Шпаргалка по "Делопроизводству"

1. ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА ТЕР-РИИ Б

Термин ДП появился на тер-рии РБ в конце 19 в. Одновременно с введением русского языка в учреждения гос управления, а возник этот термин на тер-рии Рос гос-ва ещё в 16 в в центральных органах управления росс. Гос в виде приказов. В бел.языке понятие ДП соответствует термин “справаводство” и происх от слова “справа”.

В ВКЛ в 15-18 веках “справа” являлся процесс рассмотрения какого-либо вопроса и документальная фиксация принятого решения. Однако в ВКЛ не сложилось спец учреждений центрального управления, а большинство дел решалось великим князем, который принимал решения, давал указания писарю или секретарю, который находился при нём, составить соответсвующий док-т. “Справой” или “справлением” док-та решением вопроса обычно ограничивалось, поэтому на тер-рии РБ в 15-18 вв понятие “дело” в значение “совокупность док-тов” не возникло.

 Термин “справаводство” появился в бел языке только в 20-е годы 20 века, когда было образовано БССР. Если же рассматривать тер-рию РБ, начиная с Полоцкого княжества (10-13 в), то уже в то время были заложены основы бел ДП. Уже в нач 10в там применялись договоры, а для удостоверения реквизитов договора использовались печать. В то время были док-ты: уставные, духовные и прочие грамоты, кот выступали как законодательные акты, потом появились писцы, кот занимались составлением, подготовкой и рассмотрением док-тов. Развитие эк жизни бел городов и земель возрадило внутр и внешн торг связи. Всё это предопределило возрастание роли документирования.

 В конце 14 в док-ты сост на бумаге и они удостоверяются печатью, в конце док-та приводятся такие реквизиты, как место и дата составления, а автор указывается в нач док-та. Т е в это время у нас окончательно сформирована система ДП, кот просуществовала до 18 в. В этот период начинает действовать первая гос концелярия, кот занималась подготовкой большинства док-тов. Там работали регенты, секретари, писари, дьяки и переводчики, там же находился архив док-тов. Все хранивш в архиве док-ты составляли метрику ВКЛ. Самым известным док-том того времени явился Статут ВКЛ, кот издавался 3 раза. В этот период складывается бел делопр язык. Особенную системность и структуру приобретает изложение текстов док-тов. В перв части указывается причина его составления, в другой – решение по данному вопросу. Появляется формуляры, т е образцы док-тов. В сер 17 в в ДП на тер-рии РБ стали заменять бел яз на польский, т к эта тер-рия входила в состав РП, а уже в 18 в бел земли перешли в состав России, поэтому изменился статус бел земель, административно-терр-ное деление, органы управл, и всё это требовало новой системы документирования. Были установлениы и закреплены в законах формы док-тов и порядок работы с ними. Появились бланки док-тов, кот сначала писались от руки, а позже стали изготавливаться типографским способом.

2 РАЗВИТИЕ ДП НА ТЕР-РИИ РБ ПОСЛЕ 1917 ГОДА

После революции 1917 г начался советский период по развитию дп. В период 1917-1919 г был разработан и принят целый ряд декретов по вопросам улучш и упрощения ДП. Вопросами документац обеспечения стало заниматься бюро ”стандартизации”. В 20е годы начинается разработка и упорядочивание бел нац терминологии, были изданы книги по дп. 1926в Минске издали учебник «дп сельских, местечковых советов».

В 1972 на всей тер-рии БССР начали дейст единые правила подготовки и оформления организац-распорядительных док-тов: 1) ГОСТ 6.38-72 “Требования к оформлению док-тов” и 2) Формуяр-образец.(образец документов)

В 1973 были введены в действие основные положения единой гос системы ДП. После 17 года в Беларуси наблюдается новый виток развития нац ДП, осуществляются интенсивная разработка бел проф терминологии. Издаётся спец лит-ра по ДП –С.Середа «ДП», а также «словарь технико-канцелярских выражений».В 1928 – словарь бухгалт терминов.

После советских времён 1991 г в РБ были созданы самостоятельные структуры, кот занимались проблемами научного и нормативно-методического обеспечения. Был создан научно-исслед институт(центр)документоведения и архивного дела (БелНИИДАД).

В марте 1995 бел институт стандартизации был утверждён и введён в действие стандарт Беларуси(СТБ-стандарт Бел) СТБ6.10.1.95“Унифицированные системы документации РБ. Осн положения”. СТБ6.38-95 – “Унифиц системы документации. Система организационно-распределит док-тов. Требования к оформлению д-в”.

3.ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ  

Дп-деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления аппаратом управленческой деятельности. Документирование – пр-сс подготовки и созд д-в.  Операции по документир организ-распоряд деятельности и орг-ция работы с док-тами называют административным ДП. Осн объектом изучения в ДП явл-ся док-т, а также процессы работы с ним. Док-т – материальный объект с инф-цией, закреплённый созданным чел-ком способом для передачи этой инф во времени и пространстве. Документ используется и в повседневной деятельности. Служат основанием для принятия решения, обобщения, справочно-информ работы, учёта, являются историческими источниками. Документы служат средством общения между организациями, учреждениями, гражданами. Также при помощи документов можно накапливать, передавать документы.

Большинство док-тов должны удовлетворять требов: пригодность к длительному хранению и максимальная наглядность, для этого док-т должен быть правильно составлен по форме и содержанию.

5.ФУНКЦИИ ДОК-ТОВ

Ф-ции док-та – целевое назначение, присущее ему. Следует отметить, что не существует док-тов, кот несут одну строго огранич ф-цию, т е док-т многофункционален. Основной ф-цией док-та явл-ся информационная, вторая – социальная, кот заключается в закреплении и передаче именно соц инф-ции. Док-т явл-ся не только продуктом определённых соц отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения. Соц ф-ция тесно связана с инф-нной и коммуникативной. У неё есть своя специфика – это передача информации во времени и пространстве.

У соц ф-ции можно выделить две подф-ции, которым соответствуют две категории док-тов: 1) док-ты, кот ориентированны в опред направлении от законодателя к исполнителю(приказы, решения, постановления и тд), 2)док-ты двухстороннего действия(договоры).Третья ф-ция док-тов – правовая – это ф-ция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений. В эту категорию входят имеющие юрид значение удостоверительные док-ты. 4-функция учёта, кот даёт не качественную, а количеств хар-ку инф-ции. Пятая – культурная. Выступает в качестве ср-ва закрепления и передачи культурной традиции. Сущ ф-ции, время которых ограничено – напр коммуник, управленческая, правовая и ф-ция учёта. А также постоянного действия – информационная, соц-ная, исторического источника.

6.УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ ДОК-ТОВ

Основной целью у и с явл-ся создание системы д-в, кот может дать эконом эффект. Эк эффект док-тов достигается за счёт снижения затрат на составление, изготовление, оформление док-тов, их передачу, обработку, хранение и уничтожение. Унификация значит объединить что-либо в единую форму. Объектом униф и стандартизации докта должна быть его форма и состав включаемых в неё реквизитов, т е содержание.

Основыми задачами совершенствования содержания док-та является:!) при унификации – отбор реквизитов, соотв назнач док-та и метода его обработки. 2) при стандартизации – установление единых требований к реквизитам.

Осн задачами соверш форм док-тов явл: 1) при униф – целесообразное уменьшение разнообразия док-тов по форме и правилам оформления. 2) при станд – формирование и введение в качестве обязательной нормы ограничений, позволяющих отобрать наиболее эффективные формы и правила оформления док-тов, а также обеспечить их длительное хранение.

В основу серии существующих стандартов был положен в РБ базовый стандарт СТБ6.38-95 “Унифицированные системы документации. Система организационно-распоряд документации. Требования к оформлению док-тов”.

Ведущим методом для достижения целей страндартизации является метод единого фольмуляра.

4.КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Классификация док-деление их на классы по наиболее общим признакам, сходстве и различию. Классификация док происходит на этапе группировке их в дело. Дело – сов док или док по 1 вопросу, помещенные в твёрдую обложку и соответствующим образом оформлены.

Признаки

1)по способу фиксации инф-ции – письменные, графич, фото- и кинодок-ты.

2)по содержанию – организ-распорядит, финансово-рассчётные, по личному составу.

