Информационно-справочные документы, порядок их подготовки и оформления

ВВЕДЕНИЕ

        Большинство документов, создаваемых в организации, а также поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной организации.

        В современном информационном обществе обмен информацией играет важную роль. В этом свете рассмотрение проблемы способов обмена информацией и, в частности, письма как одного из таких способов, становится действительно важным.

        Информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы могут побуждать к действию, а могут не являются обязательными для исполнения и содержать информацию, принимаемую к сведению. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

        Темой дипломной работы является: информационно-справочные документы, порядок их подготовки и оформления.

        Актуальность данной работы обусловлена недостаточной информированностью в проблеме порядка подготовки и оформления информационно-справочной документации, что ведет к снижению эффективности труда, временным и материальным издержкам. Также актуальность данной дипломной работе придает то, что в современном постиндустриальном или, как его еще принято классифицировать информационном обществе обмен информацией играет важную роль. В этом свете рассмотрение проблемы способов обмена информацией и, в частности, письма как одного из таких способов, становится действительно важным.          Особую актуальность работе придает тот факт, что в настоящее время письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения, а значит, являются неотъемлемой частью документооборота.

        Задачей данной дипломной работы является возможность проанализировать работу и деятельность работников ОГБПОУ "СКТТ" по совершенствованию рабочего процесса в порядке подготовки и оформления информационно-справочных документов.

        Целью написания данной дипломной работы является:

        - предоставление материалов по теме: информационно-справочные документы, порядок их подготовки и оформления,

        - рассмотрение и защита предоставленных материалов в дипломной работе,

        - разработка предложений по усовершенствованию состава процесса в порядке подготовки и оформления информационно-справочных документов,

        - рассмотрение всех аспектов работы в организации ОГБПОУ "СКТТ" в порядке подготовки и оформления информационно-справочных документов.

        Так же будут рассмотрены такие вопросы, как:

        -

        Раздел 1 Теоретический

        Процесс принятия обоснованного управленческого решения всегда включает в себя этапы сбора и аналитической обработки объективной и максимально достоверной информации о фактически сложившейся ситуации в системе управления. Ресурсы для необходимой актуальной информации могут быть самыми разнообразными. Важнейшими источниками такой информации являются справочно-информационные документы, которые, наряду с другими документами, позволяют делать выводы о текущем положении дел в организации и принимать самые эффективные управленческие решения.

        1.1 Понятие,  свойства   и   функции   информационно-справочных

          документов и документации

        Информационно-справочные документы - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.

        Информационно-справочные документы используются как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений ГОСТ Р 7.0.97-2016. "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".^[1] Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов.