Анализ доступных способов хранения архивных документов

        Введение

        Ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и поступает большое количество различных видов документов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Для того чтобы найти нужный документ не составляло труда, была разработана примерная система организации хранения документов в организации после окончания работы с ними, но до поступления в архив. Соблюдение всех правил позволяет не только не потерять, но легко и оперативно находить важные документы.

        Федеральный закон Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) "Об архивном деле в Российской Федерации" архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

Система учета архивных документов является неотъемлемой частью организации работы архива, она обеспечивает быстрый поиск архивных документов, их учет и проверку наличия состояния документов.

Степень изученности данной темы нашла своё отражение в основном учебниках и учебных пособиях, научных статьях по теории и практике архивного дела.

В работах Алексеевой Е.В., Булюлиной Е.В., Вовкотруб О.В., Малышевой С.Ю.Тельчарова А.Д., Чмыхало А.Ю., изложены основные теоретические вопросы, характеризующие организацию архивного дела и учёта архивных документов в том числе.

Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Огромные стеллажи бумажных архивов и «десять тысяч одних курьеров» определяли «лицо» солидной организации.

Компьютером вызваны фундаментальные перемены в архивном документообороте. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.

        Рассмотреть важный этап документооборот  архивное  хранение  документов. Приведены данные об электронных архивах и проблемах, возникающих при их организации, на современных российских предприятиях. 

Цель исследования: изучить и проанализировать доступные способы хранения архивных документов

Объект исследования:  выбор и установка специальных программ для хранения документов

Предметом ВКР являются подготовка и способы хранения Программа "Архив документов" 

Гипотеза: Если правильно подготовить способ хранения архивных документов, то выбор и установка специальных программ для хранения документов будет успешно.

Задачи исследования:

1. Изучить историю возниконовения архивных документов

2.Изучит понятие каталогизатор 

2.Описать современные средства оперативного хранения;

Методы исследования: анализ, сравнение программ, проанализировать процесс подготовки документов и способы хранения , наблюдение.

Теоретическая основа 

Новизна иссследования: проанализированы и выбраны программы для способы хранения для специальности прикладная информатика по дисциплине обеспечение проектной деятельности.

Практическая значимость исследования заключается в разработке плакатов, созданных с помощью  программы Архив документов для дальнейшего использования преподавателем.

Структура ВКР. Работа состоит из введения, двух глав, одна из которых теоретическая, а вторая практическая; вывода по каждой главе, заключения, списка используемых источников и приложений.

База практики: МОБУ ООШ Села Улуелга «Школа №1» муниципального района Белорецкий района Республики Башкортостан

1. Теоретическая аспект ..

1.1 История возниконовения архивных документов

        Необходимость в хранении информации появилась одновременно с возможностью фиксировать информацию на бумаге. Таким образом, история архивного дела берет свое начало с появления письменности. Постепенно хранение особо важных документов становится все более систематизированным, устанавливаются сроки хранения документов, появляются архивные хранилища. Историки не придерживаются единого мнения по поводу «дня рождения» архивного дела, здесь все зависит от конкретной задачи исследований.