Правила подготовки и проведения деловых переговоров и совещаний

31. Правила подготовки и проведения деловых переговоров и совещаний.

Одной из важнейших сторон корпоративной культуры является деловая коммуникация. Деловое общение - это искусство, позволяющее войти в контакт с партнерами по бизнесу, преодолеть личные предубеждения, неприятие того или иного контрагента, достичь желаемого результата. Форм и видов делового коммуникации большое количество: беседа, презентация, дискуссия, пресс-конференция и прочие. Важно соблюдать правила подготовки и проведения деловой коммуникации. Рассмотрим их на примере деловых переговоров и совещаний.

Деловые переговоры – основное средство согласованного принятия решений в процессе общения заинтересованных сторон. Деловые переговоры всегда имеют конкретную цель и направлены на заключение соглашений, сделок, контрактов. Они всегда предполагают, по крайней мере, двух участников, интересы которых частично совпадают, а частично — расходятся.

Деловые переговоры различаются по нескольким параметрам:

1) официальные (с протоколом, строгой процедурой, соблюдением специальных ритуалов) и неофициальные (похожие на непринужденную беседу, не предполагающие по окончании подписания тех ли иных официальных бумаг);

2) внешние (с деловыми партнерами и клиентами) и внутренние (между сотрудниками).

Переговорный процесс состоит из трех стадий:

1. Подготовка к переговорам

Стадия подготовки переговоров предусматривает осуществление следующих этапов:

1. Выбор средств ведения переговоров. На этом этапе выявляются совокупность различных подходов или процедур переговоров, средства, необходимые для их осуществления; определяются посредники, арбитраж, суд и др., способствующие решению проблемы; выбирается подход для обеих сторон.

2. Установление контакта между сторонами. На этом этапе устанавливается контакт по телефону, факсу, электронной почте; высказывается желание вступить в переговоры и скоординировать подходы к проблеме; договариваются об обязательности процедуры переговоров; договариваются о включении во взаимодействие всех заинтересованных сторон.

3. Сбор и анализ необходимой для переговоров информации. На этом этапе выявляются, собираются и анализируются соответствующие сведения о людях и существе дела, имеющие отношение к предмету переговоров.

4. Разработка плана сторон переговоров. Здесь определяются стратегия и тактика, способные привести стороны к соглашению.

5. Предварительное формирование атмосферы взаимного доверия. На этом этапе ведется психологическая подготовка к участию в переговорах по основным спорным вопросам.

2. Ведение переговоров.

Данная стадия процесса переговоров включает следующие этапы:

Начало переговорного процесса. Здесь представляются участники переговоров с обеих сторон; стороны обмениваются суждениями, демонстрируют добрую волю слушать, разделять идеи, открыто предъявлять соображения, желание договориться в мирной обстановке; выстраивается генеральная линия поведения; выясняются взаимные ожидания от переговоров; формируются позиции сторон.

Выявление спорных вопросов и формулировка повестки дня. На этом этапе определяется область переговоров, выявляются и формулируются спорные вопросы, подлежащие обсуждению.

Раскрытие глубинных интересов сторон. Здесь осуществляется изучение спорных вопросов.

Разработка вариантов предложений для договоренности. На этом этапе формулируются принципы соглашения, последовательно решаются спорные вопросы.

Существует несколько подходов (методов) к ведению переговоров:

1. «Жесткий подход» (позиционный торг) изначально предопределяет излишне твердую позицию участника, изменить которую он готов лишь в самом крайнем случае. Цель — реализовать позицию своей стороны наиболее полно при минимальных уступках партнеру. Как показывает практика, такой подход редко бывает эффективен