3)по наименованию – приказы, положения и т.п.

4)по видам – типовые, примерные, индивид, трафаретные.

5)по степени сложности – простые и сложные.

6)по месту составления – внутр и внешние

7)по срокам исполнения – срочные и несрочные.

8)по происхождению – служебные и официально-личные.

9)по степени гласности – обычные, секретные и для служебного пользования.

10)по юрид силе – подлинные и подложные.

11)по назначению – подлинники, черновики, копии.

12)по срокам хранения – постоянного срока хран, временного хран(до 10 лет), долговременного хран(свыше 10 лет).

13)по роду деятельности – плановые, организ-распоряд, рассчётно-денежные и тд.

7. СОСТАВ ОРД

Основной норматив док, которым необходимо пользоваться – стандарт РБ( СТБ6.38-2004) «унифицированные системы документации РБ. Система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов» Этот стандарт устанавливает общие правила сост док и их машинного оформления. Каждому виду док соответствует оптимальное число реквизитов и их состав.

Реквизит - это отдельный информационный элемент док, характеризующий свой док, его целевое назначение или место в пространстве и времени.

При оформлении орг-рас  док используются реквизиты: 1-32.

На общем бланке постоянные р-ты: 1,2,5,6,11,12,14.

На для письма бланке постоянные р-ты: 1,2,5,6,8,9,11, 12,14.

8 НАЗНАЧЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Реквизиты «наим вышестоящей орг, наименование стр подразделения, адресат, резолюция, гриф утверждения, индекс предприятия, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса, номер счета в банке» показывают положение док в пространстве, указывают путь, по котор док уже прошел, и то, что ему предстоит пройти. Реквизит “наим вышест орг-ции” указывает, в какой сфере деятельности создан док-т, а реквизит “индекс” указывает дело, в которое он будет подшит после того, как по нему будет принято соотв решение. Гос герб республики, эмблема орг-ции или предприятия  хар-т орг-цию или учреждение, из кот он исходит. Положение док-та во времени определяется его датой, кот показывает , в какой момент создан док-т, кроме этого датами сопровождаются и другие самостоятельные реквизиты, например грифы, визы, которые предают док-ту необходимую юрид силу.

Реквизиты “вид док-та, заголовок к тексту, резолюция, текст, коды” указывают его содержание. Рекв “отметка о заверении копии и подпись” удостоверяют подлинность док-та.

Рекв могут сообщать о док и др сведения, напр “отметка и наличии приложения” свидетельствует, что данный док-т ещё не обладает всей полнотой инф-ции и должен быть изучен вместе с прилагаемыми к нему другими док-тами, или говорит о том, что данный док-т не имеет самостоятельного инф значения, а информирует о пересылке др док-тов.

Наличие рекв «текст» сведетельствует, что текст идёт о конкретном док-те, кот является ср-вом передачи и сохранения   инф-ции. Порядок расположения реквизитов предусматривает для них одно и то же место на док-те. Реквизиты, кот не встречаются в одном и том же док-те, называют взаимоисключающими из каждой пары реквизитов «адреса» и «гриф утверждения», «индекс предпр связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, номер счёта в банке» и «вид док-та», «ссылка на идекс и дату входящего док-та» и «место составления или изменения» при оформлении конкретных док-тов следует использовать только один реквизит. Все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный реквизит – наносимый при изготовлении унифиц формы док-та и бланка док-та. Переменный – наносимый при состовлении конкр док-та.

9 РАЗМЕРЫ ДОКУМЕНТОВ

Док-т представляет собой лист бумаги с нанесёнными на нём реквизитами. Всё док-ты должны иметь размеры, установленные стандартами. Для оформления док-тов используют след форматы бумаги: А3(297*420мм), А4(210*297), А5(148*210), А6(105*148).

Наибольшее распространение получили бланки на формате А4. Формат А5 использ для бланков док-тов, кот имеют 5-7 строк текста. Например, письмо-извещение, письмо-приглашение, справка и т.д. Формат А3 используется в бухг док-тах и при составлении таблиц с большим кол-вом граф. Формат А6 – для регистрационных карточек.

Бумага, на кот оформляется док-ты, различается по сост:№0(б высшего сорта, предназначена для первых экземпляров док-тов, кот предназначены для постоянного хранения), №1(немного ниже качество, док-ты долговременного хранения свыше 10 лет), №2(имеет желтоватый оттенок, для изготовления копий)

Необходимо знать, что любой док-т, оформляемый на А4 и А5 должен иметь поля. Это относится и для рукописных док-тов, таких, как заявление и автобиография. Стандарт СТБ 6.38.2004 устанавливает след размеры полей в левое поле 30(используется для подшивки док-тов в дело), правое – не менее 8 (для резерва бумаги на износ), верхнее и нижнее – не менее 20.

10 ЬЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ И ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ

В целях унификации в организации разрабатываются 2 вида бланков( для письма, общий бланк) можно расположить реквизиты- угловым способом и продольным.

Продольный-  расположение реквз по центру в верхней части лис.

Угловой-в верхней левой части листа.

Общий бланк

С продольным расположением

Герб

Наименование министерства, ведомства

Наименование орг

Название вида док

____№______

Общий бланк

С угловым

Герб

Наименование министрерства, ведомства

Наименование орг

Название вида док

____№______

Бланк для письма

С продольным

Герб

Наименование ведомства

Почтовый адрес организации

Коммуникационные и коммерческие данные

_________№________

На №__________от______

С угловым( то же самое только слева)

Схему расположения реквизитов устанавливает формуляр-образец-

это модель построения формы док, для множества док, объедин

функцио  по значениям.

Формуляр-обрацец устанавливает формат бумаги, поля, контуры.

 11. ЮРИДИЧЕСКОЕ ЗНАЧЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ.

Юрид реквизиты  необходимы для того, чтобы закрепить в юрид значимой форме и довести до всех участников управления подписания о совершении управленч действий, подтвердить факт, кот имеет юрид значение, удостоверить происхождение док-та. К этой группе рекв относится:

1) оттиск штампа – он свидетельствует о принадлежности док-та опред органу управления. Необходимо, чтобы на штампе воспроизводилось такое наим органа упр, к которому относится док-т.

2) оттиск печати – он является доп свидетельством подлинности док-та, его принадлежности указанному на оттиске штампа органу. Оттиск печати необх ставить на тех док-тах, в кот заключена инф-ция об органах, имеющих особое юрид значение для предприятий, учреждений, орг-ций, рабочих, служащих и др, а так же на док-тах  расходовании денежных и финансовых средств. Оттиск печати используется также для свидетельствованияя верности копий.

3) индекс док-та – указывает на прохождение док-том всех предусмотренных нормами орг-ций ДП стадий предворит обработки в учреждении. Он также служит доп подстверждением того, что док-т носит законный офиц хар-р.

4) дата создания док-та – необх для правовой оценки отношений, возникающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с выраженными в док-те действиями органами управл. Если док-т помечен прошлым или буд днём, т е наблюд смещение даты, то, фактически, отношения могут расцениваться как незаконные. Полное или частичное отсутствие даты может привести к фальсификации даты, дописыванию или исправлению числа/месяца/года.

5) подпись уполномоченных должностных лиц – явл обязательным рекв док-та, с наличием или отсутствием которого связывают наличие или отсутствие юрид силы док-та. Необходимо, чтобы док-ты всех видов подписывались только уполномоченными на это должностными лицами в соотв с инструкциями, приказами и др док-ми о распред обязанностей.

12 ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ ДОКУМЕНТОВ

Включает краткое содержание документа, должен быть максимально коротким и точным. Он необходим для эффективного поиска, регистрации док без предварительного прочтения всего текста. Заголовок рекомендуется формулировать с помощью отглагольного сущ, отвечающего на вопрос «о чём?», (приказ об увольнии).

Исключения: акт, протокол, положение, инструкция- «чего?»- ревизии кассы. Заголовок текста печатают флаговым способом строчными буквами от нулевого положения табулятора через 1 межстрочный интервал, если заголовок более 140 знаков, то допускается продлевать до границы 5го положения табулятора после 40 печатных знаков или 100 мм от границы левого поля.

