Порядок формирования и ведения личных дел работников

Содержание

Порядок формирования и ведения личных дел работников        3

Оформление изменений условий трудового договора        4

Список использованной литературы        6

Порядок формирования и ведения личных дел работников

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 95, дело – документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Термин «личное дело» сужает данное определение до совокупности документов, относящихся к трудовой деятельности определенного сотрудника.

В законодательстве отсутствует обязательный характер ведения личного дела сотрудников, за исключением государственных служащих. Также отсутствует регламентация состава личных дел сотрудника, поэтому каждая компания самостоятельно его оформляет посредством инструкции по кадровому делопроизводству организации.

Как правило, существует следующий перечень документов личного дела сотрудника:

• анкета, заполняемая при приеме на работу;
• трудовой договор;
• документы, предоставленные сотрудником при приеме на работу (ИНН, СНИЛС, паспорт и др.);
• должностная инструкция;
• копии приказов по сотруднику и др.

Личные дела, как правило, оформляются и ведутся сотрудником кадровой службы, предварительно назначенным в качестве ответственного за этим.

Обязанностями такого ответственного могут быть следующие: формировать личное дело каждого сотрудника; вносить различные записи; помещать, изымать и архивировать документы; заверять копии; ввести внутреннюю опись; периодически проверять состояние дел и др.

Личное дело формируется с момента устройства работника в компанию. Для каждого дела заводится отдельная папка с титульным листом, содержащим информацию о наименовании компании; структурном подразделении, к которому относится сотрудник; присвоенном номере дела; ФИО работника;

дате начала и окончания ведения и другое.

В первую очередь, необходимо заполнить титульный лист и далее поместить в папку каждый требуемый документ, соблюдая хронологический порядок. Параллельно с началом оформления личного дела необходимо ведение его внутренней описи, составляемой на отдельно взятом листке. После регистрации дела во внутренней описи фиксируют новые документы, поступившие к учету, факт изъятия документов или замену подлинника копией.

Каждое личное дело регистрируются в таком реестре, как журнал учета. Его установленной формы нет, поэтому ответственный сотрудник кадровой службы сам или с руководством организации определяет его формат. Зачастую наблюдается наличие таких граф, как номер личного дела, дата заведения, заголовок и дата закрытия.