вспомогательные и основные.Вспомогательные средства - это оборудование, обеспечивающее работоспособность основных средств, а также облегчающее управленческий труд и делающее его комфортнее. К вспомогательным средствам обработки информации относятся средства оргтехники и ремонтно профилактические. Оргтехника представлена весьма широкой номенклатурой средств - от канцелярских товаров до средств доставки, размножения, хранения, поиска и уничтожения основных данных, административно производственной связи и т.д., что делает работу управленца удобной и комфортной.Основные средства - это орудия труда по автоматизированной обработке информации. Известно, что для управления теми или иными процессами необходима определенная управленческая информация, характеризующая состояние и параметры технологических процессов, количественные, стоимостные и трудовые показатели производства, снабжения, сбыта, финансовой деятельности и т.д. К основным средствам технической обработки относятся средства регистрации и сбора информации, приема и передачи данных, их подготовки, средства обработки и отображения информации. Средства вычислительной техники, МикроЭВМ, МалыеЭВМ.БольшиеЭВМ ,СуперЭВМ. В составе программного обеспечения выделяются:•системное программное обеспечение;•инструментальное обеспечение разработки программ;•прикладное программное обеспечение. Системное программное обеспечение представляет собой совокупность взаимно связанных программ, которые обеспечивают функционирование средств вычислительной техники как таковых, без выполнения операций по реализации конкретных функций технологий ДОУ.Системное программное обеспечение офисных технологий включает:•тестовые и диагностические программы;•антивирусные программы;•операционные системы;•программы поддержки файловой системы и обеспечения сохранности данных;•командно-файловые процессоры (оболочки).

50. Общая характеристика автоматизированных систем ДОУ и их методологическая основа.

Автоматизир-ая система упр-ия (сокращённо АСУ) — комплекс аппаратных и программных средств, предназначенный для управления различными процессами в рамках технологического процесса, производства, предприятия. АСУ применяются в различных отраслях промышленности, энергетике, транспорте и т. п. Термин "автоматизированная", в отличие от термина "автоматическая" подчёркивает сохранение за человеком-оператором некоторых функций, либо наиболее общего, целеполагающего характера, либо не поддающихся автоматизации. АСУ с Системой поддержки принятия решений (СППР), являются основным инструментом повышения обоснованности управленческих решений.Создателем первых АСУ в СССР является доктор экономических наук, профессор, член-корреспондент Национальной академии наук Белоруссии, основоположник научной школы стратегического планирования Николай Иванович Ведута (1913—1998)[1][2][3][4]. В 1962—1967 гг. в должности директора Центрального научно-исследовательского института технического управления (ЦНИИТУ), являясь также членом коллегии Министерства приборостроения СССР, он руководил внедрением первых в стране автоматизированных систем управления производством на машиностроительных предприятиях. Активно боролся против идеологических PR-акций по внедрению дорогостоящих ЭВМ, вместо создания настоящих АСУ для повышения эффективности управления производством. Важнейшая задача АСУ — повышение эффективности управления объектом на основе роста производительности труда и совершенствования методов планирования процесса управления. Различают автоматизированные системы управления объектами (технологическими процессами — АСУТП, предприятием — АСУП, отраслью — ОАСУ) и функциональные автоматизированные системы, например, проектирование плановых расчётов, материально-технического снабжения и т.д. АСОИУ (автоматизированная система обработки информации и управления) - это АСУ, по крайней мере одна функциональная подсистема которой является АСОИ (автоматизированной системой обработки информации).

51. Анализ рынка современных автоматизированных систем ДОУ.

  Оценка экономической эффективности систем автоматического регулирования и управления во многом определяется правильным выбором критерия деятельности автоматизированного производства. Неправильный выбор такого критерия приводит к необоснованным техническим решениям и дополнительным затратам. Например, исключение капитальных затрат на автоматизацию из себестоимости продукции приводит, как правило, к необоснованному усложнению систем управления и длительным срокам окупаемости средств автоматизации. При выборе АС ДОУ потребители обращают внимание на ряд критерий: назначение системы; основные функции системы; технические характеристики; планы развития системы; информация о компании разработавшей ДОУ; опыт внедрения системы; сертификат и лицензия; партнеры компании. Одним из важнейших критериев оценки  системы является анализ ее основных функций (обеспечение основных функций ДП; системы справочников; совместная работы над документами;  работа со взаимосвязанными документами; полнотекстовый и атрибутный поиск документов; формирование отчетов, маршрутизация документов; обеспечение ИБ; ЭЦП и система шифрования; способность к взаимодействию с др.приложениями; обмен документами по эл.почте . )

52. Этапы подбора и внедрения АС ДОУ. Оценка их экономического эффективности и окупаемости.

