Контроль за состоянием хранения документов в архиве

Контроль за состоянием хранения документов и порядком работы с ними в делопроизводстве организаций могут осуществлять архивные учреждения, но только в организациях-источниках комплектования, которые передают им свои документы на постоянное хранение.

Негосударственные организации могут заключать договоры с государственными или муниципальными архивами, в том числе консультационные договоры, в рамках которых может происходить мониторинг работы с архивными документами конкретной организации.

Современная нормативно-правовая база в архивной сфере направлена на обеспечение сохранности документов. В какой форме будет организована эта работа, решает сама организация. В соответствии с п. 17 ст. 3 ФЗ «Об архивном деле в РФ» упорядочение архивных документов (формирование документов в ед.хр. (дела), описание и оформление дел) все организации независимо от формы собственности на документы должны осуществлять в соответствии с правилами, разработанными Росархивом.

Каждая организация должна постоянно контролировать состояние хранения документов и их упорядочение в делопроизводстве структурных подразделений. Такой контроль возложен на архив или архивохранилище в лице службы ДОУ организации.

Архивы проводят проверки не реже одного раза в год, перед передачей дел на хранение. Проверки должны обязательно включаться в годовой план работы архива с указанием проверяемых участков, видов работ, объемов работ, конкретных сроков и исполнителей.

Государственные и муниципальные, центральные и центральные отраслевые архивы должны вести карточку учета работы с организацией – источником комплектования.

Форма карточки для архива организации приложение № 47 «Основных правил работы архивов организаций», (2002). В ней указывают общие сведения об организации, сведения о проверке работы архива, упорядочении и передаче дел.

Руководители организации и структурных подразделений должны быть заранее поставлены в известность о проведении проверок.

По итогам проверок составляется справка, в которой отражается состояние работы с архивными документами и определяются меры по устранению выявленных недостатков или нарушений.

Обеспечение сохранности документов в архиве

В систему мер по обеспечению сохранности документов