- акт (о чем?) о приеме на работу

- баланс (чего?)  исполнения сметы расходов

- ведомость (чего?) закупки продовольствия

- заявление (о чем?) об отпуске

- накладная (на что?) на отпуск товара

- калькуляция (чего?) себестоимости продукции

- реестр (чего?) чеков

13. ЭЛЕМЕНТЫ ВХОДЯЩИЕ В СОСТАВ РЕКВИЗИТА «АДРЕСАТ».

В состав этого реквизита могут включатся: - наим учреждения, - наим структ подразделения, - должность, -ФИО лица, кот адресуется док-т, -почтовый адрес.Все перечисленные сост части этого реквизита необходимо писать с новой строки.

При составлении необходимо соблюдать определённые правила:

1) если док-т адресуется в учреждение или его структ подразд, то их наим указываются в И.п.

2) док-т адресуют конкретному должностному лицу, в этом случае наим орг также пишется в И.п., а наим должности и фамилия – в Д.п.,

3) если док-т адресуется руководителю, то название должности входит в наим орг и пишется в Р.п.,

4) когда письмо одного содержания отправляется нескольким адресатам и является ответным, то первым пишется адрес автора письма, независимо от др адресатов, на одном листе – не более 4 адресатов, если письмо отправляется большому кол-ву, то составляется список адресатов, а на каждом листе проставляется только один адрес.

При указании в адресате почтового индекса, он пишется последним в соотв с правилами, уст органами связи. В связи с введением в действие Изменения №5 к Гост 34-83 “Конверты почтовые. Технические условия” приказом Министерства РБ 1997 года № 163 установлен порядок адресования почтовых направлений:

1.  В адресате получателя в начале пишутся ФИО или наим предприятия, учреждения. Если отправление адресовано в столицу республики или обл центра, то далее указывается наим улицы, № дома и кв, затем почт индекс, назв города и номер отделения связи.

2. На док-тах и конвертах, адресуемых в районные центры (ниже областных), в конце адреса указывается наим области.

3. На док-тах и конвертах, адресуемых за пределы республики (в страны СНГ) доп указывается назв страны

14 РЕКВИЗИТ ДАТА

Дата-один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа:

Дата док:

1) дата его подписания (приказы, письма, справки)

2) дата его утверждения (планы, отчеты, справки)

3) дата зафиксированного события (протокол, акт)

4) дата опубликования

5) дата вступления документа в силу

Даты в документе оформляются арабскими цифрами, располагаются в верхнем левом углу. Он оформляется только цифровым способом, т е сначала пишут день (ДВУМЯ ЦИФРАМИ), затем месяц (ДВУМЯ ЦИФРАМИ) и год (БЕЗ ТОЧКИ) (01.11.2013)

Может также по международному

2007,01.05  год месяц день

Январь 05, 2007

Дата док проставляется лицом, подписавшим док.

15. ВИДЫ ВНЕШНЕГО И ВНУТРЕННЕГО СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ.

Проставление отметок о согл может производиться как внутри учреждения (внутр согласование), так и вне его (внешние согл).

Внутренние оформляются визой. При визировании док-та кроме личной подписи указ её расшифровку и дату, а при необходимости и должность визирующего. Визируют экземпляры док-тов, которые остаются в ДП учреждения. Ниже подпись должностного лица. Дата ставится под подписью визирующего. На внутр док-тах визы ставят в левом углу последней страницы док-та.

Внешние согласования обячно оформляют грифом согласования, кот включает след элементы: 1- слово “СОГЛАСОВАНО”, 2- наим должности лица, с кот соглас док-т, включая наим учреждения, 3- личную подпись, 4- её расшифровку, 5- дату. Слово СОГЛАСОВАНО пишется загл буквами без ковычек. Расшифровку подписи размещают так, чтобы её посл буква находилась приблизительно под посл буквой наим должности.

16. ЭЛЕМЕНТЫ, ВХОДЯЩИЕ В СОСТАВ РЕКВИЗИТА ”ПОДПИСЬ” И СОСТАВ ГРИФА “УТВЕРЖДЕНИЕ”

После визирования док-ты подписываются. Подпись – это обязательный реквизит док-та. Она состоит из наим должности лица, расшифровки подписи, а между ними личная подпись. При этом в расшифровке подписи инициалы должны проставляться перед фамилией. Подписывается, как правило, один первый экземпляр док-та. При размножении док-ты также подписываются. Подпись располагается ниже реквизита текст, не отступая от границы левого поля док-та.

Утверждение – это особый способ удостоверения док-та после его подписания. Утв док-та производится двумя способами – грифом утверждения или изданием распорядительного док-та. Распор док-т составляется в двух случаях: когда требуют доп предписания или доп разъяснения.

Реквизит “гриф утверждения” состоит из след элементов:

1) само слово УТВЕРЖДАЮ,2) должность лица, утв док-т,3) его личная подпись,4) её расшифровка,5) дата.

Гриф утверждения располаг в правом верхнем углу листа док-та перед текстом. Если утвердж док-та осуществляется каким-то распоряд док-том или правовым актом, тогда гриф утв состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, след строка – наим док-та в И.п., затем дата и индекс док-та.

На док-тах, связанных с расходованием материальных и денежных ценностей подпись заверяется гербовой печатью. Оттиск проставляют так, чтобы оттиск захватывал часть должности лица и его личной подписи. Если док-т оформлен на бланке учреждения, то печать не требуется. Иногда служебные док-ты имеют приложения, кот разъясняют отдельные вопросы основного док-та.

17.ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТАМ ДОК-ТОВ.

Текст является основным реквизитом. Формулировка док-та должна быть правильной в юрид отношении. Основными чертами делового языка является простота, лаконичность, ясность и точность. При составлении док-тов следует избегать длинных фраз с большим кол-вом причастных и дееприч оборотов, не употреблять эпитеты, метафоры, гиперболы. Нельзя использовать устаревшие слова, напр ибо, посему и тд. Следует также исключать устаревшие выражения: в настоящем сообщаю, предъявителю сего, доношу и тд. Не рекомендуется использовать в док-тах выражения с предлогами засчёт, по линии и тд. Не следует употреблять слова, кот не уточняют и не раскрывают мысли. Напр: своя автобиография,  отступать назад, в марте месяце, 10 чел рабочих и тд. Явным недостатком при составлении текста док-та явл-ся тавтология,, т е повторение слов: объединить воедино и тд. Также не следует употреблять иностранные слова, когда имеются равнозначные: утрировать=преувеличивать, конвенция=условия.

Составить служ док-т тем легче, чем большим запасом слов располагает его составитель. Используют синонимы: сообщение=новость=извещение и тд.

В ОРД должны применяться только обжепринятые сокращения, напр должны быть указаны только даты, напр 3 мая 2015 года, а не 3 мая сего года. При сост ОРД рекомендуется применять устойчивые словосочетания и известные формы, прямой порядок слов, простые предложения, сказуемое – простая глаг форма, а в решениях, распоряжениях – глагол в неопределённой форме.

18. ОСНОВНОЙ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ «ПРИКАЗ»

Приказ – основной распоряд д-т, кот издаётся руководителем органа управл. В зависимости от содержания приказы делятся на приказы по личному составу (о кадрах) и приказы по основной деятельности. Текст приказа в основном состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной.

В констатирующей излагается цель, задачи и причины издания приказа. Эта часть приказа начинается со слов “в связи…”. Если основанием к изданию приказа служит док-т вышестоящей орг-ции, то в конст части указыв наименование этого вида док-та в И п, его номер, дату и заголовок к тексту, а в отд случаях и краткое содержание.

Распорядительная часть излагается в повелительной форме и начинается словом “ПРИКАЗЫВАЮ”, кот пишется в отдельной строке, не отступая от границы левого поля листа док-та. Намеченные мероприятия излагаются по пунктам каждый пункт начинается с указания конкр исполнителя структ подразд или должностного лица в Д п. Затем указ предписанное действие, выраженное инфинитивом, после чего указыв на отд строке срок исполнения. Заканчивается распоряд часть указанием органа или лица, на которых возложен контроль за исполнением данного приказа.”Контроль за исполнением приказа возложить на…”. Здесь указ структурное подразделение или лицо и наим должности, ФИО пишутся в И.п.Заголовок приказа выражается отглаг сущ в П п ”О внедрении…». В процессе подготовки приказа все визы проставляются на первом экземпляре.