Степень удобства использования  и обслуживания системы показывает эксплкт.эффективность . Экономическая эффект.характеризует целесообразность затрат на внедрение и использование системы.

[pic 2]

53. Автоматизированные ИС в управлении организации.  

АСУП - автоматизированная система управления предприятием или информационная система управления предприятием, то, что сейчас называется по-английски ERP Внедрение информационной системы управления предприятием, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Далее приведены основные проблемы и задачи, возникающие в большинстве случаевпри внедрении информационных систем управления предприятием и рекомендациипо их решению.

Основные проблемы и задачи, требующие особого внимания при их решении:

Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии; Необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия; Необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах; Сопротивление сотрудников предприятия; Временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения информационной системы управления предприятием; Необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, выбор сильного руководителя группы.

Можно указать следующие составляющие автоматизированных информационных систем современных предприятий или организаций: 1 система управления ресурсами предприятия; 2 система управления логистикой; 3 система управления данными об изделиях на промышленных предприятиях; 4 Система автоматизированного проектирования и технологической подготовки производства; 5 Система документооборота; 6 информационных автоматизированная система бухгалтерского учета; 7 Система управленческого анализа данных; 8 Система организации рабочего пространства; 9 среду Интернет / Интранет; 10 Система электронной коммерции; 11 специализированных программные продукты или системы для решения других задач

Функциональность информационных систем зависит от организационно-управленческой структуры организации, существующей технологии документооборота, распределения прав и обязанностей членов коллектива, и тд

.

54. Система электронного управления документами в КИС.

Система электронного документооборота обретает в последнее время все большую популярность. Прежде, чем включиться в ее обсуждение, я бы хотел подчеркнуть, что в этой статье мы не будем говорить о системах управления документами вообще и о том, о чем итак все знают, – о канцелярском документообороте (хотя исполнительская дисциплина, рассылка документов, исполнение документов и т.д. – это, безусловно, важные составляющие документооборота). Мы не будем обсуждать распространенное заблуждение о том, что документооборот позволяет оптимизировать использование бумажных носителей. Потому что, как показывает опыт использования этих систем, люди все равно начинают распечатывать документы на каждом рабочем месте и читать их с бумаги.Не задаваясь целью обсуждать все достоинства и недостатки электронного документооборота, попробуем посмотреть на него с принципиально иной точки зрения: с точки зрения места и роли системы управления документами в корпоративной информационной системе (КИС). Именно в этом контексте эта тема сегодня особенно актуальна.Наиболее часто задаваемый заказчиками КИС вопрос звучит следующим образом: а зачем вообще нужна система управления документами, если есть ERP-система? Ведь благодаря ERP системе бизнес-процесс на предприятии, безусловно, обеспечен поддержкой: один человек занимается обработкой контрактов, другой – формирует спецификации к этим контрактам, третий отслеживает платежные документы, четвертый – складские, – то есть, все связано воедино – и контроль, и учет. На первый взгляд, все замечательно и проблем в этом процессе нет. Тем не менее, ответ, нужны ли вообще в такой ситуации системы управления документами, связанные с ERP-системами, однозначно положительный. Почему? Потому что, во-первых, ERP-системы определяют исключительно возможность выполнения операций в цепочке бизнес-процессов, но никак не их обязательность. А во-вторых, сложившееся законодательство не рассматривает электронные документы в качестве юридических оснований для проведения сделок.Система управления документами закрывает именно эту нишу – нишу управления потоками работ, управления бизнес-процессами – связывания соответствующих операций по управлению и документарное обоснование этих операций. Это и есть основная роль системы управления документами, используемой в КИС в связке с ERP-системой.Существует пример элегантного решения конкретных бизнес-задач с помощью применения системы управления документами. Рассмотрим процедуру подготовки актов сверки, например, финансового баланса отношений с каким-либо контрагентом. Баланс легко получить из ERP-системы: достаточно посмотреть все связанные с контрагентом проводки и увидеть его конечный баланс. Но акт сверки предполагает еще и обоснование всех этих проводок. То есть, после получения распечатки из ERP-системы по состоянию баланса с каким-то контрагентом мы должны собрать все исходные бумажные документы, сделать их копии и «подшить» к балансу – в качестве обоснования существующих проводок. Понятно, что эта процедура в нормальной бухгалтерии занимает достаточно много времени. Основные проблемы, которые решают современные системы управления документами, можно обозначить понятиями информационного и функционального хаоса, т.е., такого состояния предприятия, когда непонятно, где и какая информация хранится, для чего она может использоваться, и кто и что делает на этом предприятии.

