Автоматизация делопроизводства

Министерство науки и высшего образования РФ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего образования

«МОСКОВСКИЙ АВИАЦИОННЫЙ ИНСТИТУТ
(национальный исследовательский университет)»

(МАИ)

Кафедра «УКС «Управление каWчеством и сертификация».»

РЕФЕРАТ

«Автоматизация делопроизводства»

Выполнил: Бондарев В. Е.

Группа: Т110-108Б-21

Проверил: Гайдай Н. А.

Москва, 2021 г. 

Оглавление

Введение        2

Создание документа        2

Применение современных офисных программ для составления, оформления, хранения документов        3

Характеристики документации и документопотока        4

Принципы автоматизации делопроизводства        4

Важнейших характеристики системы управления электронным документооборотом        5

Анализ рынка автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АСДОУ)        12

Зачем нужна автоматизация документооборота на предприятии, в организации        14

Цели автоматизации управления документооборотом на предприятии        14

Какие технологии автоматизации документооборота считаются современными?        15

Как проходит процесс автоматизации документооборота: порядок внедрения системы        16

Критерии эффективности автоматизированной системы управления документооборотом        16

Почему организациям жизненно важно совершенствовать ДОУ?        17

Как автоматизировать делопроизводство, деловые процедуры и документооборот на предприятии?        18

Основные категории пользователей систем автоматизации делопроизводства и документоборота        19

Перспективы российской индустрии автоматизации делопроизводства        19

Вывод        20

Список литературы        20

Введение

На современных предприятиях одними из самых распространенных технологических инструментов работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала, то появляется возможность использовать сеть для почти моментального перемещения документов.

Однако, полное упразднение бумажного документооборота сейчас невозможно вследствие консерватизма персонала, низкой образованности, нежелании обучаться и переобучаться, из-за директора, нежелающего непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы. С другой стороны, отсутствие закона об электронном документе предполагает обязательное наличие бумажного подлинника любого значимого документа даже при существовании электронного варианта. Сегодняшние стандарты делопроизводства не учитывают особенностей работы с электронными документами. А использование компьютерных технологий могло бы многократно ускорить документооборот, повысить исполнительскую дисциплину сотрудников, вывести на новый уровень управление организации в целом.

Цель работы: Познакомиться с методами и особенностями автоматизации делопроизводства.

Задачи:

• Узнать методы делопроизводства, критерии подбора методов автоматизации
• Узнать основные методы защиты информации
• Узнать инструменты автоматизации делопроизводства
• Узнать основные цели и задачи автоматизации делопроизводства на производстве.

Создание документа

К инструментальным средствам автоматизации делопроизводства относятся:

• средства создания документов – текстовый процессор Microsoft Word (предназначен для создания, просмотра, модификации и печати текстовых документов), текстовый редактор Word for Windows или Win Word (облегает такую рутинную и трудоемкую часть делопроизводства, как документирование)
• электронные таблицы Microsoft Excel (позволяет выполнять вычисления, анализировать данные и работать со списками в таблицах и веб-страницах), электронная презентация Microsoft Point (позволяет готовить доклады для собраний и совещаний и создавать веб-страницы);
• системы управления базами данных – Microsoft Access (позволяет создавать базы данных и программы для работы с данными, управления и контроля за ними);
• система обеспечения групповой работы - Internet Explorer и т.п. (поиск и отображение информации и веб-узлов в Интернете)
• технология Group Ware (объединяет в подсистеме компьютерные рабочие места сотрудников, наиболее тесно связанных информационно);
• системы электронной почты - персональный организатор Microsoft Outlook и т.п. (позволяет получать и отправлять почту, работать с расписанием, контактами и задачами и вести запись своих действий

Применение современных офисных программ для составления, оформления, хранения документов

Любой новый документ, создаваемый в текстовом редакторе типа MS Word, базируется на определённой основе – «шаблоне». Шаблон может быть чистым листом бумаги, содержащим лишь некоторый набор параметров оформления документа (размер бумаги, поля, шрифты и т.п.), задаваемый по умолчанию. Шаблоны также могут содержать стандартный текст, графику, особое оформление и вообще всё, что часто встречается в документах. Набор шаблонов, отражающих повторяющиеся управленческие ситуации, позволяет значительно сократить время на подготовку документов, улучшить их оформление, добиться унификации, а значит облегчить восприятие документов.