Система электронного документооборота

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Лебедева Ульяна Викторовна

магистрант ФГБОУ ВО «ИжГТУ имени М.Т. Калашникова»

Россия, г. Ижевск

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

Ulyana Viktorovna Lebedeva

graduate student of Federal State Budgetary Educational Institution of Higher Professional Education "IzhGTU named after M.T. Kalashnikov"

Russia, Izhevsk

АННОТАЦИЯ

В данной статье поднимается вопрос о необходимости внедрения системы электронного документооборота в организации различных уровней. Описаны разновидности продуктов, позволяющих автоматизировать «бумажную волокиту», их функционал и преимущества. Так же описываются основные плюсы внедрения СЭД в организации различного масштаба. На сегодняшний день автоматизация документооборота предприятий набирает большую популярность, что приводит к эффективной работе как маленьких организаций, так и крупномасштабных предприятий.

ABSTRACT

This article raises the question of the need to implement an electronic document management system in organizations of different levels. Varieties of products that automate "paperwork", their functionality and advantages are described. The article also describes the main advantages of implementing EDMS in organizations of various sizes. Today, document management automation of enterprises is gaining popularity, which leads to the effective operation of both small organizations and large-scale enterprises.

Ключевые слова: автоматизация документооборота, система электронного документооборота.

Keywords: automation of document management, electronic document management system.

Введение

Громоздкость отечественного бумажного делопроизводства стала камнем преткновения в организациях различного уровня. Российская бюрократия берет своё начало с древних времён, и путь документа от создания до его согласования и принятия в работу до сих пор занимает не один день. Документы часто теряются, горят и срываются сроки их исполнения, и в результате —снижается эффективность управления. Выходом из этой ситуации стала разработка системы электронного документооборота (СЭД).

Автоматизация документооборота – процесс перехода от режима с поэтапным контролем разработки, управления, согласования, поиска и распространения СЭД в автоматический режим взаимодействия.

Автоматизация документооборота на предприятиях возможна за счёт специального ПО для работы с электронными документами. Современные СЭД дают возможность создавать, редактировать, осуществлять поиск нужных бумаг, и организовывать взаимодействие между сотрудниками предприятия на всех этапах. Огромный функционал подобных продуктов может обеспечить эффективность управления документооборотом, маршрутизацию процессов, высокий уровень исполнительской дисциплины.

Благодаря программам ЭДО можно объединить все внешние и внутренние документы компании, сформировать удобную цифровую среду для работы с информацией. Сегодня любой бизнес и/или организации вне зависимости от их масштабов, оборотов, сферы деятельности и правовой организационной формы нуждается во внедрении СЭД.

Таким образом переход на СЭД давно стал важной частью развитой ИТ-инфраструктуры предприятия. Оптимизация документооборота позволяет организации быстро, а главное эффективно решать повседневные внутренние и внешние задачи; увеличивает прибыль и конкурентоспособность деятельности.

Виды систем автоматизации документооборота предприятия

При выборе СЭД нужно смотреть на функционал работы системы, список задач. Классификация включает четыре разновидности продукта:

• Программное обеспечение для делопроизводства – это универсальный тип ПО, который даёт возможность оцифровать документы любых юридических лиц. Возможности этого продукта направлены на вертикальную систему управления и исполнение обязанностей по строго заданному режиму.
• Электронные архивы – это программное обеспечение, рассчитанное на организацию работы с большими объемами электронной информации. Функциональность продукта рассчитана на кластерный анализ и точную классификацию информации, которая не используется в данный момент времени, но требует точности сортировки данных и быстрого поиска. Часто, ЭА применяются для оцифровки документов и создания единой базы данных. Стоит отметить, это ПО позволяет структурировать информацию вне зависимости от её вида (текст, изображение и т.д.)
• Workflow-софт – платформа для автоматизации документооборота. Она подходит для организаций с большими объемами документов, с однотипными задачами, повторяющимися с определенной цикличностью. Но нужно учитывать то, что данная платформа не сможет архивировать информационный контент. Эта система предназначена для работы с текущей информацией.
• ECM – это набор технологий для управления корпоративным контентом организации. ПО предназначено для работы с упорядоченной информацией в любом виде или формате. ECM-системы- это удобное ПО для хранения, создания, систематизации, поиска, обработки электронного контента организации. Функционал ЕСМ даёт возможность управлять библиотечными знаниями, медиа и web-контентом, взаимодействием пользователей; разграничивать права доступа пользователей; настраивать Workflow-сервисы. Сперва может показаться, что эта система выполняет те же самые функции что и предыдущие. Но есть значимое отличие. Она может работать как со структурированными данными, так и не структурированными. Таким образом технологии ECM помогают не только внедрить автоматизацию управления документооборотом организации, но и в разы повысить эффективность работы персонала, распределять нагрузку между кадрами.

На сегодняшнем рынке есть и комплексные решения СЭД, где объединяются функции софта разных типов. Например, многие современные системы часто включают в себя функционал ЭА и предусматривает опции Workflow или ECM. Такие разработки считаются сложными в управлении, но всё равно позволяют полностью автоматизировать управление ЭДО, настроить бизнес-процессы под вид деятельности и стоящие перед организацией задачи.