Документационное обеспечение управления ООО «Сервис ТТ»

Документационное обеспечение управления
ООО «Сервис ТТ»

1. Основной деятельностью ООО «Сервис ТТ» является ремонт и электрохимзащита трубопроводов, ликвидация аварийных разливов нефти.

Организационная структура ООО «Сервис ТТ» представлена на рисунке № 1.[pic 1]

Рис. 1. Организационная структура

1. Форма организационной работы с документами в ООО «Сервис ТТ» является смешанной.

Порядок работы с документами обеспечивающий движение, поиск и хранение документов в ДОУ следующий:

• журнал регистрации;
• электронная регистрация;
• поиск электронной базы данных;
• архивное хранение документов.

1. Организационная структура службы ДОУ в ООО «Сервис ТТ» имеет в штате двух человек: секретаря-референта и делопроизводителя, находящегося в административно-хозяйственном отделе.

Основными функциями службы ДОУ являются:

• регистрация входящей, исходящей, организационно-распорядительной корреспонденции в программе «1С-Архив»;
• составление и редактирование писем;
• отправление факсов и телефонограмм;
• работа на мини АТС;
• контроль исполнения документов и договоров;
• сканирование корреспонденции.

Основной процесс: контроль за прохождением документов по предприятию и сроки исполнения, поставленные руководителям.

1. Взаимоотношения службы ДОУ с другими подразделениями на предприятии является неотъемлемой частью работы всего ООО «Сервис ТТ». Они регулируются «Инструкцией по делопроизводству и контролю исполнения документов в ООО «Сервис ТТ». В соответствии с Инструкцией следует:

Пункт 1.5: Структурные подразделения ООО «Сервис ТТ» организуют и ведут делопроизводство на основе данной Инструкции.

Пункт 1.6: Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных Инструкцией требований в структурных подразделениях ООО «Сервис ТТ» возлагается на их руководителей.

Руководитель структурного подразделения ООО «Сервис ТТ» определяет (назначает) ответственного за работу с документами в подразделении.

Пункт 1.7: Требования Инструкции обязательны для всех работников структурных подразделений ООО «Сервис ТТ».

5.  Организационно-нормативным обеспечением деятельности службы ДОУ являются:

• инструкция по делопроизводству;
• положение об общем отделе;
• должностная инструкция делопроизводителя и секретаря-референта.

Работа с управленческими документами в ООО «Сервис ТТ» регламентируется следующими документами федерального уровня:

• Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 28.12.2017 № 435-ФЗ);
• Федеральный закон № 149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в ред. от 25.11.2017 № 327-ФЗ);
• ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

6. В деятельности ООО «Сервис ТТ» используются следующие виды документов:

Организационные документы:

• Устав ООО «Сервис ТТ»
• Положение о структурном подразделении
• Должностные инструкции
• Правила внутреннего распорядка
• Штатное расписание

Распорядительные документы:

• Решения
• Распоряжения
• Приказы по основной деятельности
• Приказы по личному составу

Информационно-справочные документы:

• Письмо
• Акт
• Служебные и объяснительные записки
• Заявление

7.  Движение документа в ООО «Сервис ТТ» отражены в Приложениях № 1 и № 2.

Документы, поступающие на предприятие, проходят регистрацию делопроизводителем, поступают на регистрацию референту и затем – на рассмотрение руководителю. Некоторые документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные непосредственно в конкретные подразделения, проходят регистрацию и минуя руководителя, поступают исполнителю.