55. АС ДОУ в кадровом ДП.

Процесс разработки модулей автоматизированной системы кадрового делопроизводства совпал с введением Трудового кодекса. Благодаря этому, с одной стороны, использовались новейшие понятия, определения, классификаторы и формы документов, разработана отчетность в соответствии с требованиями Кодекса. С другой стороны, адаптация автоматизированной системы кадрового делопроизводства под новое законодательство потребовала дополнительных трудозатрат.Период внедрения и адаптации автоматизированной системы кадрового делопроизводстваможет занимать до полугода. Сначала в автоматизированную систему кадрового делопроизводства вводятся минимальные данные о сотрудниках и структурах предприятия. Затем следует “болезненный”, рутинный процесс ввода полных исторических данных о сотрудниках компании (т. е. информации обо всех событиях, происходивших в служебной карьере работника с момента его прихода в компанию). Одновременно в реальном режиме времени обрабатывалась информация в соответствии с бизнес-процессами отдела кадров.Говоря о сроках ввода системы автоматизации кадрового делопроизводства в действие, следует учесть, что в департаменте кадрового делопроизводства параллельно решается ряд вопросов, необходимых для последующего внедрения и использования автоматизированной системы кадрового делопроизводства в других подразделениях компании.Проблемы внедрения автоматизированной системы кадрового делопроизводстваПсихологически сложным и трудоемким процессом внедрения автоматизированной системы кадрового делопроизводства для сотрудников HR-департамента является ввод данных. Этот этап имеет длительный характер и осуществляется параллельно с практическим использованием автоматизированной системы кадрового делопроизводства вплоть до настоящего времени.На втором этапе в автоматизированную систему кадрового делопроизводства вводится полная информация о каждом сотруднике, отражающая все периоды его работы в компании.Третий этап внедрения автоматизированной системы кадрового делопроизводства, протекает во многом параллельно с предыдущими. Он заключается во вводе текущей информации о событиях реального времени (прием, увольнение, перемещение сотрудников и т. д.).
Еще одна трудность при внедрении автоматизированной системы кадрового делопроизводства – проблемы психологической адаптации персонала

56. АС ДОУ банковском деле.

Автоматизированные системы обработки информации – это системы или комплексы систем, предназначенные для автоматизации обработки определенного вида информации (экономической, географической, статистической и т.д.).В республике Беларусь используется большое количество АСОИ, среди которых значительное место занимают системы обработки экономической информации.Белорусская банковская система сейчас включается в мировую, а следовательно нужно соответствовать международным стандартам (преимущества стандартизированной системы - единая технология обработки информации, защита информации и т.д.) Одним из важных направлений совершенствования управления народным хозяйством является внедрение экономико-математических моделей и технических средств в управленческий процесс. Ни одна система управления не может обойтись без ЭВМ и другой техники. Поэтому планомерно производится автоматизация банковской деятельности. Автоматизация не только улучшает работу банка, но является органичным элементом этой работы. Автоматизация в банках проводится в разных формах, в первую очередь создаются системы обработки управленческой информации. Более высоким уровнем являются АБС (автоматизированные банковские системы), включающие не только обработку информации, но и системы формирования управленческих решений, охватывающие все стороны деятельности банка. Автоматизированное решение задач управления финансами улучшает управленческий инструментарий деятельности банка, раскрывая картину его состояния, вскрывая резервы и направления улучшения финансового положения, оздоровления финансов.Автоматизир банковские системы (АБС)Банковская система – это не только банки, но и кредитные учреждения (т.е. все экономические организации, которые выполняют банковские операции), а также специализированные организации, не осуществляющие банковских операций, но обеспечивающих деятельность банков и кредитных учреждений (расчетно-кассовые центры и клиринговые центры, кредитные магазины, и др.).

