Составление и оформление текстов служебных документов с помощью компьютерных программ

Практическое занятие №6

«Составление и оформление текстов служебных документов с помощью компьютерных программ»

Выполнила работу студентка Мурахтанова Александра (группа 11б19)

Цель занятия: 

1. Повторение особенностей оформления реквизита «текст» ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018)

2. Применение усвоенных знаний на практике.

Вопросы для самоподготовки и самоконтроля 

1. Понятие «текст документа» при различных способах документирования.

Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм.

Сплошной связанный текст документа содержит грамматически и лексически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении правил, положений, писем, распорядительных документов.

Сплошные связанные тексты могут состоять из разделов, имеющих в необходимых случаях заголовки и нумерацию. ГОСТ 1.5-85». (ГСДОУ, п. 2.4.3).

«Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

При составлении текста документа необходимо учитывать, что в практике документирования сформировались текстовые модели, в соответствии с которыми составляются тексты отдельных видов и разновидностей документов. Во многих случаях для правильного составления текста документа необходимо знать, по какой модели составляется текст документа данного вида или разновидности.

2. Содержание простых и сложных документов.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные (многоаспектные). Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных – несколько вопросов.

3. Порядок изложения текста документа.

Порядок построения и изложения текста документа

Текстовый документ (реферат, курсовая работа, дипломный проект и т.д.) должен иметь следующую структуру:

- титульный лист;

- реферат;

- содержание;

- основной текст (введение, основная часть, заключение);

- библиографические записи;

- приложения.

Рассмотрим правила оформления каждого элемента текстового документа.

Пример оформления титульного листа курсовой работы приведен в приложении А, пример оформления титульного листа и задания на дипломный проект представлен в приложении Б.

Оформление реферата выполняется согласно ГОСТ 7.32-2001. Реферат - это сокращенное изложение содержания документа с основными фактическими сведениями и выводами (приложение В). Реферат размещается на отдельной странице (после титульного листа для курсового проекта и после календарного графика для дипломного проекта) и состоит из трех частей.