Правильное хранение и уничтожение дел в делопроизводстве организаций

Введение

Актуальность темы обусловлена тем, что практически ни одна технологическая функция управления, связанная с использованием информации, подготовкой и принятием решений, не обходится без процесса создания, оформления, исполнения документов и их хранения. В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием дел, определением сроков хранения, передачей в архив или оформлением уничтожения.

Степень научной разработанности проблемы. В полном объеме рассматриваемая степень проблемы отражена в трудах российских ученых Непогода А. В. «Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации», которая дает теоретические обоснования рациональной организации движения документов, Т.А. Быковой «Делопроизводство», которая поясняет положения организации документооборота. 

Объектом исследования является организация и технология документационного обеспечения управления.

Предметом исследования выступает обеспечение учета, хранение и уничтожение дел в текущем делопроизводстве организации.

Целью работы заключается в овладении основами правильного хранения и уничтожения дел в делопроизводстве организаций.

Задачи исследования:

- исследовать систематизацию и учет документов в организации;

- рассмотреть нормативные документы;

- охарактеризовать организацию оперативного хранения документов;

- провести анализ уничтожения и списания документов.

Гипотезой данной работы выступает предположение о том, что обеспечение учета, хранение и уничтожение дел в текущем делопроизводстве организации повысит эффективность деятельности архивов.

Теоретическая основа исследования: в ходе исследования по теме курсовой работы были рассмотрены: Управление документами. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, законодательные, нормативные акты, регламентирующие различные аспекты в организации документооборота.

Методологическую основу исследования составляет принципы объективности и научности, использовался структурно - функциональный подход.

При подготовке работы применялись теоретические и практические методы исследования, а именно: анализ проблемы и предмета исследования, метод анализа теоретического и практического материала по теме исследования.

Новизна курсовой работы заключается в том, что отмечены особенности делопроизводства организации.

Практическая значимость работы связана возможностью применения курсовой в дальнейшем изучении дисциплин по направлению «Организация и технология документационного обеспечения управления»

Структура курсовой работы состоит из введения, реферата, трех разделов, заключения, списка использованных источников, два приложения.

1. Систематизация и учет документов в организации

1.1 Нормативные документы

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно - методическими документами Федеральной архивной службы России. Росархив РФ разработал систему хранения документов делопроизводстве организации и в ведомственном архиве, нормативные сроки хранения документов.  «Основные правила работы архивов организаций» от 06.02.2002 являются одним из основных нормативных документов, закрепляющие систему хранения документов в делопроизводстве и архиве. В них регламентирована технология сохранности документов. В этот нормативный документ включены требования к номенклатурам дел, включая порядок их составления, согласования, утверждения, использования и хранения. Правила закрепляют общий принцип формирования дел (подшивки документов), в том числе личных дел, порядок организации и проведения экспертизы ценности документов (отбора на хранение и уничтожение), порядок и методику подготовки дел к передаче в архив, правила подготовки описей.