Учет архивных документов

ВВЕДЕНИЕ

Учет архивных документов – это неотъемлемая часть организации работы всех предприятий, он обеспечивает проверку наличия состояния документов, а так же быстрый поиск архивных документов.

Документация, образующаяся в работе организаций, отражает различные стороны деятельности трудящихся в сфере материального производства, науки, культуры, общественной жизни, а также функционирования органов государственного и хозяйственного управления.        Информация, которая содержится в этих документах, выступает в качестве документальной памяти о свершениях народа и представляет собой историческую ценность.

На современном этапе в архивах системы государственного управления хранится огромное количество документов, свидетельствующих о различных юридических, исторических, социальных культурных фактах. Обеспечение длительной сохранности данных документов всегда является первоочередной задачей работников архивов.

В основе размещения архивных документов в организациях лежит создание наилучших условий для документов постоянного хранения, удобства оперативного использования документов. Документы общего делопроизводства, конфиденциальные, по личному составу и технические хранятся обособленно в различных хранилищах.

Актуальность темы заключается в том, что на сегодняшний день документы – это  информационная основа деятельности организации, так как именно в них сосредоточено более 80% ее информационных ресурсов. При архивном хранении документы могут подвергаться воздействию различных факторов, которые вызывают изменение свойств материалов – старение. Учет и обеспечение сохранности архивных документов является главной задачей работников архива.

Научная проблема данного исследования – на основе анализа различных источников охарактеризовать учёт и обеспечение сохранности  архивных документов в Министерстве образования Луганской Народной Республики и оценить соответствие применяющихся сегодня правил и методик учёта архивных документов потребностям и запросам развивающегося государства.

 Объектом выпускной квалификационной работы является учет и обеспечение сохранности архивных документов

Предметом выпускной квалификационной работы является изучение правил учета и обеспечения сохранности архивных документов.

Целью выпускной квалификационной работы является исследование порядка, правил и принципов учета и обеспечения сохранности архивных документов в Министерстве образования и науки Луганской Народной Республики.

При исследовании поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

– изучить нормативную базу обеспечения сохранности архивных документов; 
– рассмотреть особенности и основные принципы хранения архивной документации; 
– выявить место и роль архивного документа в государственном управлении; 
– обратить внимание на устройство, оборудование и эксплуатацию помещений архива в Министерстве образования и науки Луганской Народной Республики; 
– проанализировать  учет движения документов в Министерстве образования и науки Луганской Народной Республики; 
– охарактеризовать хранение документов в электронном виде в Министерстве образования и науки Луганской Народной Республики.

Согласно анализу литературы по данной проблеме, исследованию учета и обеспечения сохранности архивных документов посвящены  работы В. В. Галахова [10], А. Е. Рыбакова [28], В. И. Андреевой.[6], Е. А. Кошелевой [19], Н. А. Храмцовской [31] и   многих других. В данных   исследованиях  идет речь об  определённых условиях   сохранности   архивных  документов,  классификации документов, систем документаций, хранении документов.

Например, Е. А. Кошелева указывает «неоценимые документальные потери» в результате некорректно организованного учёта архивных документов и отмечает недостатки законодательного регулирования подачи в архив документов юридических лиц, которые были ликвидированы [19,с. 23]. Как отмечает исследователь Н. А. Храмцовская, в настоящее время недостаточно  разработаны действующие законодательные механизмы, способствующие сохранению документов государственных организаций в государственных или муниципальных архивах.