Системы автоматизированного документооборота

Системы автоматизированного документооборота.

В настоящее время в отечественной IT-отрасли одним из наиболее развивающихся направлений является рынок систем электронного документооборота. Именно электронный документооборот является ведущей системой государственного или коммерческого предприятия. Качество управления организациями и предприятиями зависит от правильного решения задач оперативного и эффективного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а так же продуманной организации их хранения поиска и использования. Потребность в правильном управлении электронными документами привела к мысли о создании систем автоматизированного документооборота.

Oсновой системы документооборота является документ. Документ – материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.  Под делопроизводством скрывается документационное обеспечение управления или отрасль деятельности, обеспечивающая организацию работы с официальными документами и документирование. Документооборот — это движение документов в организации с момента их получения или создания до отправления или завершения исполнения (ГОСТ Р 51141-98) Трудно представить нашу жизнь без документов: гражданина – без паспорта, студента – без студенческого билета и зачетной книжки и т.д. Сегодня в офисе 100% документов создается в электронном виде и 80% из созданных документов распечатываются. Особенно это затрагивает практически все сферы экономики: управление, банковскую деятельность, торговлю. Без документа и без документооборота не может обойтись ни одна компания, фирма, корпорация. Оборот документов является обязательной частью деятельности любой из выше перечисленных организаций и сфер экономики. Система автоматизации делопроизводства в организации позволяет автоматизировать лишь небольшой участок работ. Российские и иностранные системы следует рассматривать отдельно.

Можно выделить ряд проблем, для тех организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:

- теряются документы;

- накапливается множество документов, назначение которых неясны;

- документы попадают в чужие руки;

- тратится рабочее время на поиск нужного документа и его формирования;

- на бумагу и копирование документов тратится немало средств.

Автоматизированный документооборот по сравнению с бумажным оборотом имеет целый ряд преимуществ:

- высокая скорость поиска и нахождения информации;

- экономия бумаги и времени;

-возможность создавать в документе не только текст, но и мультимедийные данные;

-простота изменения документа;

-компактность архивов;

-возможность защиты документов от постороннего доступа.

Задачи систем автоматизированного документооборота:

-поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.

-обеспечение эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.

-протоколирование деятельности предприятия в целом.

- оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.

-исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия.

-исключение необходимости или существенное упрощение хранения бумажных документов за счет наличия электронного архива.

-поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям.

Автоматизированные системы гораздо лучше и проще бумажных.