19. СОСТАВЛЕНИЕ РАСПОРЯЖЕНИЯ, УКАЗАНИЯ, ПОЛОЖЕНИЯ И ИНСТРУКЦИИ.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации для решения основных вопросов деятельности.

Текст распорядительного документа состоит из 2-ух частей: 1)Констатирующая часть; 2)Распорядительная часть (наличие: «ОБЯЗЫВАЮ» (пиш с нов стр-ки)

Заголовок указания выражает сущ в П.п. (пример: «О подготовке материалов к заседанию»). В случае необходимости, текст делится на пункты и подпункты, которые излагают в повелит форме и строятся по схеме: исполнитель действия, сроки исполнения(указывается должн, иниц и фамилия лица, на которое возлагается контроль за исполнение).

Положение – правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности гос орг, предприятий, а также их структурных единиц.

Текст положения имеет структуру: общее положение, основные задачи, функции, права и обязанности, возможности, связи, контроль имущества и ср-ва, проверка и ревизия деятельности.

Инструкция – правовой акт, издаваемый организ управлен в целях установленных правил, регулирующих организации, научн технич, финансовые и др стор деятельности учрежденый, организ, предприят, далжн лиц, граждан.

Текст инструкции носит организационный характер, содержит слова: должен, следует, необходимо, имеет право, запрещается и т.д. Текст излагается от 3-его лица в безличной форме. Его оформляют на общем бланке.Должностная инструкция утверждается руководством строго подразделением, а в небольших орг - руководителем. Проект визирования обычно составлен корреспондентом отдела труда. Текст делится на разделы: - общее положение, - функции, - должностные обязанности, - права, - ответственность, - взаимоотношения.  

20. ЧАСТИ, ИЗ КОТОРЫХ СОСТОИТ ПРОТОКОЛ И АКТ.

В заголовок протокола входят указания совещания, собрания, а также обсуждающий вопрос. Текст протокола состоит из 2-ух частей: ВВОДНАЯ И ОСНОВНАЯ.

Вводная часть заканчивается повесткой дня, после заголовка приказа и секретаря заседания. Если кол-во человек организации > 15, то указывается их общее кол-во, а в скобках «регистрационый лист прилагается».В повестке дня перечисляются все вопросы, подлежащие рассмотрению, назван док, наименование должности докладываемого, ФИО в Р.п.

Основная часть протокола состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня, а каждый раздел стр по схеме: слушатели-выступали-решали-постановили. После них ставится  :  и на след строке с абзаца указ-ся ФИО докладчика. При необходимости должность. В части «выступали» схема такая же, вопр к докладам и ответы.

Акты составляет комиссия или специально выдел должностные лица. Текст акта состоит из 2-ух частей: ВВОДНАЯ и КОНСТАТИРУЮЩАЯ

В вводной части перечисляются 1) основания, т.е. указываются распорядительные или нормативные документы, послужившие основанием для сост акта; 2) состав комиссии, здесь указывается наименование должности, фио в И.п., затем наименование должности, фио комиссии членов и приглашенных лиц в алфавитном порядке.

В констатир части акта излагаются цели и задачи, описания и хар проведенной работы, устанавливаются факты, выводы и заключения. При написании акта первой ставится подпись председателя и ниже членов комиссии в  алф порядке (без должностей!). На основании статей кодекса должен быть установлен единый порядок оформления, приема и перевода сотрудников.

Совокупность док, в которых зафиксированы эти правоотношения называется документ по  личному составу. К таким док относится :

-трудовые контракты (договора), заключают предприятия с работником

-приказы по личному составу о приеме, увольнении и т.д. сотрудника

-трудовые книжки, заводятся на работника

-личные карточки

-личные дела

-лицевые счета по зар.плате

Следует отметить, что при работе с этими док, согласно закону вся эта информация относится к тайне личной жизни граждан.

21. ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Документация по личному составу – совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников. К таким документам относятся:трудовые договоры (контракты), заключенные предприятием с работником; приказы но личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника и др.); трудовые книжки; личные карточки формы Т-2; личные дела; лицевые счета по заработной плате и др.

При работе с такими документами необходимо учитывать, что персональные данные граждан (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) относятся к категории конфиденциальной информации.
Прием на постоянную работу сопровождается составлением документов в следующем порядке: заявление о приеме; трудовой договор (контракт) с работником; приказ о приеме; запись в трудовой книжке; личная карточка формы Т-2 и (или) личное дело; лицевой счет по заработной плате.
Одним из основных документов, регулирующих правоотношения предприятия с работником, является трудовой договор (контракт). После его подписания издается приказ о приеме сотрудника.
На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2 (или заводится личное дело), делается запись в трудовой книжке. Копии приказа о приеме направляются в личное дело и в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате .
Увольнение работника производится по следующей схеме: заявление работника об увольнении; приказ об увольнении; запись в трудовой книжке; запись в личной карточке формы Т-2 и (или) в личном деле.
Заявление об увольнении работник пишет за месяц до предполагаемого срока увольнения с работы и представляет на согласование руководителю. Рук-ль издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и личной карточке Формы Т-2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.

22. ТРУДОВОЙ ДОГОВОР (КОНТРАКТ), ОБЯЗАТ И ДОПОЛН УСЛОВИЯ КОНТРАКТА.

Трудовой договор – отношение между работником и предприятием, по которому работник обязан выполнять работу по определенной специальности или должности с подчинением внутреннему трудовому порядку. Предприятие обязуется выплачивать работнику з.п. и обеспечивает условия труда, предусмотренное законодательством РБ. Труд договор могут заключать на след сроки: Неопределенный срок; Определенный срок, но не более 5 лет.

Труд договор заключ только в письменной форме в 2-ух экземплярах. Он содержит обязательные и дополнительные условия.

Обязательные условия: Данные о раб и нанимателе; Место работы с указанием структурного подразделения; Основные права и обязанности работника и нанимателя; Срок трудов договора (если он срочный); Режим труда и отдыха ; Условия оплаты труда работника, надбавки, поощрения, выплаты.

Дог может содержать дополнит условия, например, испытательный срок, дополнит отпуск, совмещение профессии и др.

Началом действия труд дог является день начала работы работника.

Труд договор может заключен с лицом достигшим 16 лет. С чел более раннего возраста можно заключать дог при письменном согласии одного из  родителей, для выполнения легкого труда.

23 ОСНОВАНИЕ ПРЕКРАЩЕНИЯ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА, МЕРЫ ДИСЦИПЛИНАРНОГО ВЗЫСКАНИЯ

Основаниями прекращения трудового договора являются:

1)соглашение сторон 2) истечение срока трудового договора ,за исключением случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения; 3) расторжение трудового договора по инициативе работника  4) расторжение трудового договора по инициативе работодателя 5) перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переход на выборную работу (должность); 6) отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, изменением подведомственности (подчиненности) организации либо ее реорганизацией 7) отказ работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий трудового договора  8) отказ работника от перевода на другую работу вследствие состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением  9) отказ работника от перевода в связи с перемещением работодателя в другую местность  10) обстоятельства, не зависящие от воли сторон  11) нарушение установленных настоящим Кодексом или иным федеральным законом правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы.

Меры дисциплинарного взыскания

1)замечание 2)выговор 3) увольнение по соответствующим основаниям.

Замечание – это лояльная мера дисциплинарного взыскания, которую работодатель применяет к работнику за неисполнение или недолжное исполнение возложенных на него трудовых функций.(опоздание на работу)

Выговор - выносится с указанием места, даты, времени и причины взыскания. При подписании трудового договора работник знакомится со своими обязанностями, правилами трудовой дисциплины и основаниями для вынесения выговора. Чтобы вынести выговор работнику, работодатель обязан потребовать от него объяснительную записку, в которой работник излагает свою версию произошедшего. Выговор не заносится в трудовую книжку

Увольнение —прекращение трудовых отношений между работником и работодателем.

24. УВОЛЬНЕНИЕ РАБОТНИКА

Увольнение —прекращение трудовых отношений между работником и работодателем.

Увольнение может быть применено в следующих случаях:

Систематическое неисполнение работником обязанностей, возложенных на него договором и правилами внутреннего распорядка, если уже применялись дисциплинарные замечания.

