Организация учета и текущего хранения документов в организации (на примере ООО «КУПИНО ПЕРСОНАЛ»)

Государственное автономное профессиональное образовательное учреждение

Новосибирской области

«Новосибирский колледж печати и информационных технологий»

КУРСОВАЯ РАБОТА

по теме:

Организация учета и текущего хранения документов в организации

(на примере ООО «КУПИНО ПЕРСОНАЛ»)

г. Новосибирск, 2019 г.

ВВЕДЕНИЕ        3

1. УЧЕТ И ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ        5

1.1. Организация хранения документов        5

1.2. Номенклатура дел        9

1.3. Формирование дел        14

2. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ УЧЕТА И ТЕКУЩЕГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ        17

2.1. Характеристика предприятия        17

2.2. Анализ учета и хранения дел на предприятии        17

2.3. Рекомендации по оптимизации учета и текущего хранения документов        24

ЗАКЛЮЧЕНИЕ        27

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ        29

ВВЕДЕНИЕ

Система хранения документов в организации должна полностью соответствовать ее потребностям. Кроме того, она обязана отвечать требованиям действующего законодательства. Каждая организация производит, ведет и пересылает множество бухгалтерской, кадровой, нормативной и административной документации. Она различается по степени важности и требует определенных условий хранения.

Архивное хранение необходимо в случае, когда временные рамки действия документа заканчиваются, но он не теряет своей ценности как объект данных. Архивирование подразумевает определенную систематизацию всей созданной и полученной документации, исключающую утрату важных данных. Требования к архиву организации регламентируются Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Действующее законодательство обязывает каждого работодателя организовать систему архивного хранения, обеспечивающую сохранность документов в течение сроков их хранения.

Деятельность любой коммерческой организации сопровождается различными документами. С течением времени документы из оперативной среды переходят в архивную среду, подлежат временному или постоянному хранению. Согласно законодательству каждая организация должна обеспечить сохранность архивных документов. Это требование является обязательным для всех организаций независимо от форм собственности, так как хорошо организованный архив предприятия является ценным информационным ресурсом. Несмотря на то, что документы уже приобрели архивный статус, их значимость не становится меньше. Они выполняют юридическую функцию, отражают правовые и финансовые взаимоотношения между государством и организацией, являются средством обеспечения социальных прав граждан, позволяют провести ретроспективный, комплексный анализ деятельности юридического лица по всем направлениям.

Цель работы – рассмотреть организацию учета и текущего хранения документов в организации

Для достижения поставленной цели установлен ряд задач:

- рассмотреть организация хранения документов;

- рассмотреть номенклатуру дел;

- рассмотреть формирование дел;

- рассмотреть характеристику предприятия;

- провести анализ учета и хранения дел на предприятии;

- дать рекомендации по оптимизации учета и текущего хранения документов.

При выполнении работы были использованы труды отечественных авторов, опубликованные в учебной и периодической печатной литературе.