Контрольная работа по "Делопроизводству"

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ        3

ВОПРОС 1. ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В УЧРЕЖДЕНИИ        5

ВОПРОС 2. УЧЕТ КОЛИЧЕСТВА И КАЧЕСТВА ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ. СОКРАЩЕНИЕ ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА        9

ЗАКЛЮЧЕНИЕ        16

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ        18

ВВЕДЕНИЕ

Документооборот или прохождение, передвижение документа среди его составителей и потребителей – неотъемлемый элемент документационного обеспечения каждой системы управления от отрасли до отдельной организации. Успех любой компании зависит от правильного выбора технологии работы с документами. В современных условиях, чтобы повысить эффективность управления, необходимо постоянное развитие работы с документами, потому как любое управленческое решение всегда основывается на информации, на официальном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организованность и культуру труда менеджеров. От того, как профессионально ведется документация, зависит успех руководящей деятельности в целом.

При проверках компаний налоговыми органами немало внимания уделяется грамотному оформлению документов. Несвоевременное оформление или не оформление совершенных хозяйственных операций затрудняет бухучет, и это приводит к разногласиям с налоговой инспекцией. Как правило, исходя из проверки имеющейся документации, налоговая служба судит о правильности расчетов с бюджетом, и следствием этих разногласий практически всегда становятся денежные санкции по отношению к организации.

Разработка носителей первичных учетных данных является важным моментом, при этом необходимо иметь в виду, что в целях налогообложения    не только накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера являются первичными документами. Также к ним могут относиться договоры, контракты, акты (сдачи-приемки, приемки-передачи, завершения работ и т.д.) и др.

В нашей стране действует система стандартов, в которой обозначены назначение и формы документов, их унификация. В соответствии с установленными едиными формами документов необходимо подробно рассматривать вопросы, рождающиеся при их разработке и оформлении, а также условия и правила, которые нужно соблюдать для обеспечения юридической грамотности документов.

Целью контрольной работы рассмотреть основные правила организации документооборота в организации и способы сокращения объема документооборота.

ВОПРОС 1. ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В УЧРЕЖДЕНИИ

Документооборот – сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью предприятия. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.^[1]

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота — оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

- максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью);

- исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке — регистрация и доставка, при их подготовке – визирование и согласование и т.д.);

- максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.