Прогул, в том числе отсутствие в течении 3 часов.

Появление на работе в алкогольном опьянении и/или в наркотическом состоянии.

Хищения имущества предприятия

Однократное грубое отношение правил охраны труда повлёкшее увечье или смерть других работников.

25. ОФОРМЛЕНИЕ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Главным документом, который подтверждает трудовую деятельность работника, является трудовая книжка.ТК подтверждает общий непрерывный социальный статус работников. Законом запрещается иметь несколько ТК. Приём на работу без ТК запрещается .  Если работник поступает на работу впервые, то на него заводится ТК, которая заполняется в его присутствии. Записи производятся на основании паспорта и документов, подтверждающих профессию.  На титульном листе ставиться подпись лица выдавшего ТК, печать предприятия, где она была впервые оформлена и подпись лица ТК. В ТК вносятся также перемещения с должности на должность, присвоение разрядов, об обучении среднее специальных и высших учреждений, аспирантуры и повышение квалификации. В трудовую книжку заносятся поощрения, награды и грамоты.

Взыскание в трудовую книжку не заносятся. Записи об увольнении записываются с уточнением трудового кодекса. При увольнении трудовая книжка выдаётся в день увольнения работника.

В случае потери ТК работник может обратиться к последнему нанимателю в течение года. Не позднее 15 дней наниматель выдаёт  трудовую книжку. На ней в правом углу первой страницы написан – дубликат.  По истечению указанного срока предприниматель выдаёт справку, которая является средством для создания новой трудовой книжки с надписью «дубликат».

26. ДОКУМЕНТЫ, ВХОДЯЩИЕ В ЛИЧНОЕ ДЕЛО

Личное дело – представляет собой совокупность документов о сотруднике. Как правило, личное дело заводится на всех работников.  Чаще всего на специалистов и ведущих специалистов.

В состав личного дела входят следующие документы:

1.Внутренняя опись документов имеющихся в личном деле. 2.Заявление о приёме на работу. 3.Анкета или личный листок по учёту кадров. 4.Автобиография. 5.Копии документов об образовании, присвоение учёных званий. 6.Копии документов об утверждении должности. 7.Характеристика или рекомендательные письма. 8.Трудовой контракт, копии приказов об увольнении, перемещении, назначении. 9.Дополнение к личному листку по учёту кадров; 10.Справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

27. ХАРАКТЕРИСТИКА

Характеристика – официальный документ, который выдаёт организация учреждению своего работника. Оцениваются деловые и моральные качества.

Характеристика состоит из нескольких особенностей:

1.Указываются анкетные данные, а именно: Ф.И.О., должность, место нахождения, национальность.

2.Приводятся данные трудовой деятельности: специальность, продолжительность работы.

3.Собственную характеристику, т.е. оценку моральных и деловых качеств, а именно: повышение профессиональной деятельности, поведение в быту, отношение к товарищам по работе. Указываются награды и поощрения.

Вывод, в котором указываются назначении характеристики.  Текст назначается от 3-его лица и подписывается двумя подписями, подпись заверяют печатью.

28.СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО. СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ПИСЬМА.

Деловое письмо представляется,  как оригинал с атрибутами предаваемые ему статус официального.

Официальное письмо заполняется на бланках, в которых указы определяют реквизиты, которые должны представляется в определённых текстах.

Для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

1. Государственный герб 2. Эмблема наименования 3. Код предприятия 4. Код документа 5. Наименования организации 6. Почтовый и телеграфный адрес 7. Номер телефона 8. Номер факса телепайта 9. Номер счёт в банке.

10. Дата 11. Индекс документа 12. Ссылка на индекс и дату входящего документа 13. Адресат 14. Заголовок к тексту 
15. Текст письма 16. Подпись 17. Фамилия и телефон исполнителя. 

Следует отметить, что в РБ письма должны составляться на двух языках.Бланк для письма составляют на бумаге формата А4 или А5 (если письмо составляет 15 строк).

29. КЛАССИФИКАЙИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

1. По тематическому признаку письма подразделяются на: 
a) Деловые (организационные вопросы, вопросы экономических отношений.) b) Коммерческие(составляют и заключают в сделке от имени юридических лиц. Они часто имеют юр силу. К ним относятся: письма-запросы, -предложения, -рекламации и ответы на эти письма.) 
2. По функциональному признаку: a) Инициативные b) Письма-ответы 
Обязательного ответа требуют коммерческие инициативные письма – письмо-предложение, -запрос, -рекламация,-обращение. 
3. По признаку адресата: a) Обычные (письма направляются одному получателю.) b) Циркулярные (это письма, рассылаемые одним адресантом нескольким получателям, как правило, подчинённым организациям)
4. По форме отправления: a) Деловую электронную корреспонденцию 

b) Факсовые отправления 
5. По структурным признакам: a) Регламентированные (стандартные) (форма которых строго оговорена ГОСТом.) b) нерегламентированные (не имеющие жёсткой текстовой структуры, не требующие специального бланка или строго определённого формата бумаги) 
6. По композиционным особенностям: a) одноаспектные (письмах рассматривается один вопрос.) b) многоаспектные (несколько взаимосвязанных вопросов, которые будут рассматриваться в одной организации . Например, письмо одновременно и письмом-предложение, и письмом-напоминанием.) 
7. По цели письма подразделяются на: a) Информирующие (передать информацию и документы.) Убеждающие(- призванные вызывать эмоции.) 

30. ОТДЕЛЬНЫЕ ВИДЫ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ. (ПРОСЬБА, ОТКАЗЫ, СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО, ДОГОВОРНЫЕ ПИСЬМА, НАПОМИНАНИЯ, ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО)

Письма-просьбы: излагается от 1 лица ед. ч., а также от 1 лица мн. ч. – «просим». И от 3 лица ед. ч. – «регистрация просит».

В письмах-просьбах часто встречаются такие словосочетания, как – «Прошу принять меры», «Прошу направить на договор».

Письмо-отказ: должно быть персонально адресованным : 

«Уважаемая Наталья Константиновна!».

Сопроводительное письмо:  составляются при отправке адресату какого-либо документа или материальных ценностей. Сопроводительное письмо подтверждает факт отправки в определённый срок, что является надёжным средством контроля за сохранность отправляемых доказательств.

Договорные письма:  являются руководителем сопроводительных писем, например: «Направляем подписанный с нашей стороны договор».При своей простоте и явном преимуществе в скорости оформления и подписания, ему присущи и очевидные недостатки. Договорное письмо подходит лишь для разовых, можно сказать экстренных ситуаций, чтобы срочно купить некий товар.

Письма напоминания:  следует направлять когда не удаётся получить необходимый ответ при личном контакте или по телефону. состоят из двух элементов: Напоминание выполнения действий; Меры, которые будут выполнены в случае их невыполнения.

Информационное письмо: Цель - своевременная информация другого предприятия о свершившемся факте. Информационные письма отправляются референдумами или секретарями.

31. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Существует около 40 видов служебных писем, каждое из которых имеет свою языковую форму.

Правила, которыми должны руководствоваться автор письма:

1. Достоверность и объективность. 2. Полнота. 3. Отсутствие рассуждений и повествовательности. 4. Нейтральность тона изложения. 5. Использование средств логической, а не эмоциональной оценки ситуации .

Деловые письма предназначены для того, чтобы убедить и побудить.  Одним из условий побудительности является краткость делового документа.  .  Неуважение автора всегда ощущается адресатом и поэтому формирует отрицательное отношение к письму. Особенно внимательным должен быть автор письма, в котором содержится отказ. Нельзя начинать письмо с отказа. В этом случаи необходима формулировка – «Ваша просьба не может быть удовлетворена по причинам…».В деловой переписке очень важна грамотность. Не употребляйте словосочетания с убыточными словами – «совместное сотрудничество». Избегайте тавтологических  слов .Следует избегать использования слов устной речи.

Общие требования к тексту письма: Письмо должно быть посвящено одному из вопросов. Оно не должно быть большим(на 1 страницу), но не превышать 5 страниц. Письмо по композиции делаться на: простые или сложные.

