Деловое совещание

Деловое совещание является определенным видом межличностного делового общения. Оно представляет собой вид управленческой

деятельности, когда определенное количество участников собирается в заранее оговоренном месте в обусловленное время для обсуждения и принятия решений по заранее поставленным вопросам.

Как считают специалисты, эффективность совещаний ниже, чем деловых бесед и встреч, поскольку они требуют значительных затрат  времени и средств, отвлекают от текущих дел множество специалистов, но не всегда сопряжены с конкретной отдачей.

Тем не менее деловые совещания вполне оправданны и необходимы в следующих случаях:

•• когда нужно сделать важное сообщение, которое может вызвать

вопросы, требующие обсуждения;

•• при условии, что решение вопроса затрагивает интересы или сферы деятельности одновременно нескольких заинтересованных

лиц;

•• когда необходимо добиться согласованного решения принципиальной проблемы, получить одобрение тех или иных действий, распределить ответственность за решение проблемы;

•• при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого участника высказать и обосновать свое мнение;

•• когда возникает необходимость проинструктировать группу людей по методам и процедурам предстоящей работы;

•• когда для решения какой-либо проблемы необходимо узнать мнение различных работников или партнеров, имеющих отношение к рассматриваемым вопросам;

•• когда руководитель желает, чтобы подчиненные почувствовали себя частью демократического процесса, или хочет получить их доверие;

•• когда членам коллектива необходимо лучше узнать друг друга.

Практика показывает, что проведение деловых совещаний гораздо эффективнее для решения важной проблемы, чем единоличное административное решение.

Деловое совещание является организационной формой выработки ключевых решений и способом координации активности людей.

Непродуктивное деловое совещание — достаточно затратное мероприятие как в материальном, так и в психологическом смысле. Неудачное совещание может вызвать материальные потери в результате неправильно принятых решений. Необходимо помнить, что деловые совещания являются средством управления, поэтому чтобы достичь желаемого результата их следует использовать для правильных целей и определенным образом.

При решении вопроса о необходимости проведения делового совещания целесообразно выполнить следующие организационные мероприятия.

1. Подготовить несколько вариантов проектов решений по вопросам, предполагаемым к рассмотрению на совещании.

2. Разослать проекты решений заинтересованным и компетентным лицам, в подразделения или в другие организации с просьбой дать свое заключение к установленному сроку.

3. Обработать полученные заключения по проектам решений и проработать вопрос о необходимости проведения мероприятия.

Деловое совещание при таком подходе следует признать целесообразным, если мнение большинства заинтересованных или компетентных сторон не сводится к одному из предложенных вариантов решения проблемы.

Следует помнить, что малоэффективные длительные совещания являются, как правило, результатом плохой подготовки и низкого уровня их проведения. Для того чтобы максимально эффективно использовать время, отведенное на совещание, нужно заранее спланировать его организацию и решить поставленные задачи.

Дата проведения делового совещания определяется организаторами в зависимости от того, разовое это совещание, постоянно действующее или периодическое.

Постоянно действующее совещание регулярно собирается для решения оперативных вопросов по плану в определенные дни. Удобнее всего оперативные совещания проводить в определенные дни неде-ли, что позволит работникам заранее планировать свое время и не нарушать обычный режим деятельности. Дата для разового делового

совещания определяется необходимостью решения какой-либо важной проблемы.

При выборе времени начала делового совещания следует учитывать ритм работы. Оперативные совещания (планерки) целесообразно проводить в утреннее время, в начале рабочего дня для ориентации работников на первоочередные задачи.