Автоматизация процессов офиса управления проектами компании Bi-Group Development

Конкурс «BPM-проект года».

Автоматизация процессов офиса управления проектами компании Bi-Group Development.

1. Аннотация

Проект включает в себя автоматизацию процессов Офиса управления проектами корпоративного центра компании Bi-Group Development. В портфеле компании постоянно находятся около 40-50 активных строительных проектов, для управления которыми используется Панель руководителя. Это информационная система, позволяющая интегрировать данные из разных систем компании, таких как MS Project Server, 1С, Cognos, Opera Build, и взглянуть на проекты сквозь призму проектного управления. Эффект от автоматизации процессов выражается в снижении сроков строительства на 26% за 3 года работы системы. В стоимостном выражении он равен 239 млн. рублей. Ключевыми объектами автоматизации стали управление сроками (КСП, проектный комитет, нормирование), управление рисками, управление извлечёнными уроками (реестры и рассылки), управление портфелем проектов (сводный отчёт).

1. Введение

Компания Bi-Group Development образована в 1995 году, является лидером строительной индустрии Республики Казахстан. По итогам 2018 года оборот компании составил 1,15 млрд. долл. США. Компания уже построила около 5 млн. м.кв. жилой и коммерческой недвижимости.

В 2015 году, когда стартовал проект по автоматизации процессов проектного офиса компания остро нуждалась в единой информационной системе которая бы обеспечивала руководство корпоративного центра и команды проектов полной актуальной и оперативной информацией о состоянии проектов. Многие процессы были разрознены, а информация фиксировалась в различных системах. Влияние человеческого фактора было существенным. Так, например, данные о плановой длительности проекта завесили от субъективного мнения начальника участка, а критичность отставаний проекта часто была обусловлена замечаниями руководства, а что ещё хуже клиентов компании.

1. Бизнес-контекст

На момент старта проекта компания уже получила негативный опыт от внедрения инструментов календарно-сетевого планирования. Так группа предшественников, отвечавшая за процессы офиса управления проектами, использовала подход сплошного планирования всех задач с высокой детализацией, нарушив баланс между уровнем необходимой детализацией и возможностью актуализировать фактические данные. Провал этого подхода является классическим. В дальнейшем сотрудники компании с негативом относились к подобным инициативам. Однако в такой атмосфере руководством компании были поставлены стратегические цели по снижению сроков строительства на 10-15%. При этом в распоряжении компании не было системных инструментов и процессов, позволяющих эффективно планировать и отслеживать исполнение планов.

1. Бизнес-процесс

Для реализации этого проекта мы выбрали тактику быстрых побед. Так мы, используя шаблоны процессов самой горячей фазы проекта – строительство, запланировали все текущие проекты с возможностью еженедельно получать отчётность в установленном преднастроенном типовом формате на корпоративную почту всех заинтересованных лиц в автоматическом режиме.

Это позволило в кратчайшие сроки сместить акцент внимания руководства и команд проектов на задачи, находящиеся на критическом пути. Этот подход позволил эффективно отслеживать проекты и не допускать срыва графика строительства. Для проведения системного анализа причин отклонений мы также автоматизировали анализ, основываясь на дынных вносимых в систему. Так мы реализовали функционал Диаграмма причин отставания по группам работ (рис 2).

Реализуя этот проект офис управления проектами стал выполнять роль методолога, тренера команд проектов, а также контролёра исполнения поставленных планов. Так стандартными обязанностями сотрудников офиса управления проектами стало обучение пользователей программного обеспечения, проведение Kickoff meeting и проектных комитетов. И здесь не обошлось без автоматизации этих процессов.

[pic 1]

Рис. 2. Диаграмма причин отставания по группам работ.

Так на Панели руководителя были разработаны функционалы по формированию протоколов и отслеживания статуса задач посредством рассылки на корпоративную почту всем заинтересованным лицам.