32.СТРУКТУРА  И ОБЪЁМ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Документооборот – это прохождение документа в учреждение, на предприятие с момента его создания до завершения исполнения или отправки. Осуществляется в виде потоков документов. Существует 3 вида потоков:

1. Входящие. 2. Исходящие (отправленные) 3. Внутренние (создаются в учреждении) 
Поток входящих документов подразделяется на две части: 
1. Направляемые руководителем в структурные подразделения. 2. Направление отдельным исполнителем. Под объёмом документооборотом понимают входящие, исходящие и внутренние документы организации за определённый момент времени.

Для определения объёма документооборота отдельно подсчитывают количество документов и количество копий. Общее количество документов выражают дробью – в числителе – основные документы, а в знаменателе – количество копий.

33. ОБРАБОТКА ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Приём и обработка входящих документов ведётся секретарём или референдумом. Здесь выделяются этапы обработки:

1. Первичная обработка (для проверки правильности доставки вскрываются все документов). 2. Предварительное рассмотрение (секретарь-референт проводит распределение документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы). 3. Регистрация (передача входящих документов руководству организации осуществляется после регистрации). 4. Рассмотрение руководителем ( руководитель должен рассмотреть входящий документ и определить исполнителя, дать чёткие указания по исполнению и дате оформления). 5. Направление на исполнения (документ передаётся ответственному исполнителю под запись регистрации в журнале). 6. Контроль исполнения.7. Исполнение.

 8. Фальшивка документа дела. 

Когда работа над документом закончена руководителем, то на ней ставится пометка исполнения. После этого документ с копиями передаётся секретарю для подшивки в дело.

34. ОБРАБОТКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

1. Составление проекта документа (составляется исполнителем). 2. Проверка правильности оформления документа секретарём. 3. Согласование, которое осуществляется другими специалистами организации и оформляется визой. 4. Подписание документа руководителем. 5. Регистрация документа. Оформляемые документы регистрируются в журнале «исходящих документов». 6. Отправка документа адресату. 7. Подшивка второго экземпляра в дело. 

Проекты исходящих документов готовятся в структурных подразделениях исполнителями. Подготовленные проекты рассматриваются руководителями соответствующих структурных подразделений и согласовываются с другими заинтересованными подразделениями. Согласование документа - ознакомление заинтересованного лица с содержанием документа и добавление грифа согласования. Документ, прошедший все необходимые согласования, направляется в канцелярию для представления на рассмотрение руководству. Проекты исходящих документов, подготовленные в ответ на входящие, рассматриваются тем же руководителем, который выдавал резолюцию по исполнению соответствующих входящих. Если проект составлен надлежащим образом, он подписывается руководителем и возвращается в канцелярию.

Все исходящие из организации документы подлежат обязательной централизованной регистрации, которая производится в канцелярии после подписания документа руководителем, что проявляется в присвоении отправляемому документу регистрационного номера.

35. РЕГИСТРАЦИЯ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Регистрация документа – это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующей записью коротких данных о нём в журнале или на компьютере. Регистрация необходима для учёта, контроля, сохранности.

Входящие документы регистрируются в день отправления. Исходящие и внутренние регистрируются в день подписи. Обязательной регистрации подлежат важные внутренние документы, такие как: протоколы, приказы, докладные.

Индексация документов – это проставление их порядковых номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место исполнения и хранения документов. например: 03-27/21 (индекс структурного подразделения; номер дела; порядковый номер документа).

Формы:1.Централизованная 2.Децентрализованная3.Смешанная

Централизованная – когда осуществляется операция в одном и том же месте или одним и тем же человеком. Децентрализованная – регистрация документов в местах его создания или исполнения, т.е. в структурных подразделениях. Смешанная – одна часть документов регистрируется централизована, а другая в структурных подразделениях.

Регистрация должна быть однократна. При регистрации документы делятся на отдельные группы, каждая из которых  делится отдельно:

1. Входящие 2. Исходящие 3. Внутренние 4. Контракты коммерческие 
5. Документы, имеющие гриф «Коммерческая тайна». 

Для регистрации используется журналы и карточки. Основная цель контроля - обеспечение исполнения тех документов, которые поставлены на контроль руководством предприятия. Из резолюции берётся срок документов, который не должен превышать 10 дней.

36. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ

Классификация документов – это разделение всех документов предприятия на дела с определёнными признаками.

1. По названию видов документов (акты, приказы) 2. По содержанию документов 3. По объектам, фирмам-контрагентам, к которым относятся документы .4. По корреспондентам, с которыми ведётся переписка 
5. По грифу ограничения доступа к документам, которые содержат коммерческую тайну.   

Формированием дел - группировка исполненных документов в дела.

Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документном массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

Формирование дел предприятия проводит, как правило, секретарь-референт.

37. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Основным видом работ обеспечивающих систематизацию документов в делопроизводстве является номенклатура дел. Номенклатура дел – представляет собой список дел с указанием сроков их хранения.В заголовке должно быть указано: вид документа, вопрос, автор, корреспондент и период за который создан документ.

В номенклатуру дел включаются: все дела предприятия и журналы регистрации

Не включаются: научно-технические документы и печатные издания.

Номенклатуру дел необходимо создавать на каждом предприятии. В качестве дел используются наименование структурных подразделений дел.

Первым номенклатурам является секретариат, ему присваивается индекс – 1 или 01.Другие структурные подразделения располагаются н по значимости – важные, вспомогательные службы – 2 или 02.

Заголовок текса должен быть коротким и соответствовать содержанию документа данного дела.

38. ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

Формирование дел – называется группировка исполненных документов в делах. Каждое дело должно содержать не более 250 листов.

Правильное формирование дел, способствует оперативному поиску необходимых документов, обеспечивает им сохранность и порядок в делопроизводстве.

Формирование дел проводит чаще всего секретарь-референт или специально назначенный работник.

На обложке дела указывается:

1. Название выше стоящей организации. 2. Название данного учреждения 
3. Название структурной части 4. Номер дела по номенклатуре 5. Заголовок дела 6. Дата 7. Количество листов 8. Срок хранения 

При оформлении дел:

1. В дело помещают документы, по которым продела работа 
2. В дело подшивают документы подлинники либо заверенные копии 
3. Документы разных сроков хранения формируются в разных делах 
4. Документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело 
5. В дело включается один экземпляр документов 
6. Каждый документ, помещённый в дело, должен правильно быть оформлен. 7. В дело помещают документы одного года

39. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ

Одни документы используются длительное время, а другие очень быстро утрачивают своё значения. Для долговременного хранения документов создаётся архив. Архив располагается в специально выделенном архивном помещении. В задачи архива входит:1. Приём, учёт и хранение завершённых дел 2. Информационно-справочная работа по архивным документам 

3. Организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства 

Архив принимает по описи и номенклатуре дел. Специалистами установлен оптимальный срок использования документов делопроизводства – 3 года. По истечению срока решается дальнейшая судьба документа:1. Передать в архив 2. Уничтожить 3. Оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве 

Для решения этих вопросов создаётся постоянно действующая экспертная комиссия, которая назначается приказом руководителя и состоит из 3 человек. Чаще всего зам. директора, секретарь-референт и ведущий специалист.Решение комиссии вступает в силу после утверждения его руководителем предприятия.

Установлены сроки хранения документов:6 мес ,1 год ;3. 10, 50, 75 лет. 

По истечении сроков хранения документы подлежат уничтожению.

Дела, отобранные на архивное хранение, требует дополнительного оформления:1. Расположить их в хронологическом порядке 

2. Пронумеровать в правом верхнем углу 3. Подшить заверительный лист 
4. Составить внутреннюю архивность дел (опись) 5. Перевести дело или прошить в четыре прокола 

На обложке указать – заголовок, крайние даты дела.

40. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТЕЙ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ

Экспертиза – изучение и определение, в целях установления сроков хранения и отбора в состав долговременного хранения (сокращённо НАФ).

Документы научного значения должны храниться в архивах.Документы справочного значения хранятся в архивах ведомств и в учреждениях, а по истечению срока их уничтожают.

