Составление законченных описей дел постоянного хранения и по личному составу при их передаче в архив в случае ликвидации организации
Автор: i1olant1a • Ноябрь 21, 2021 • Реферат • 1,188 Слов (5 Страниц) • 316 Просмотры
Составление законченных описей дел постоянного хранения и по личному составу при их передаче в архив в случае ликвидации организации
Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по результатам экспертизы ценности документов в организации после проведения переплетных работ и оформления дел. По этим описям документы передаются в зависимости от установленного порядка в государственный или территориальный (городской или районный) архив, архив вышестоящей организации. Рассмотрим порядок составления таких описей.
Формы описей приведены в приложениях 16, 20, 21 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143.
Законченные описи оформляются как отдельное дело временного (свыше 10 лет) хранения, внутрь которого вложены:
• титульный лист законченной описи;
• оглавление (при необходимости);
• список сокращений (при необходимости);
• годовые разделы сводной описи;
• указатели (при необходимости);
• лист с общей заверительной надписью.
Как составить опись дел постоянного хранения
В опись дел постоянного хранения включаются документы постоянного хранения по хронологическому принципу. Как правило, названиями подразделов в годовом разделе сводной описи являются наименования структурных подразделений (общественных организаций), документы которых включены в годовой раздел сводной описи, и (или) названия функций (направлений деятельности) организации.
Порядок расположения дел внутри годового раздела в организации, в которой отсутствуют структурные подразделения
1) документы о создании и ликвидации организации |
2) протоколы собраний учредителей (участников) и документы к ним |
3) приказы руководителя организации по основной деятельности |
4) штатные расписания |
5) отчет о финансово-хозяйственной деятельности и пояснительная записка к нему |
6) статистические отчеты по основным направлениям деятельности |
[pic 1] | Обратите внимание! Существуют дела с документами, которые имеют постоянный срок хранения, но в сводную опись дел не включаются. К таким документам относятся: • номенклатура дел; • регистрационно-контрольные формы регистрации постановлений, приказов, распоряжений, решений, указаний по основной деятельности. |
Одновременно в сводную опись дел могут включаться дела, выделенные из документов с временными сроками хранения, имевших отметку «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия).
В графе «№ п/п» нумеруются заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи, в валовом порядке. При составлении второго и последующих годовых разделов сводной описи валовая нумерация заголовков дел продолжается в порядке до тех пор, пока их число не достигнет тысячи либо иной четырехзначной цифры.
Сведения, внесенные в графу 2 «Индекс дела (тома, части)», графу 3 «Название подраздела, заголовок дела (тома, части)», графу 4 «Дата дела (тома, части)», графу 5 «Количество листов в деле (томе, части)» годового раздела сводной описи, должны совпадать со сведениями, вынесенными на обложку дел.
Предположим, что передаче на государственное хранение подлежат документы ликвидированной организации негосударственной формы собственности за 2013-2019 годы.
Опись дел постоянного хранения ликвидированной организации негосударственной формы собственности в организации, в которой отсутствуют структурные подразделения (пример)
...