57. АС ДОУ в бух.учете.

Исторически именно системы автоматизации бухгалтерского учета появились в России первыми. Значительный рывок в развитии бухгалтерских ИС произошел с появлением персональных ЭВМ, на базе которых были созданы автоматизированные рабочие места (АРМ), в результате чего бухгалтер, т. е. главный пользователь, получил возможность работать с информацией непосредственно, минуя посредников.Бухгалтерскиекомплексы.Первые бухгалтерские системы представляли собой так называемые бухгалтерские комплексы – отдельные программы для каждого раздела учета, созданные еще до появления персональных компьютеров. Для средних и крупных предприятий такая форма бухгалтерских программ рациональна до сих пор. Развитие технологии здесь идет в направлении более глубокой интеграции отдельных участков учета, создания новых управленческих, торговых и аналитических модулей комплекса. Бухгалтерский комплекс может иметь средства обмена данными между отдельными автоматизированными рабочими местами, входящими в него, и средства объединения информации для сведения баланса, получения сводных выходных форм и построения отчетности. На данном этапе автоматизировались отдельные, наиболее трудоемкие задачи бухгалтерского учета – учет заработной платы, затрат на производство, материальных ценностей, подсчет себестоимости продукции. Первоначально в таких комплексах информация обрабатывалась централизованно, некоторвая децентрализация началась только после появления мини-ЭВМ.

58. АС ДОУ в судопроизводстве.

АИС «Судопроизводство» предназначена для создания и ведения базы данных арбитражного суда и автоматизации процесса судебного документооборота в арбитражных судах.АИС «Судопроизводство» создана на основе технологии Клиент-Сервер. Вся обработка и хранение данных сосредоточена на сервере, что позволяет обеспечить централизованное управление, надежность хранения информации, эффективность обработки данных и защиту от несанкционированного доступа. Клиентский уровень АИС в зависимости от выполняемых задач делится на два комплекса:–      Система подготовки документов (СПД), функционирующая в текстовом редакторе MicrosoftWord 2000/XP;– Комплексная система автоматизированного управления (КСАУ), функционирующая под MicrosoftInternetExplorer версия 6.0 SP2.АИС «Судопроизводство» устанавливается на сервере, клиентская часть используется на рабочих местах специалистов в канцелярии, судебных коллегиях, на рабочих местах судей, помощников судей, специалистов архива. Целью создания АИС «Судопроизводство» является повышение уровня информационного обеспечения деятельности судей, специалистов и работников судаВиды деятельности арбитражного суда, автоматизируемые АИС "Судопроизводство" АИС "Судопроизводство" автоматизирует следующие виды деятельности арбитражного суда:–      Регистрация пользователя в системе и обеспечение на определенном уровне оперативного доступа зарегистрированного пользователя к информации и документам суда; – Регистрация поступающих в суд документах;– Ручное либо автоматизированное распределение судебных дел – Формирование и опубликование аншлагов.– Создание текстов судебных документов; идр.

59. Офисная деятельность как особый способ вид управленческой деятельности.