Основными критериями определения ценность является:

Степень значимости документов, Значение учреждения или лица в деятельности, которой они образовались, Афтографичность, Время и место из возникновения, Юридическая сила, Подлинность, Копийность, Дублетность, Поглощённость информации, Внешние особенности документов, Физическое состояние

45 ЭЛЕКТРОННЫЙ И БУМАЖНЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

Док можно условно классифицировать по форме хранения на электронные и бумажные. Сегодня только 30% хранится в электронном виде, а остальные в бумажном. Однако с течением времени это соотношение меняется в пользу электронной формы хранения. Среднестатистический служащий тратит ежегодно до 150 часов на поиск утерянной информации, поэтому эффективность управления предприятиями зависит от решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, Контроля их исполнения, также продуманный организации их хранения, поиска и использования.

Бумажный документ –информация, зафиксированная на бумажном носителе и обладающая определенными реквизитами. Особенностью бумажного док-та является его привязка к материальному носителю. В случае уничтожения носителя теряется и документ. Электронный документ не привязан к носителю. Оригинал и копия неразличимы, они могут существовать на многих носителях и являться одни и тем же документом. Для обеспечения юридическое силы такого документа применяются электронно-цифровые подписи (ЭЦП – реквизит электронного док-та, защищенный от подделки, полученный в результате криптографического преобразование информации , с использованием личного ключа ЭЦП.)

47 ЭЛЕКТРОННО-ЦИФРОВАЯ ПОДПИСЬ (ЭЦП)

ЭЦП –  реквизит электронного док-та, защищенный от подделки, полученный в результате криптографического преобразование информации, с использованием личного ключа ЭЦП, который позволяет установить обладателя ЭЦП, а также отсутствие утраты, искажения или подделки, содержащейся в электронном документе информации.

Проверяется ЭЦП при помощи открытого ключа, при использовании ЭЦП необходимо наличие органа, который определяет владельца ЭЦП и удостоверяет его открытый ключ. В качестве такого органа выступает удостоверяющий центр(УЦ)

Функции 1) регистрирует ЭЦП 2)создает закрытые и открытые ключи ЭЦП 3) приостанавливает и возобновляет д-е сертиф, ключей, подписей 4) ведет реестр сертификатов, ключей, подписей, возможность свободного доступа к реестру 5) может предоставить пользовательские услуги связанные с использованием ЭЦП. Процесс регистрации сертификата заключается в сл: 1. Подача заявлений и сведений для идентификации обладателя сертификата, проверка уникальности открытых ключей 2. Оформление на бумажном носителе 2-ух экземпляров карточки открытого ключа 3. Подписание сертификата на личном ключе удостоверяющие центре, включение его в реестр сертификатов и обеспечения доступа к нему пользователей

48 ИНФРОСТРУКТУРА ОТКРЫТЫХ КЛЮЧЕЙ

Инфраструктура открытых ключей –это комплексная система, которая обеспечивает все необходимые сервисы для использования технологии с открытыми ключами. Цель- управление ключами и сертификатами . ИОК позволяет исп-ть сервисы имфрованя и выработки цифровой подписи согласованию широким кругом приложений, которые функционируют в среде с открытыми ключами. Компоненты:1) цент сертификации 2) цент регистрации 3) архив сертификации 4) система аннулирования сертификатов 5) система создания резервных копий и восстановление ключей 6)система автоматизаций корректировки ключей и сертификатов 7) систему поддержки взаимной сертификации

49 УДОСТОВЕРЯЮЩИЙ ЦЕНТР ЭЛЕКТРОННО- ЦИФРОВЫХ ПОДПИСЕЙ

Удостоверяющий центр ЭЦП исполняет функции:

· Регистрирует ЭЦП

· Создает по обращению к пользователей закрытые и открытые ключи ЭЦП

· Приоставливает и возобновляет действие сертификатор ключей подписей, а также аннулирует их

· Ведет рееестр сертификатов ключей подписи, обеспечивает актуальность реестра и возможность свободного доступа пользователй к реестру

· Выдает сертификаты ключей-подписей на бумажных насителей и в виде электронных документов с информации их действительности

· Проводит по обращению пользователь подтверждение подлиности ЭЦП в электронном док-те

· Может предоставлять пользаваетлям иные услуги, связанные с использованием ЭЦП

50 ЦЕНТР СЕРТИФИКАЦИИ, РЕГИСТРАЦИИ И ПОЛЬЗОВАТЕЛИ

1)формирование собственного секретного ключа и сертификата ЦС

2)формирование сертификатов подчиненных центров

3)формирование сертификатов открытых ключей пользователей

4)формирование списка отозванных сертификатов

5)введение базы всех изготовленных сертификатов и списков отозванных сертификатов

ЦРег предназначен для регистрации конечных пользователей. Задача- регистрация пользователей и обеспечение их взаимодействия в ЦС.

Пользователи- это пользователь, приложение или система, которое является владельцем сертификата и использует ИОК. Сертификация в инфраструктуре с открытым ключом строится по 2м основным типам 1)сверху вниз (иерархия) 2) по взаимной сертификации, т е разделенное доверие.

51 ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Cистема электронного документооборота- автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Принципы документооборота: 1 ) Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.2)Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

3) Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса). 4) Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.5) Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

52 НАЗНАЧЕНИЕ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА(СЭД)

ЭД включает:1)создание электронных док 2) обработку док 3)передачу 4)хранение 5)представление и вывод инфыи орг и предприятия на основе использования комп сетей. СЭД обеспечивает процесс создания, управления доступом и распространения больших объёмов док в комп сетях, а также обеспечение контроля над потоком док в организации. Эти док хранятся в спец хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые поддерживает СЭД:1)текстовые док 2)изображения 3)электронные табл 4)аудио данные 5)видео данные 6) ВЭП док

К общим возможностям СЭД относятся: 1) создание док 2)управление доступом 3)конвертация данных 4)обеспечение безоп данных. ГЛАВНОЕ НАЗНАЧЕНИЕ СЭД ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОК, А ТАКЖЕ РАБОТА С НИМИ.В СЭД автоматически отслеживаются изменения док, сроки исполнения док, движение док. СЭД охватывает весь цикл предприятия, т е от создания док до его списания. Основными пользователями СЭД- крупные гос организации, предприятия, банки, крупные промышленные предприятия все структуры, чья деятельность сопровождается большим количеством док.

53 ОСНОВНЫЕ СВОЙСТВА СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКЕМЕНТООБОРОТА

1)открытость. Все СЭД построены по модульному смыслу , а их айпи-интерфейса является открытым. Это позволяет добавлять к  СЭД новые функции либо совершенствовать уже имеющиеся, добавляя к СЭД множество модулей знатно расширяет их функцион возможности. Например, для СЭД разрабатываются модули ввода док со сканера, связи с электронной почтой, с программами пересылки факсов.

2) высокая степень интеграции прикладными программами обеспечения. Ключевой возможностью СЭД является высокая степень их интеграции с разными программами. Пользователи имею дело только с обычными прикладными программами. В момент интеграции (установки) клиентской части СЭД приклд. Программы дополняются новыми функциямии элементами меню.(пользователи, открывая файл, сразу видят папки с док СЭД, откуда он и находит нужную и находит док) при сохранении, док автоматически размещается в базе данных СЭД, тоже самое происходит и в офисных и специализированных программах. Благодаря интеграции СЭД может выступать в качестве связующего звена между различными приложениями, создавая основу для орг дп на предприятии.

54 ОСОБЕННОСТИ ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОК

В большинстве СЭД реализовано иерархически(вертикально) система хранения док по принципу «шкаф-полка-папка». Каждый док помещается в папку, которая размещается на полке. Количество уровней вложений неограниченно. Один и тот же документ может входить в состав нескольких папок и полок зависит от механизма ссылок. Исходный док остаётся неизменённым и хранится на определённом месте. Любому док СЭД присуще определённый набор атрибутов (например, название док, автор, время сост). Набор атрибутов может меняться от одного типа док к другому, а в пределах одного типа док не меняется. Атрибуты хранятся в базе данных для каждого типа док создаются шаблон карточки, где в понятном графическом виде представлены атрибуты док. При ведении док в СЭД берётся необходимый шаблон и заполняется карточка. СЭД состоит из нескольких компонентов: 1) хранилища атрибутов док 2)хранилища док и сервисов полнотекстовой итер.

Под хранилищем док понимается хранение содерж док. Хранение док и атрибутов называют архив док. Преимущество СЭД- хранение док в исходном формате и автоматическое распознавание формат файлов.

