Как привести дела в порядок

Как привести дела в порядок.

Автор: Дэвид Аллен Глава 1.

Методология GTD.

Чтобы работать на полную мощность каждому из нас нужно научиться эффективно справляться с множеством дел, сохраняя при этом ясность рассудка, спокойствие  

контроль над ситуацией. И тогда вы почувствуете, что вы занимаетесь именно тем, что должны делать в настоящий момент времени. Практически каждому человеку кажется, что у него слишком мало времени, чтобы выполнить все задачи. И это приводит их к стрессу и панике, потому что они не знают, чем заняться в первую очередь. И начав делать что-то, человек начинает думать о других вещах и чувствует непреодолимое желание заняться чем-то другим, в итоге ничего не успевает – такой синдром называется «хочу все успеть».

Ведение ежедневника по методике ABC подходит если у вас мало дел. Но если вы работаете в крупной компании или на высокой должности, где вы ежедневно сталкиваетесь с уймой писем, просьб, жалоб и распоряжений, то весь ваш план может быть нарушен одной sms-кой от начальника или телефонным звонком супруги. Во-первых, вам нужно записать все свои дела. Во-вторых, четко обозначить желаемый результат каждого дела. И в-третьих, написать конкретное действие, чтобы выполнить данное дело. Записать, а не просто каждый день мусолить это в голове. Поэтому основной проблемой людей является не нехватка времени, а отсутствие ясного понимания проекта и того, какими должны быть следующие шаги. Записав это, вы структурируете информацию, поэтому ваш мозг успокоиться и перестанет возвращаться к этому снова и снова. Вам нужно двигаться «снизу вверх», т.е. начинать с самых обычных повседневных дел. Справляясь с ними, у вас повысится уверенность в себе, облегчение и вдохновение, что это работает. Ваше мышление станет более сфокусированным, что позволит вам справиться с более сложными задачами. Т.о. изменив повседневный образ действий и наладив эффективное управление повседневной рутиной, вас автоматически начнут посещать идеи по более сложным задачам, так как больше ничего не будет вам мешать.

Глава 2. Жизнь под контролем. 1.Сбор. Стадия сбора всех дел может занимать очень много времени, поэтому выделите для этого весь день. Сперва нужно собрать в одном месте, в так называемой корзине «Входящие», все дела, которые вы считает не завершенными. Сюда должна попадать абсолютно вся информация: ваши идеи, задачи, различные даты и т.д. Для начала запишите все важные задачи, затем второстепенные. Пишите все, что вам надо сделать или вы хотели-бы сделать. В книге вы найдете огромное количество тем, где у вас могут найтись дела. Возьмем финансы, коммуникацию с кем-то, покупки, курсы, которые стоит пройти, семью, хобби и многое, многое другое. Здесь вы уже сами должны решить, где вести свои записи – на бумаге или в электронном виде. Но все они должны храниться в одном месте. После этого сделайте ревизию всего вашего имущества и подумайте, чем бы вы хотели когда-нибудь заняться и что желательно нужно было бы сделать. Например, навести порядок в гараже или купить кончающиеся материалы. После этого соберите все визитки, разбросанные по всему дому или офису, пароли сохраненные и записанные на бумажки, абсолютно все документы или любую другую информацию в одном месте. При этом если сразу понятно, что какие-то материалы вам больше не понадобятся – выбрасывайте их. По мере того, как вы наводите порядок, подумайте, не хотите ли вы сменить какую-то технику или оборудование. Устраивает ли вас рабочий стол или компьютер. Если вы хотите что-то заменить, напишите на бумажке или создайте блокнот с напоминанием, а затем также поместите во «Входящие». Когда вы освободите все полки, столы и шкафы и разложите все по стопкам, начинайте обрабатывать все это. 2.Обработка. Вам нужно рассмотреть каждую вашу мысль, бумажку или предмет в доме или офисе и решить, что они для вас значат и что вы намерены по этому поводу предпринять. Допустим возьмем книги, есть ли такие, которые нужно прочитать или отдать? Нужны ли вам ваши старые грамоты или лучше от них избавиться? Выписать номера из визиток или выбросить? Если вы сомневаетесь выбрасывать что-то или нет – оставьте, чтобы потом об этом не жалеть. Так вы избавитесь не только от хаоса в голове, но и от беспорядка на рабочем месте или дома. При обработке есть три правила: 1.Начинайте с того, что лежит первым. 2.За раз беритесь только за один вопрос. 3.Никогда не возвращайте ничего обратно во «Входящие». Если вы не будете придерживаться этих правил, то будете браться лишь за то, что кажется для вас наиболее простым, а стопка неразрешенных дел будет все расти и расти. Затем вы забьете на нее и у вас опять начнется неразбериха. Поэтому пока не обдумаете текущую задачу, не приступайте к следующей. Теперь посмотрите на все, что вы записали и собрали, а затем спросите себя «Требует ли это сейчас каких-то действий?». Например, нужно ли кому-то позвонить? Купить что-то? Или найти дополнительную информацию в интернете? Если никаких действий сейчас не требуется, то вы можете либо удалить эту информацию, если она в будущем вам больше не понадобится, либо добавить в список «Когда-нибудь». В этом списке должны находится дела, которые вы, возможно, захотите когда-то сделать, но не сейчас. Это может быть изучение японского, прохождение какого-то мастер-класса, ремонт на кухне и т.д. На некоторые из них вы можете поставить уведомление, например, если через четыре месяца состоится концерт, на который вы хотели бы сходить, но не знаете будете ли в городе, поставьте в календарь за неделю до этого уведомление. Также вы можете сохранить информацию, поскольку она еще вам может пригодится, сюда можно включить меню ресторана, наброски проектов, телефонные номера или инструкции, как что-то делать. Данную половину диаграммы можно изобразить следующим образом. (диаграмма стр. 82). Если действия требуются, то вам нужно написать, во-первых, какой результат вы хотите получить? А во-вторых, какой первый шаг для этого нужно сделать. Возьмем уборку в гараже. Результатом будет – чистота и порядок. А первым шагом - нужно выбросить из гаража холодильник, или отдать кому-то. Или подать налоговую декларацию. Результатом будет – оплата всех налогов. А первым шагом - получить справку о доходах. Если это какой-то проект, то переместите его в отдельный список. Затем отметьте для него конечную цель, с которой вы будете сверяться раз в неделю, по мере выполнения последовательности шагов. А затем также отметьте первый шаг. Т.е. если чтобы закончить дело потребуется больше одного действия – относите это дело к проектам. И поставьте уведомление, чтобы знать, когда предпринять следующий шаг. Например, чтобы заменить сигнализацию в машине, вам нужно будет почитать чем отличается сигнализация друг от друга, купить ее, позвонить в автомастерскую и записаться, а затем к определенному дню подогнать машину. После того, как вы написали первый шаг, подумайте, займет ли выполнение этого шага меньше двух-пяти минут? Если да, то сделайте его, как только приняли это решение. Если нет, делегируйте его нужному человеку или если его должны сделать именно вы, отложите на какое-то время. Чтобы было более понятней, все это можно изобразить следующим образом. 3. Организация. Каждая из категорий должна быть организована. Например, вам нужно составить «лист ожидания» от дел, которые вы делегировали. Т.е. обозначить, какие действия вы ждете от кого-то другого. Допустим, вы попросили купить билеты на концерт или что-то в магазине, прислать какие-то документы и сделать что-то еще. И вам нужно регулярно просматривать этот список и оценивать, не требуется ли ваше вмешательство. Т.е., возможно, вам стоит уточнить, как продвигается проект. Для каждого проекта должно быть выделено место для