Офисная деят-ность — это организованная в пространстве и времени совокупность действий множества людей (персонала), реализация которых обеспечивает эффективное выполнение управленческой деят-сти для конкретной системы управления. Это предполагает наличие ряда структурных характеристик офисной деятельности. Она: •осуществляется в пространственных границах, т.е. количеством мест локализации, центральный офис или филиал и прочими показателями; •осуществляется в течение определенного временного интервала, т.е. обладает совокупностью временных параметров; •реализуется людьми, для которых она является основным видом деятельности, что характеризуется составом соответствующего персонала, его квалификацией и стажем, и т.д.; •содержательно определяется задачами обеспечения условий для эффективной реализации управленческой деятельности. Модели офиса: информационная, коммуникационная и социотехническая система. Офис как информационная система. Это попытка решения проблем результативности управленческого труда путем распространения на офис принципов и методов рационализации, разработанных в рамках классического менеджмента для производства. В данном случае он рассматривается как своеобразный цех, который «производит» информацию в различных видах. Основные процессы, протекающие в офисе: 1) генерирование информации, 2) ее хранение, 3) распространение, 4) восприятие. Офис как коммуникационная система. Это попытка автоматизации труда управленческих работников предприятий исходя из того, что значительная часть их времени уходит на различные виды коммуникаций, цель которых не сводится к составлению какого-либо документа или принятию решения. Коммуникационный процесс сост: 1) посылка сообщения, 2) его приемка, 3) реакции «приемника» и обратной связи. До 50 % коммуникаций в офисах носит невербальный характер. Это означает, что половина информации передается в форме, не поддающейся автоматизации. Офис как социотехническая система. Согласно этой модели, конечные результаты работы любой организации зависят не только от взаимосвязанной работы, но и от взаимоотношений людей, их ценностей, ориентиров. Отнесение офиса к социотехническим системам предъявляет к автоматизации процессов в них определенные требования: •работа в офисе должна давать чувство удовлетворения и мотивировать к профессиональному росту и обучению; •функции должны быть достаточно разнообразны, чтобы стимулировать творческую активность работника; •работник должен видеть конечные результаты своего труда, иметь возможность совершенствовать свое мастерство, обучаться; •работа обязана обеспечивать самостоятельность принятия решений в сфере компетенции работника; •работа должна обеспечивать продвижение по службе.

60. Организация и интерьер современного офиса. Условия труда в офисе.

Основы современных офисных программ закладывались в 70-е годы. Прежде всего, в это время активно разрабатывались текстовые редакторы. До появления текстовых редакторов процесс составления документов часто содержал одну утомительную процедуру: фрагменты текста вырезались из напечатанных страниц и вклеивались в нужные места, а затем скомпонованные таким образом документы вновь перепечатывались (рис. 1.10). Текстовые редакторы позволили автоматизировать данный процесс, и это было поистине революционное преобразование. С тех пор документы перестали печататься каждый раз с нуля. А возможность иметь стандартные заготовки, вставляемые в текст по мере необходимости, преобразило весь процесс подготовки документов.В 1979 году компания MicroproInternational выпустила текстовый процессор Wordstar, который оказал большое влияние на все последующие разработки в этой области. В 1983 году свой первый текстовый редактор (Multi-ToolWord) представила компания Microsoft и в качестве рекламной акции выпустила около 450 тысяч дисков с демо-версией программы. В 1983 году появилась DOS-версия редактора, в 1984-м - версия для AppleMacintosh и в 1989-м - для MicrosoftWindows.Текстовые редакторы совершенствовались, оснащались все новыми возможностями и на определенном этапе получили статус так называемых текстовых процессоров. Термин "текстовый процессор" обычно применяется для обозначения программ, которые позволяют осуществлять более сложную обработку текста, чем текстовые редакторы (использовать различные элементы оформления, осуществлять автоматическую генерацию номеров страниц, построение оглавления большого документа, проверку правописания и т.п.). Отметим, что зачастую термины "текстовый редактор" и "текстовый процессор" считают синонимами, что не совсем верно.Исторически текстовые редакторы - это предшественники текстовых процессоров. Они позволяли составлять и редактировать тексты, но не поддерживали вышеперечисленных функций. Тем не менее для задач, не связанных с созданием документов со сложным оформлением (например, для написания текстов программ), текстовые редакторы используются и сегодня.Почти одновременно с первыми текстовыми редакторами появились электронные таблицы. В 1978 году была выпущена первая электронная таблица под названием Visicalc (разработчики Дэн Бриклин и Боб Фрэнкстон), которая впоследствии определила целое направление программного обеспечения (ПО).Visicalc оказалась одной из программ, принесших популярность персональным компьютерам, на которых она впоследствии применялась.Электронная таблица позволила автоматизировать процесс обработки больших объемов данных, которые могут быть представлены в табличной форме. Несложно заметить, что большую часть обрабатываемых в офисе данных можно представить в виде таблиц: адресные книги, картотеки, учет командировочных расходов и т.д. В качестве информации в таблицах могут находиться данные самого разного формата (числа, символьные строки, даты и т.д.), но в целом, конечно же, электронные таблицы ориентированы на обработку числовых данных.