55 ОСОБЕННОСТИ МАРШРУТИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОК

Модули СЭД ,которые отвечают за документооборот называют модулем маршрутизации док. В общем случае используется понятие свободной и жёсткой маршрутизации док. При свободной маршрутизации в документообороте пользуется явление по своему усмотрению изменять существующий маршрут прохождения док или задать новый маршрут. При жёсткой прохождение строго регламентировано и нельзя изменять. В большинстве СЭД модуль маршрутизации входит в комплект поставки СЭД, а в некоторых СЭД необходимо преобразовывать отдельно.

56 РАЗГРАНИЧЕНИЕ ДОСТУПА К ЭЛЕКТРОННЫМ ДОК

В СЭД реализованы надёжные средства разграничения полномочий и контроля за доступом к док. ВИДЫ 1) полный контроль над док 2) право редактировать, но не унит-ть док 3) право создать новые версии док, но не редактировать его 4) право аннотировать док, но не редактир его и не создавать новые версии. 5) право читать док, но не ред его 6) право к карточке док, но не к содержимому 7) полное отсутствие доступа к док.

Во время работы с док в СЭД все контролируется, поэтому всю историю (работу с док) можно проконтролировать.

57 ОТСЛЕЖИВАНИЕ ВЕРСИЙ И ПОДВЕРСИЙ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОК

При одновременной работе с док сразу нескольким пользователями очень удобная функция СЭД исправление подверсий док( 1 исполнитель создал первую версию док, второй исправил и дополнил, 3 создал 3-ю версию. Через какое-то время, ознакомясь с замечаниями и исправлениями, 1й исполнитель док дорабатывает исходную версию и на её основе создаёт подверсию 1 варианта док). Достоинство СЭД-автоматическое отслеживание версии и подверсии док, т е пользователи всегда могут определить как именно версия более активна.

58 АННОТИРОВАНИЕ ДОК. ПОДДЕРЖКА КЛИЕНТСКИХ ПРОГРАММ

При организации групповой работы над док полезна возможность их аннотирования. Поскольку в некоторых случаях пользователи имею права на внесение изменений в док в процессе их согласия, то эти пользователи могут воспользоваться ею аннотиров-м. аннотирование в СЭД реализуется за счет включения в карт-у док атрибута аннотации и передачи пользователям прав на редактирование, однако это не всегда применимо при аннотировании, то в СЭД существует функция «красного карандаша», при помощи которого можно указать на недостатки на самом изображении.

59 УПРАВЛЕНИЕ КОРПОРАТИВНЫМ СОДЕРЖАНИЕМ (УКС)

Вследствие быстрого развития рынка СЭД большую популярность стала набирать концепция управления корпоративным содержанием, а не управление элект документооборотом. УКС представляет собой категорию, объединённую возможности систем управления корпоративными док и систем управления содержимым со способностью управления полным жизненным циклом корпоративного содерж. Суть данного подхода в то, что корпоративное содерж не должно принадлежать одному приложению или системе. Оно должно быть доступно во многих приложениях и свободно распространяться между ними. Свойство-независимость от единого универсального хранилища содержащегося. УКС инфраструктура обеспечивает общий слой интеграции для каждого репозитория данных. Тем самым сводя на минимум необходимость интеграции систем управления элект док и систем управления содержимым от множества разработчиков.

60 ВОЗМОЖНОСТИ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ КОРПОРАТИВНЫМ СОДЕРЖАНИЕМ

Возможность УКС можно разделить: 1) общие функции управления содержимым(способность управлять множистром электронных объектов, т е изображениями, офисными док, графиками, чертежами, почтой, видео, аудио, мультимедиа)

УКС системы обеспечивают репозитарий для всех этих типов элементных объёмов с различными  библиотечными сервисами, а также способность управления данными объектами в течении всего их жизненного цикла 2)функции управления процессами(способность автоматически и управ-я бизнес процессами и потоком работ) 3) интеграция с другими (способность интеграции УКС системы с внешними системами офисными приложениями )

61 СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА, ОРИЕНТИРОВАННЫЕ НА БИЗНЕСС ПРОЦЕССЫ

Системы этого типа предназначены для специф-х вертикальных и горизонтальных приложений. Иногда они имеют и отраслевое применение. Эти системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с док, включая работу с образцами, записями и потоками работ, управление содерж-ии и др. они обеспечивают хранение и поиск док. В оригинальных форматах с возможностью их группировки в папки. Следует отметить, что почти все системы обеспечивают хороший уровень реализации репозитариев и библиотечных сервисов для управления электронным содержанием. Каждая из этих систем наиболее сильна в своей области.

62 КОРПОРАТИВНЫЕ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Системы этого типа обеспечивает корпор-ю инфраструктуру, которая доступна всем пользователям. По этой системе создаются док, комлект-я работа над ним и их публикации. Базовые функции корпоративных СЭД аналогичны функциям СЭД для бизнес процессов. СЭД не ориентированы на использование только какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи. Они внедряются на общие корпоративные технологии. Разработкой и продвижением СЭД занимаются компании Лотус, Novel. Open text(обеспечивает коллективную работу над док по проекту для внешних и внутренних пользователей, распределение план-е док)

63 ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ СИСТЕМЫ LanDocs

Система позволяет выполнить следущие функции

1)регистрация док 2) ввод тестов файлов и поддержки функций работы с файлами 3) обмена док и сообщений и направление заданий на исполнение 4)контроль исполнения заданий 5) работы в режиме замещения исполнителя 6) отслеживание дп связей между док и форм сложно-структурных папок 7) навигации и поиск док 8) активизация документов и восстановление док из архивов 9) сканирование бумажных док и работа с изображениями док 10) интеграция с офисными приложениями для работы с элементами док 11) интеграции с внешними виндоус приложениями 12) работа через интернет 13) выполнение и контроль деловых операций рад док 14) ведение справос-в 15)применение электронной подписи 16) рассылка заданий пользователям эл почты.

64 ДОКУМЕНТ В СИСТЕМЕ LanDocs

Документ LanDocs- это совокупность 3 основных сост 1) регистрац карточки 2) текста док, т е файл с текстом док, прикреплённый к карточке 3) сведения об истории работы с док, т е истории движения и выполнения дп действий и операций системы, связанных с обращением к док.

При вводе док, в сист не просто вносится инфа о кок и вводится текст док, а создаётся новый информационный объект, док LanDocs, который при наличии текста док представляет собой полноценный эл док. Регистрационная карточка заводится на каждый док, который требуется ввести в систему. Она содержит атрибуты, характерные док, которые способствуют поиску док. Атрибуты совпадают с реквизитами. Файл(текст) док прикрепляется к карточке сохраняется в системе в оригинальном формате без преобразований. Система позволяет хранить несколько файлов по 1 док и множество версий 1 файла.

Сведения об истории движения док и работы с док представляет собой совокупность информации, которая создается в процессе записей в протоколах работы. Представление док в сист как док LanDocs позволяет предоставить док те же функциональные назначения, которые имеют и обычные бумажные документы, а именно информационные, управляемое и правовое.

66 СИСТЕМА НА БАЗЕ СЭД LanDocs

Пример системы- автоматизация дп и ведение архива электронных док в аппарате совета министров РБ. LanDocs- базовый модуль для обеспечения автоматизации дп и ведения арх-х электронных док. Система позволяет автомат-ть различные процедуры дп как организационной работы с док, так и док. Гибкость системы к особенным реализ-и процедур следующими средствами 1) гибкая регистрационная картина 2) настройка справочных систем на специфику пд процессов орг 3) развитые средства разра-я доступа к функциям правами и правом на док.

Областью применения системы LanDocs –автоматизация дп и построение корпоративных архивов эл док. Цель-создание на объекте автоматизаций совершений унификаций сист-техн среды, поддержки работы персонала с эл док, которые обеспечивают соответствующее программное обеспечение системы.

Направления 1) создание и внедрение центральных хранилищ электронных док и работа с текстами этих док 20создание и внедрение центральной и структурной базы документальной инт с многопольным доступом. 3) учёт дп операций и ведение корории работы с док 4) автоматический поиск по реквизитам и тексту док 5) автоматическая рассылка док и контроль использования их поручений 6) подписание электронных док в ЭЦП.э.х